Staten stiller strenge krav til hvordan fakturaer, kontantfakturaer og andre salgsdokumenter skal se ut og hva en faktura skal inneholde.
Du kan sende godkjente fakturaer med fakturaprogrammet fra Conta. Fyll enkelt inn feltene og velg den sendemåten som passer deg best.
Så enkelt er det å lage en faktura:
Dette må en faktura inneholde
Loven har disse minimumskravene:
- Dato
- Nummer (maskinelt eller forhåndstrykt)
- Selgers navn og organisasjonsnummer, evt. etterfulgt av “MVA” hvis firmaet er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
- Ordet “Foretaksregisteret” i tilknytning til organisasjonsnummeret (gjelder AS, ASA og NUF registrert i Foretaksregisteret)
- Kjøpers navn, adresse eller organisasjonsnummer*
- En klar beskrivelse av varen eller tjenesten
- Antall, mengde eller omfang av produktet eller tjenesten
- Leveringssted og tidspunkt
- Totalsum som skal betales
- Forfallsdato
- Merverdiavgift og andre avgifter hvis dette er aktuelt.
- Summering av de ulike MVA-satsene hver for seg.
*) Ved kontant betaling behøver ikke selgeren angi kjøper i salgsdokumentet hvis verdien er under 40 000 kroner. Hvis varen/tjenesten skal selges videre eller inngå direkte i kjøperens vare- eller tjenesteleveranser, skal kjøper være angitt i salgsdokumentet uansett pris. Hvis et firma kjøper varer for over 10 000 kroner kontant risikerer det å få delansvar for at selgeren gjør seg skyldig i skatteunndragelse av kjøpssummen. Det er derfor alltid tryggest å betale med kort eller bankoverføring.
Organisasjonsnummer og navn på forretningsdokumentene øker tryggheten og troverdighet mellom samarbeidspartnere, og overfor Skatteetaten og andre kontrollmyndigheter.
Hvis kjøperen er et firma, kan det risikere å ikke få fradrag for inngående merverdiavgift (MVA som kjøperen betaler til selgeren) hvis enten organisasjonsnummeret eller bokstavene “MVA” mangler. Det er derfor ditt ansvar som næringsdrivende å sørge for at alt er riktig.
Uforståelige beskrivelser er ulovlig
Fakturaene fra Conta oppfyller alle formkravene til hva en faktura skal inneholde, og så må du selv huske å sjekke om det du skriver inn i fakturaen oppfyller lovkravene.
«Diverse arbeid» eller «Oppdrag iht. avtale» er ikke beskrivelser du kan bruke i fakturaen. Skatteetaten krever en presis og komplett beskrivelse av «ytelsens art og omfang», som de kaller det.
I Conta kan du angi antallet, men hvis du selger kilo, meter, eller andre enheter enn bare antall, bør dette tas med i beskrivelsen.
Eksempel:
Siden du her nevner hvilken vare det gjelder, at antallet refererer til enheten «sekk», samt hvor mye som er i hver sekk og hvor mange sekker som selges, er beskrivelsen god nok til å oppfylle lovkravet.
Husk å kontrollere leveringsadressen og datoen som systemet foreslår. Leveringsadresse er lovpålagt for alle fakturaer.
Viktig å huske ved kontantkjøp
Det er du som forretningsdrivende som er ansvarlig for å be om å bli angitt på din gjenpart av fakturaen hvis kontantbeløpet er på 1 000 kroner eller mer inkl. MVA.
Uansett beløp plikter du å skrive på formålet med kjøpet, eller bruksområdet for varene eller tjenestene, hvis firmanavnet ditt ikke er med på dokumentet. Slike kvitteringer og fakturaer må dessuten signeres og dateres av kjøperen før den legges i regnskapet.
Ikke glem underbilagene
Hvis fakturaen henviser til et vedlegg, f.eks. en varespesifikasjon eller et pristilbud/ordre, pakkseddel eller følgeskriv, må disse legges ved fakturaen som dokumentasjon, såkalte underbilag. Hvis du oppbevarer fakturaene fysisk, stifter du dem sammen med underbilagene. Om du oppbevarer alt elektronisk må du legge alt som hører sammen i samme mappe eller system, og merke filene skikkelig.
I Conta blir alle vedlegg du sender med fakturaen liggende på fakturadetaljene, og det er derfor enkelt å finne frem til hvilke dokumenter som hører sammen. Du er likevel ansvarlig for å lagre dine egne kopier av alle dokumentene, jfr. brukeravtalen.
Alle fakturaer utstedes i minst to eksemplarer, ett til selger og ett til kjøper.
Se hva bokføringsforskriften sier om innholdet i fakturaer.
TIPS: I Conta kan du fakturere privatpersoner med eFaktura og bedrifter med EHF-faktura.
De er elektroniske fakturaer, som vil si at de mottakeren får de opp i nettbanken/Vipps eller i regnskapsprogrammet. Det er mye kjappere for deg, og mye enklere for kunden å godkjenne betalingen.
