Regnskap i Excel: gratis mal, reglene og når du bør bytte

Bilagsjournal er arket du jobber i. Én linje per bilag, med bilagsnummer, dato, beskrivelse, motpart, konto, mva-kode og beløp inn eller ut. Kontonavn, mva-sats, mva-beløp og beløp uten mva regnes ut av formler. Beløpene skriver du inklusive mva, akkurat slik de står på bilaget, og malen trekker ut avgiften selv.

Kontoplan er et utdrag av Norsk Standard kontoplan NS 4102, som er den kontoplanen de fleste norske bedrifter bruker. Skriv inn kontonummeret i journalen, så henter malen navnet. Trenger du en konto som ikke står der, legger du den til nederst i listen. Er du usikker på hvilken konto et kjøp hører hjemme på, søker du det opp i Kontohjelp.

Mva-koder holder satsene. Merverdiavgiftssatsene for 2026 er 25 prosent som alminnelig sats, 15 prosent for næringsmidler og 12 prosent for blant annet persontransport, overnatting og kinobilletter, ifølge Skatteetatens satsoversikt.

Oppsummering leser journalen med SUMIF og gir deg sum inn, sum ut, mva og netto per konto, samt grunnlag og mva per sats. Nederst står en kontrollrad som skal vise null. Viser den noe annet, har et bilag et kontonummer som ikke finnes i kontoplanen.

Slik bruker du malen er et instruksjonsark i filen.

1. Gi bilaget et nummer. Numrene skal gå i rekkefølge uten hull, og et nummer skal aldri brukes om igjen.
2. Skriv dato, hva kjøpet eller salget gjelder og hvem motparten er.
3. Velg konto. Salg av tjenester med alminnelig sats går på 3000, leie av lokale på 6300, datautstyr på 6551 og så videre.
4. Velg mva-kode. Kjøper du mat, er satsen 15. Kjøper du en togbillett, er den 12. Er salget utenfor merverdiavgiftsloven, bruker du 0.
5. Skriv beløpet inklusive mva i «Inn» hvis pengene kommer til deg, og i «Ut» hvis de går fra deg.
6. Ta vare på selve bilaget. Regnearket er registreringen, kvitteringen eller fakturaen er dokumentasjonen, og du trenger begge deler.

Guiden hvordan føre regnskap går grundigere gjennom selve føringen, og krav til bilag forklarer hva et gyldig bilag må inneholde.

Loven sier ikke at du må bruke et bestemt program. Den sier hva resultatet skal tåle, og de kravene gjelder like fullt for et regneark.

Sporbarhet og dokumentasjon.Bokføringsloven § 4 lister de ti grunnleggende bokføringsprinsippene, blant dem dokumentasjon av bokførte opplysninger og sporbarhet. Det betyr at du skal kunne gå fra en sum i rapporten tilbake til det enkelte bilaget, og motsatt vei. Med løpende bilagsnummer og en journal som ligger i samme rekkefølge som bilagspermen, er du der.

Bilaget kan ikke endres etterpå. Etter bokføringsloven § 10 skal dokumentasjonen utstedes med korrekt og fullstendig innhold, og original dokumentasjon skal ikke kunne endres etter utstedelse. Selve regnearket kan du rette i, men bilaget bak skal stå som det er.

Ajourhold.Bokføringsloven § 7 krever at bokføringen skjer så ofte som virksomhetens art og omfang tilsier, og minst innen fristene for pliktig regnskapsrapportering og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned. En bunke kvitteringer som først føres i januar året etter er altså ikke innenfor.

Oppbevaring.Bokføringsloven § 13 krever at årsregnskap, spesifikasjoner, dokumentasjon av bokførte opplysninger og revisorkorrespondanse oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. Avtaler, korrespondanse, pakksedler og prislister har tre år og seks måneder. Materialet skal være tilgjengelig i lesbar form gjennom hele perioden. En regnearkfil på én maskin uten sikkerhetskopi er den vanligste måten å bryte det kravet på.

