Regler for reiseregning: Hva må inkluderes?

Å levere inn reiseregninger kan virke enkelt, men mange opplever at de av og til blir avvist fordi de ikke oppfyller skattemyndighetenes krav. For å sikre skattefri utbetaling, må reiseregningen være nøyaktig utfylt når den leveres.

Hvorfor er det viktig at en reiseregning er riktig?

Dersom du får hjelp av en regnskapsfører til reiseregningene, er det viktig å vite hva som kreves for at de skal bli godkjent. Hvis en reiseregning mangler nødvendig informasjon, kan den bli sendt tilbake for korrigering. Dette gir deg sjansen til å rette opp feilene og unngå skattetrekk ved utbetaling.

La oss se på hva som skal inkluderes i reiseregningen.

Hva må være med i en reiseregning?

For at reiseregningen din skal godkjennes, må den inneholde denne informasjonen:

1. Grunnleggende informasjon

• Ansatte sitt navn, adresse, og underskrift (eller elektronisk signatur).
• Arbeidsgiver sitt navn og adresse.
• Dato og klokkeslett for når reisen startet og sluttet.
• Formålet med reisen.
• Detaljer om arrangementet eller aktiviteten som den ansatte har deltatt på.
• Oversikt over hvem andre som var med, dersom kostnadene også gjelder andre personer.

2. Diettgodtgjørelse ved overnatting

Når en ansatt krever diettgodtgjørelse for overnatting, må reiseregningen også inneholde:

• Navn og adresse på overnattingsstedet (merk at dette ikke gjelder hvis du som ansatt ordner privat overnatting og mottar nattillegg). Hvis du overnatter på flere steder, må du også legge ved datoene for hvert overnattingssted.
• Type overnatting (for eksempel hotell, pensjonat, eller privat).

3. Bilgodtgjørelse

For å motta bilgodtgjørelse må reiseregningen inneholde følgende informasjon:

• Reiseruten med start- og sluttpunkt, eventuell lokal kjøring, og grunner for omveier.
• Total kjørt distanse, som kan beregnes med bilens kilometerteller, en GPS-basert kjørebok, eller nettbaserte kart.
• Navn på passasjerer du krever tilleggsbetaling for.

Husk også kvittering for utleggene.

Se også: Slik bør du fakturere kjøring med privatbil

4. Kvitteringer og utgifter

Det er viktig å huske på at alle kvitteringer skal leveres. Legg ved kvitteringer for alle utgifter som fly, taxi og hotell. Mindre utgifter som bompenger og parkering kan føres uten kvittering.

Har de ansatte alt dette på plass, sikrer de at reiseregningen blir raskere godkjent. Et godt tips er at bedriften bør ha en reiseregningsmal for å gjøre det enkelt og effektivt å fylle ut reiseregninger.

Her er ekstra informasjon som den ansatte burde inkludere:

Reisen sitt formål

Den ansatte må tydelig skrive hvorfor de reiste. Dette viser skattemyndighetene at reisen var for jobb eller om den også hadde private grunner.

Utlegg for flere

Hvis den ansatte har betalt for flere personer, må de skrive ned navnene deres i reiseregningen. Dette gjør at de kan få tilbake penger skattefritt. Hvis de har betalt for bevertning eller representasjon, bør de også oppgi hvilket firma deltakerne kommer fra.

Jobb eller privat?

Det kan være vanskelig å skille mellom private og jobbrelaterte utgifter. Hvis noe er en privat utgift, må arbeidsgiveren avgjøre om den skal dekkes. Hvis ja, må den ansatte betale skatt for dette beløpet. 

For å gjøre prosessen enklere og mer oversiktlig, kan det være lurt å ha en utleggsmal som alle ansatte kan bruke.
Reiseregning og kostnader ved jobbreise kan dekkes på tre ulike måter: 

Slik kan kostnader ved jobbreise dekkes

Refusjon av faktiske utgifter

Å få dekket utgifter på reise betyr at du må ta vare på alle kvitteringer for å vise hva du faktisk har brukt penger på. Selv om det ikke alltid kreves å lage en reiseregning, kan det være smart å gjøre det for å få bedre oversikt og kontroll.

Alle kvitteringer bør legges sammen med en forklaring på hva utgiftene er for, og hvem de involverer, som kollegaer eller forretningspartnere. Du må også notere hvilken bedrift forretningspartnerne kommer fra.

Når det gjelder mat på reise, er det skattefritt å få dekt hvis du er på yrkesreise og spiser utenfor «normal bespisningsituasjon». Hvis reising er en del av jobben din til vanlig, kan du ikke få skattefrie måltider. Refusjon for alkohol utover det som normalt drikkes til mat må beskattes.

Hvis arbeidsgiveren dekker personlige utgifter som tannkrem eller mobilladere under reisen, må du betale skatt på dette også.

Bruk av standardiserte satser

Hvis utgiftene dine dekkes via faste satser, får du betalt basert på hvor lenge og hvor du reiser, med fradrag for måltider som dekkes for deg. 

Selv med satser må du lage en reiseregning, for å dokumentere ting som kjøregodtgjørelse, diett og nattillegg. Staten har egne satser for disse, der noe er skattefritt, mens du må betale skatt på resten.

Bedriften kan velge å følge Statens reiseregulativ eller bruke skattefrie satser, men husk at det kan være forskjeller mellom disse. Vær også oppmerksom på at satser varierer mellom innenlands- og utenlandsreiser, og mellom ulike byer og land.

Se også: Diettgodtgjørelse for 2025 – Alt du må vite

Utgifter blir betalt direkte fra arbeidsgiver

Denne praksisen gjelder for de som har bedriftskort, og dermed slipper å legge ut selv. Ellers følger den samme prosedyre som ved refusjon av faktiske kostnader beskrevet ovenfor.