Regnskap for borettslag: plikter, budsjett og årsregnskap

Alle borettslag har regnskapsplikt. Borettslag står oppført i regnskapsloven § 1-2 første ledd nr. 8, uten noen terskel for omsetning, antall andeler eller ansatte. Laget skal også ha revisor etter burettslagslova § 9-1, og årsregnskapet skal godkjennes på ordinær generalforsamling innen utgangen av juni hvert år.

Det er dette som skiller borettslag fra de fleste sameier, der plikten avhenger av størrelse. Skal du sette deg inn i reglene for sameier i stedet, se regnskap i sameie.

Må borettslaget føre regnskap?

Ja, og på to nivåer. Regnskapsplikten etter regnskapsloven betyr at laget må utarbeide et fullstendig årsregnskap. Bokføringsplikten følger av bokføringsloven § 2, som slår fast at alle med regnskapsplikt også har bokføringsplikt. I praksis betyr det løpende bokføring gjennom hele året, ikke bare en oppsummering i januar.

Plikten gjelder fra stiftelsesdatoen, også i år uten aktivitet, og helt til laget blir slettet. Se hva det vil si å være regnskapspliktig.

Hva må årsregnskapet inneholde?

Borettslag følger regnskapsloven, og i tillegg gjelder en egen forskrift om årsregnskap og årsberetning for borettslag. Den stiller tre krav som er spesielle for denne selskapsformen:

• Oppstilling over disponible midler. Laget skal vise disponible midler og endringen i dem, enten som egen oppstilling eller i note. Disponible midler er omløpsmidler fratrukket kortsiktig gjeld.
• Budsjettall kan vises. Forskriften åpner for å ta med budsjettall for regnskapsåret og året etter i resultatregnskapet og i oppstillingen over disponible midler.
• Avskrivning og vedlikeholdsavsetning. Avskrivningssatsen på bygninger kan settes til null. Er det ikke gjennomført vedlikehold som veier opp for verdiforringelsen, skal laget avsette et tilsvarende beløp som vedlikeholdsavsetning i balansen.

Kilde: forskrift om årsregnskap og årsberetning for borettslag. Se også hva et årsregnskap er.

Hvorfor er disponible midler så viktig?

Oppstillingen svarer på det spørsmålet beboerne faktisk stiller: har laget penger til å betale regningene sine framover? Resultatregnskapet gjør ikke det alene, fordi avdrag på lån ikke er en kostnad og avskrivninger ikke er en utbetaling.

Oppstillingen starter med disponible midler fra forrige årsregnskap og justerer for årets resultat, tilbakeføring av avskrivning og vedlikeholdsavsetning, gjennomført vedlikehold og påkostning, kjøp og salg av anleggsmidler, nye langsiktige lån og avdrag på dem. Summen er disponible midler ved årets slutt.

Faller disponible midler år etter år, er felleskostnadene for lave i forhold til driften. Det er ofte det tydeligste tidlige varselet et styre får.

Må borettslaget ha revisor?

Ja. Burettslagslova § 9-1 sier at et borettslag skal ha én eller flere statsautoriserte eller registrerte revisorer. Det finnes ingen terskelverdi å komme under, slik aksjeselskap har. Generalforsamlingen velger revisor, og faller oppdraget bort før tjenestetiden er ute, skal styret uten opphold sørge for at ny revisor velges.

Generalforsamling og frister

• Innen utgangen av juni: laget skal holde ordinær generalforsamling. Styret skal varsle alle andelseiere med kjent adresse om datoen og om fristen for å melde inn saker.
• På generalforsamlingen: godkjenning av årsregnskapet, og av eventuell årsmelding, skal alltid behandles.
• Før møtet: årsregnskapet, eventuell årsmelding og revisjonsmeldingen skal sendes til alle andelseiere med kjent adresse.
• Senest én måned etter fastsetting: årsregnskapet skal sendes til Regnskapsregisteret, etter regnskapsloven § 8-2.

Kommer ikke komplett årsregnskap fram til Regnskapsregisteret innen fristen, påløper forsinkelsesgebyr. Gebyret kan maksimalt bli 69 940 kroner, og styremedlemmene er solidarisk ansvarlige for å betale det personlig hvis laget ikke gjør det. Kilde: Brønnøysundregistrene om forsinkelsesgebyr.

Budsjett i borettslag

Budsjettet er verktøyet styret bruker til å sette felleskostnadene. Et brukbart borettslagsbudsjett dekker minst:

• felleskostnader og andre inntekter
• renter og avdrag på lagets lån
• kommunale avgifter, forsikring og energi
• løpende drift og vaktmestertjenester
• planlagt vedlikehold, med skille mellom vedlikehold og påkostning
• honorarer til styre, forretningsfører og revisor

Skillet mellom vedlikehold og påkostning er verdt å bruke tid på. Vedlikehold er kostnad i året, påkostning balanseføres, og de to slår ulikt ut både i resultatet og i oppstillingen over disponible midler.

Styret bruker oftest forretningsfører

De fleste borettslag setter bort bokføring, innkreving av felleskostnader og utarbeiding av årsregnskap til en forretningsfører eller et regnskapskontor. Det fritar ikke styret for ansvaret. Styret skal fortsatt følge opp arbeidet, godkjenne tallene og legge dem fram for generalforsamlingen.

Betaler laget honorar til styremedlemmer, er det lønn og skal rapporteres i a-meldingen med forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift.

Fører dere regnskapet selv?
Conta for borettslag og sameier dekker bokføring, innkreving og rapportene styret trenger.