I en undersøkelse blant Contas kunder sier over halvparten at de merker at økonomien blir trangere. Dette betyr at mange bedrifter kommer til å få dårligere likviditet til vinteren. Her er 10 tips fra ekspertene i Kravia for en mer romslig økonomi i bedriften.
– Noe av det viktigste du kan gjøre i urolige tider er å sørge for at du får betalt i tide for allerede utført arbeid. Det handler om rutiner og kontroll, sier Mads Songve i Kravia.
Kravia lager gode tekniske løsninger for å hjelpe bedrifter og regnskapsførere med innfordring, og i ytterste konsekvens inkasso.
– Å ikke få betalt for leverte produkter og tjenester er faktisk verre enn å ikke få solgt! For det første har du brukt ressurser på leveransen, og for det andre skader det planer om investeringer og innkjøp når penger du hadde regnet med ikke kommer inn, sier Simon Dypvik i Kravia.
Mads og Simon holdt nettopp et webinar om likviditet sammen med Conta og Intunor (se webinaret nederst i saken), og har konkrete råd for bedriftsledere som vil sikre at selskapet alltid har penger tilgjengelig:
10 Tips for å sikre likviditeten til bedriften
1. Send fakturaene med en gang
Spesielt småbedrifter er så opptatt av å levere, at faktureringen gjerne kommer «når man har tid». Dette fører til at det tar enda lengre tid å få inn penger fra gode betalere, men også at risikoen for å ikke få betalt øker. Lag deg tydelige faktureringsrutiner.
2. Send faktura elektronisk og gjerne med KID
Faktura som er sendt via e-post kan havne i søppelpost eller blir fort glemt. Elektroniske faktura blir oftere betalt i tide, og med rett beløp, sammenlignet med faktura på epost eller papir. Elektronisk faktura er det samme som eFaktura til privatperson og EHF til bedrifter. Hvis man i tillegg bruker KID, blir beløpet automatisk matchet i regnskapet slik at man til enhver tid har et oppdatert bilde av økonomien, og god oversikt over hvilke kunder som må følges opp.
Slik aktiverer du KID i Conta.
3. Prøv å endre betalingsfrister
Mange likviditetsutfordringer skyldes at man betaler leverandør først, og så går det lang tid før pengene kommer inn fra kundene. En mulighet er å be om lengre betalingstid hos leverandører, og redusere betalingsfristen til kunder. Får du til slike avtaler, bedres likviditeten i begge ender.
4. Automatiser oppfølging
Når kunder ikke betaler skyldes det sjelden ond vilje. Som regel er det fordi de rett og slett bare har glemt det eller ikke får det til. Forsinket oppfølging fører også til at eventuell betaling også blir forsinket. La systemet følge opp for deg i henhold til definerte frister.
Slik skrur du på automatisk oppfølging i Conta.
5. Automatiser innkrevingen med moderne programvare
Det bør være enkelt å sette i gang innkrevingen, og enkelt for kundene å betale. Dette gjøres best ved å integrere regnskapssystemet ditt med et innkrevingssystem, for eksempel slik som Kravia i Conta. Ideelt sett skal purringer skje automatisk, og gjerne settes i gang med et enkelt trykk fra regnskapsprogrammet ditt. Når dine fakturaer går over forfall kan du i Conta velge å sende en og en faktura til Kravia, eller velge at alle fakturaer automatisk sendes over.
Skru på automatisk oppfølging under INNSTILLINGER > FAKTURA/SALG > AUTOMATISK OPPFØLGING.
6. Ha dialog med kundene som ikke betaler
Snakk med de av kundene dine som ikke betaler. Ofte kan manglende betaling skyldes at kunden rett og slett har glemt å betale, eller at noen prioriteres fremfor andre. En prat kan gjøre at din bedrift prioriteres.
For noen gode kunder er det riktig å ta kontakt selv, men ofte er det mest hensiktsmessig å bruke en tredjepart til å ta seg av purringen. I så fall slipper du samtaler som kan være ubehagelige, og du får profesjonelle som kjenner regelverket godt til å gjøre jobben for deg. Kravia tilbyr tjenesten “Betalingsoppfølging” der vi sender SMS og ringer kunden før de lovregulerte stegene eventuelt settes i gang.
Se webinaret «Økte priser og usikker økonomi: Dette bør bedriften din gjøre nå»:
7. Tilby delbetaling
Dersom kunden ikke kan betale, er det mulig å tilby delbetaling eller en betalingsplan. Det viktigste er å få inn det som kan fås inn. Kravia hjelper å sette opp nedbetalingsplaner som automatisk blir fulgt opp som en del av innkrevingsprosessen.
8. Gå gjennom driften din med et kritisk blikk – sett opp likviditetsbudsjett og ha oppdaterte tall
I tillegg til å være en historisk oppsummering, er regnskapet bedriftenes viktigste parameter for styring, kontroll og oppfølging. Sørg for at tallene er oppdaterte og sett opp et likviditetsbudsjett for å ha mest mulig oversikt. Bruk gjerne regnskapsfører som en sparringspartner, og still spørsmål for å forstå hva som ligger bak tallene.
Dersom driftsmarginen (inntekter minus kostnader) er for lav, er det flere grep som bør vurderes: Øke prisene, redusere kostnadene, utføre arbeidet mer effektivt eller øke salgsinnsatsen. Hva som er riktig strategi varierer fra selskap til selskap, det viktige er gjennomgangen slik at du har et godt beslutningsgrunnlag for å foreta grep.
9. Vurder mulige finansielle grep og strukturelle endringer
En bedrift går konkurs når den går tom for penger. Noen klarer seg selv med underskudd i lang tid, andre går konkurs selv om driften går med overskudd. Hvis du ser at likviditeten begynner å bli anstrengt, kan du vurdere rene finansielle grep. Eksempler er faktoring (selge fakturaene til et finansieringsselskap), kassekreditt/annen driftskreditt fra bank, erstatte eierskap av produksjonsmidler med leasing, øke egenkapitalen (f.eks. hente inn investorer).
Strukturelle endringer handler om å endre hvordan bedriften fungerer. Et eksempel er å selge eller legge ned avdelinger som ikke er lønnsomme nok eller som krever for store ressurser. Et annet eksempel er sammenslåing med konkurrenter/kunder/leverandører, et tredje er samarbeidsavtaler som sikrer langsiktighet i salg og inntekt. Dette er gjerne prosesser der det er styret som tar beslutningen heller enn den daglige ledelsen.
10. Likviditet handler om kontroll og forutsigbarhet
Oppsummert så er Kravias anbefaling å ha kontroll over forventede innbetalinger og utbetalinger (likviditetsbudsjett), lage gode rutiner på fakturering og ha systemer som gjør det enkelt og gjerne automatisert å følge opp til pengene er på konto. Dersom kontrollen viser at bedriften i perioder kan ha problemer med å ha nok midler tilgjengelig, bør grep foretas i god tid. Det er lettest å få kassekreditt når du ikke trenger den!
Her kan du lese mer om Kravia og Kravias løsning for innfordring:
www.kraiva.ai
Kravia hjelper bedrifter å få betalt så raskt som mulig og dermed sikre god likviditet. I Conta kan du bruke Kravia som en integrert del av regnskapssystemet.
Les mer fra Kravia:
