Bytte regnskapsfører: slik gjør du det

Du kan bytte regnskapsfører når som helst, også midt i regnskapsåret. Det er ingen lov som binder deg til den regnskapsføreren du har i dag, og det er ingen lov som krever at du bruker regnskapsfører i det hele tatt. Det er du som eier foretaket, som er ansvarlig for at regnskapet blir ført riktig.

Det praktiske arbeidet består av tre deler: si opp avtalen, få regnskapet og tilgangene overlevert, og melde den nye regnskapsføreren til Enhetsregisteret.

Hva sier loven om å bytte regnskapsfører?

Bruker du en ekstern regnskapsfører, må tjenesten kjøpes fra et godkjent regnskapsforetak. Finanstilsynet har oversikt over godkjente regnskapsforetak, og du kan sjekke virksomhetsregisteret deres hvis du er i tvil.

Når du bruker en ekstern regnskapsfører, må du melde fra til Enhetsregisteret hvem som skal være regnskapsfører for foretaket. Regnskapsforetaket bekrefter at det har påtatt seg oppdraget ved å signere meldingen elektronisk. Det samme gjelder når regnskapsføreren skal byttes eller oppdraget avsluttes. Se Altinns veileder om regnskapsfører.

Steg for steg når du bytter

1. Les oppdragsavtalen. Oppsigelsestiden og hva som skal overleveres, står i avtalen med den regnskapsføreren du har i dag.
2. Si opp skriftlig, og sett en dato for når oppdraget avsluttes. Legg byttet til et tidspunkt der mva-melding og a-melding er levert, slik at ansvaret er ryddig delt.
3. Avtal overleveringen. Be om bilag, avtaler, kontoutskrifter, avstemminger og en oversikt over hva som er bokført og hva som gjenstår.
4. Få tilgangene på plass. Den nye regnskapsføreren trenger rollen som regnskapsfører i Altinn og tilgang til systemene du bruker.
5. Meld endringen til Enhetsregisteret med Samordnet registermelding. Den nye regnskapsføreren bekrefter oppdraget ved å signere.

Hva skal den forrige regnskapsføreren overlevere?

Du eier regnskapsmaterialet ditt. Ved byttet bør du få med alt som trengs for å videreføre regnskapet: bilag og dokumentasjon, avtaler, bankkontoutskrifter, avstemminger, mva-meldinger, a-meldinger og en oppdatert kontoplan. Får du ikke alt med, kan det bli vanskelig å levere neste mva-melding og næringsspesifikasjon i tide.

Oppbevaringsplikten gjelder uansett. Regnskapsmaterialet skal oppbevares i Norge i fem år etter regnskapsårets slutt for årsregnskap, spesifikasjoner og dokumentasjon, jf. bokføringsloven § 13. Avklarer du på forhånd hvor materialet skal ligge, unngår du diskusjon senere.

Kan du bytte midt i året?

Ja. Mange velger å bytte ved årsskiftet fordi det gjør overleveringen enklest, men det er fullt mulig å bytte midt i året. Poenget er å bli enige om datoen, og å avklare hvem som leverer mva-meldingen og a-meldingen for den siste perioden.

Har du ansatte, bør du avtale hvordan lønn og a-melding håndteres i byttemåneden. Da unngår du forsinkede innrapporteringer.

Bytter du regnskapsprogram samtidig?

Mange bytter både regnskapsfører og regnskapsprogram i samme operasjon. Da må dataene flyttes til det nye systemet, og du bør be om en eksport av hovedbok, kundefordringer, leverandørgjeld og lønn fra det gamle. Se bytte av regnskapsprogram for hvordan du gjør det uten å miste historikk.

Slik velger du ny regnskapsfører

Før du velger, bør du avklare hva du faktisk trenger hjelp til. Vil du ha hjelp til årsoppgjør og skatt, eller også til løpende bokføring, lønn og fakturering? Be om et prisforslag som viser hva som inngår, hvor mange bilag som dekkes, og hva tillegg koster.

Du finner godkjente foretak i oversikten over regnskapsførere. Les også hva en regnskapsfører gjør og hva en regnskapsfører koster.

Vil du føre mer selv, kan regnskapsføreren bruke Conta sammen med deg. Se Conta Pro for deg som vil ha en regnskapsfører koblet på, eller bytt til Conta.