Fakturering: Hva er det og hvordan gjør du det (2024)

Fakturering er en av de aller vanligste måtene å få betalt av kunder på. Vi forklarer hva det er og hvordan du fakturerer enklest mulig. 

Med mindre bedriften din har et kassasystem, så er den vanligste betalingsmåten fakturering. Da sender du en faktura med beskrivelse av vare eller tjeneste, pris og eventuell MVA itl kunden din. I tillegg skal fakturaen inneholde blant annet betalingsfrist, organisasjonsnummer og kontonummer for å være gyldig. 

De fleste av oss har et forhold til fakturaer i hverdagen, uavhengig om vi fakturer selv eller ikke. Tidligere kom alle faktura per post, men nå er det vanligere å sende dem elektronisk slik at mottaker får dem i nettbanken eller i regnskapsprogrammet hvis mottaker er bedrift. 

Les også: Elektronisk faktura – Derfor bør du fakturere elektronisk.

Fakturering regler

Når du sender faktura, må den følge kravene til forskriften om bokføring for at den skal være gyldig. For å være sikker på at fakturaen du sender er gyldig, er det lurt å bruke et fakturaprogram. Da får du alle felt du må huske å ha med, og trenger kun å fylle ut informasjon om kunden, varen eller tjenesten, MVA og sum.

Prøv fakturaprogrammet Conta

For at en faktura er gyldig må den inneholde: 

• Dato for salget
• Selgers navn (din bedrift) og organisasjonsnummer
• Bokstavene MVA etter organisasjonsnummeret hvis bedriften din er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
• Kjøpers navn og adresse eller organisasjonsnummer
• En klar beskrivelse av varen eller tjenesten
• Tidspunkt og sted for levering av varen eller tjenesten
• Pris med MVA i norske kroner
• Totalpris
• Betalingsfrist

Elektronisk fakturering

Når du sender faktura fra et fakturaprogram, kan du velge å sende fakturaene elektronisk, med e-post eller elektronisk. Å fakturere elektronisk er en enkel, rask og sikker måte å sende faktura på. I tillegg er sjansen for at fakturaene blir betalt innen fristen høyere. 

Les også: Færre faktura går til inkasso med eFaktura. 

Sender du en elektronisk faktura til en privatperson, heter det eFaktura. Da vil kunden få opp fakturaen direkte i nettbanken, og trenger kun å godkjenne. 

Sender du en elektronisk faktura til en bedrift, heter det EHF-faktura. Kunden vil da få opp fakturaen i regnskapsprogrammet, og trenger kun å godkjenne den. Mange bedrifter foretrekker dette, for det forenkler også bokføringen deres ved kjøp. 

Les også: 

• Dette er fordelene med eFaktura.
• Derfor bør du sende EHF-faktura. 

Ved elektronisk fakturering må kunden ha godkjent for å kunne motta elektronisk faktura. De aller fleste bedrifter og privatpersoner kan i dag motta elektronisk faktura. 

E-postfakturering

En annen mulighet er å sende faktura via e-post. Da mottar kunden fakturaen i innboksen sin, og må selv legge inn mottaker, sum og bankkonto i nettbanken. 

Dette er en løsning som krever mer tid fra kunden. Dermed øker sjansen for at kunden kan utsette å betale eller at fakturaen forsvinner blant andre e-poster. 

Les mer om hvordan du kan sende fakturaen. 

Fakturering per post

Fakturering per post er også mulig. For noen år tilbake var dette den mest brukte måten å sende faktura på, men etter hvert som mer og mer blir digitalisert er dette blitt mindre vanlig. 

Mange bedrifter har også sluttet med å sende faktura per post som et miljøtiltak. 

Noen foretrekker fremdeles å motta faktura i posten, for eksempel eldre som ikke bruker nettbanken. Ønsker kunden din å motta faktura i posten så er dette mulig. 

Mange legger ofte til et fakturagebyr for å dekke merkostnadene ved papirfakturaer. Link til mer informasjon om fakturagebyrer.

Massefakturering 

Du kan også sende fakturaer til mange mottakere på en gang. Det er for eksempel nyttig når du skal fakturere medlemskontingent. Da slipper du sende en og en faktura, og du sparer masse med tid. 

I Conta kan du sende faktura til kundegrupper. En helt perfekt løsning for deg som skal sende samme faktura til flere personer eller bedrifter. 

Opprett en kundegruppe under «Kunder»-fanen i programvaren, enten bestående av kunder du allerede har opprettet i Conta eller helt nye kunder, og så velger du denne gruppen når du lager fakturaen. 

Fakturering i Conta

I Conta kan du sende elektronisk faktura, som e-post og per post. Uavhengig av sendemåten du velger, så lages fakturaen på samme måte. 

Når du bruker et fakturaprogram vil bedriften din sin informasjon automatisk være utfylt på fakturaen. Du trenger derfor kun å legge inn kunden, varen eller tjenesten, pris og eventuell MVA. 

Når du har lagd fakturaen kan du selv velge sendemåte. Det er lurt å velge en elektronisk faktura, siden sjansen for å betalt fort er betydelig større. Ønsker ikke du å sende elektronisk kan du velge mellom å sende e-post eller per post. 

Slik lager du faktura i Conta. 

Bokføring av inngående faktura

Samme som at du sender faktura til kunder, vil du motta faktura fra bedrifter firmaet ditt er kunde hos. Fakturaer bedriften din mottar kalles for inngående faktura. Dette kan for eksempel være for leie av lokale, strøm, telefonabonnement, varelager eller nye kontorstoler. Alt av transaksjoner skal bokføres i regnskapet. 

Hvis bedriften din kan motta EHF, vil bokføringsjobben være gjort på et blunk. Du trenger kun å velge hvilken regnskapskonto fakturaen skal bokføres på. I Conta kan du aktivere mottak av EHF under «Bilag» i toppmenyen. 

Les mer om mottak av EHF i Conta. 

Mottar du faktura på e-post eller faktura per post, må du legge inn fakturaen manuelt. 

Glemt å sende faktura, hva gjør jeg?

Bokføringsforskriften har som hovedregel at du sender faktura senest én måned etter at varen eller tjenesten er levert. Til og med for de varene og tjenestene hvor du har mulighet til å fakturere på etterskudd bør du, så langt det er mulig, sende fakturaen samme år. Det aller lureste er å ha en god rutine på å sende fakturaen med en gang. Det oppfattes mye ryddigere, og du får pengene raskere på konto. 

Har du glemt å sende faktura, vil det være lurt å ta kontakt med kunden å forklare i tillegg til å sende over fakturaen. De aller fleste har god forståelse, men du kan også oppleve at kunden da ikke vil betale. 

Les også: Fakturering på slutten av året.