Timelistemal i Excel med automatisk sum og overtid

Arket Timeliste har elleve kolonner:

• Dato for hver dag i måneden, ferdig utfylt.
• Uke som regnes ut fra datoen med ISOUKENR, så ukesummene finner seg selv.
• Kunde eller prosjekt og Oppgave, som er det du skriver mens du husker hva du gjorde.
• Intern tid, hvor du skriver ja eller nei. Det er dette feltet som skiller fakturerbare timer fra egen administrasjon.
• Start, Slutt og Pause (timer).
• Timer, som er slutt minus start minus pause.
• Herav overtid, som er timene utover den avtalte arbeidsdagen du legger inn i celle C6.
• Kommentar til det som trenger en forklaring et halvår senere.

Arket Oppsummering gir timer og overtid per uke, månedstotal, fordeling mellom intern tid og kundetid, antall dager med registrering, og timer per kunde eller prosjekt. Alt er formler som leser timelisten.

Arket Slik bruker du malen ligger i filen for de gangene du har glemt hvordan overtidskolonnen fungerer.

1. Skriv navn og måned øverst.
2. Sett avtalt arbeidsdag i celle C6. Malen står på 7,5 timer, som svarer til en 37,5 timers uke. Har du en annen avtale, endrer du tallet, og overtidskolonnen følger etter.
3. Fyll ut kunde eller prosjekt, oppgave, start, slutt og pause for hver dag du jobber. La linjene stå tomme for dager du har fri.
4. Skriv ja i kolonnen for intern tid når timene er egen administrasjon, og nei når de tilhører en kunde eller et oppdrag.
5. Skriv kundenavnene dine i kolonne A på oppsummeringsarket, nøyaktig slik du skriver dem i timelisten, så summeres timene per kunde.
6. Ny måned lager du ved å kopiere filen eller arket og skrive inn de nye datoene i kolonne A.

Alle arbeidsgivere skal ha en oversikt over arbeidstiden.Arbeidsmiljøloven § 10-7 sier at det skal foreligge en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet, og at oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og for de tillitsvalgte. Loven sier ikke at den må ligge i et bestemt format, men den må finnes og den må kunne legges fram.

Fakturerer du etter tid, gjelder et krav i tillegg.Bokføringsforskriften § 5-14 krever at bokføringspliktige som utfører tjenester der vederlaget er basert på tidsforbruk, dokumenterer utførte timer for hver eier og ansatt. Timene skal spesifiseres per dag og fordeles på intern tid og på de enkelte kunder eller oppdrag. Det er nøyaktig derfor malen har både en kundekolonne og en egen kolonne for intern tid.

En time du ikke skrev ned samme dag er en time du gjetter på senere. Det er også den vanligste grunnen til at en timeliste ikke tåler et spørsmål fra en kunde.

Alminnelig arbeidstid skal etter arbeidsmiljøloven § 10-4 ikke overstige ni timer i løpet av 24 timer og 40 timer i løpet av sju dager. Arbeid utover avtalt arbeidstid er overtid.

Arbeidsmiljøloven § 10-6 setter tre rammer for overtiden. Den kan ikke gjennomføres uten at det foreligger et særlig og tidsavgrenset behov. Den kan ikke overstige ti timer i løpet av sju dager, 25 timer i fire sammenhengende uker eller 200 timer innenfor en periode på 52 uker. Og tillegget skal være minst 40 prosent. Tariffavtale kan gi både høyere tillegg og andre rammer.

Overtidskolonnen i malen teller timene utover den avtalte arbeidsdagen du har satt i C6, og oppsummeringsarket viser summen per uke. Da ser du selv om en uke nærmer seg titimersgrensen før den passerer den. Reglene er gjennomgått mer utfyllende i artikkelen om hvilke regler som gjelder for overtid.

Et regneark er greit så lenge det er én person som fører og én som leser. Skal flere ansatte registrere timer, skal timene godkjennes, eller skal de bli til fakturalinjer uten at noen skriver dem inn på nytt, er det der regnearket begynner å koste tid. Timeføring i Conta registrerer timene på kunde og prosjekt og tar dem videre til faktura og regnskap i samme system.

Vil du lese mer om selve arbeidet, har vi guidene hvordan skrive timeliste og alt du trenger å vite om timeregistrering. Begrepene timeregistrering og overtid er forklart kort i ordboken.

Er timelistemalen gratis?

Ja. Last den ned, bruk den og del den videre uten å betale for den.

Må jeg føre timeliste?

Som arbeidsgiver må du ha en oversikt som viser hvor mye hver arbeidstaker har arbeidet, etter arbeidsmiljøloven § 10-7. Fakturerer du kunder etter tidsforbruk, må du i tillegg dokumentere utførte timer per dag fordelt på intern tid og på den enkelte kunde eller oppdrag, etter bokføringsforskriften § 5-14.

Hvordan regner malen ut timene?

Timer er slutt minus start, ganget med 24 for å komme fra klokkeslett til desimaltimer, minus pausen. Skriver du 08:30 og 16:00 med en halvtimes pause, får du 7 timer.

Hvordan får jeg overtiden riktig?

Sett avtalt arbeidsdag i celle C6. Alt over det tallet på en dag havner i overtidskolonnen. Har du en avtale om gjennomsnittsberegning av arbeidstiden, må du regne overtiden etter den avtalen i stedet, og da bruker du kommentarfeltet.

Kan jeg bruke malen i Google Regneark?

Ja. Last opp filen til Google Disk og åpne den med Google Regneark. Både ISOUKENR og SUMMERHVIS virker der.

Hvordan lager jeg timeliste for en ny måned?

Kopier filen og gi den navnet på den nye måneden, eller høyreklikk arkfanen Timeliste og lag en kopi av arket. Skriv inn datoene for den nye måneden i kolonne A. Ukenumrene oppdaterer seg selv.

Hvor lenge må jeg ta vare på timelistene?

Er timelisten dokumentasjon for det du har fakturert, er den regnskapsmateriale og skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt etter bokføringsloven § 13.