Hvem som faktisk er bokføringspliktig, står i artikkelen om bokføringsplikt og regnskapsplikt. Ordboken forklarer bokføringsloven og bilag kort.

Du skal registrere virksomheten i Merverdiavgiftsregisteret når du har solgt avgiftspliktige varer og tjenester for mer enn 50 000 kroner uten merverdiavgift i løpet av en periode på tolv måneder. Perioden er rullerende, så den kan like gjerne være august til juli som januar til desember. For veldedige og allmennyttige organisasjoner er grensen 140 000 kroner. Reglene står hos Skatteetaten.

Er du registrert, skal skattemeldingen for merverdiavgift leveres én måned og ti dager etter hver termin, med 31. august som frist for tredje termin. Fristene følger av skatteforvaltningsforskriften § 8-3-10.

Malen regner ut mva-beløpet per bilag og summerer per sats i oppsummeringsarket, så du har grunnlagstallene når du skal fylle ut meldingen. Selve innsendingen må du gjøre hos Skatteetaten, og tallene må du overføre manuelt.

Et regneark er en journal. Det er ikke et regnskapssystem, og forskjellen begynner å svi på et ganske forutsigbart punkt. Bytt når minst ett av disse stemmer for deg:

• Du er registrert i Merverdiavgiftsregisteret. Da skal du levere mva-melding seks ganger i året, og hver innsending betyr manuell overføring av tall fra et ark til et skjema. Det er der feilene oppstår.
• Du har ansatte. Lønn utløser a-melding hver måned, forskuddstrekk som skal betales første virkedag etter lønnsutbetalingen, og arbeidsgiveravgift annenhver måned. Ingen av delene finnes i et regneark.
• Du fører mer enn rundt tretti bilag i måneden. Over det bruker de fleste mer tid på tastingen enn et system koster.
• Kunder krever EHF-faktura. Offentlige oppdragsgivere gjør det, og EHF kan ikke lages i Excel.
• Flere enn én person skal føre. To personer i samme fil ender med to versjoner av sannheten. Skal regnskapsføreren din inn, vil hen som regel ha tilgang til et system.
• Du kan ikke lenger gå fra en sum tilbake til bilaget uten å lete. Da er sporbarheten i bokføringsloven § 4 blitt en påstand i stedet for en egenskap.

Er ingen av punktene sanne, er regnearket helt greit. Et enkeltpersonforetak med tolv bilag i året og ingen mva-plikt trenger ikke mer.

Er ett av dem sant, gjør Conta jobben regnearket ikke gjør: bilagene knyttes til føringen, mva-meldingen sendes til Skatteetaten fra systemet, og regnskapsføreren kan jobbe i samme data som deg. Hva det koster ser du på prissiden. Vi har også skrevet om regnskap for små bedrifter hvis du vil lese mer før du bestemmer deg.

Er det lov å føre regnskap i Excel?

Ja. Bokføringsloven stiller krav til dokumentasjon, sporbarhet, ajourhold og oppbevaring, ikke til hvilket verktøy du bruker. Klarer regnearket kravene, er det lovlig. Merk at kravet om at bilagene ikke kan endres i ettertid gjelder dokumentasjonen bak føringen, og at et regneark ikke i seg selv hindrer noen i å skrive om en gammel linje.

Hva er forskjellen på denne malen og et regnskapsprogram?

Malen registrerer og summerer. Et regnskapsprogram gjør i tillegg bilagsnummereringen ufravikelig, låser førte perioder, knytter bilagsbildet til føringen, sender mva-melding og a-melding, og gir revisor og regnskapsfører tilgang til de samme tallene.

Hvilke mva-satser bruker jeg?

25 prosent for de fleste varer og tjenester, 15 prosent for næringsmidler og 12 prosent for blant annet persontransport, overnatting og kinobilletter. Satsene ligger ferdig i arket Mva-koder.

Hvor lenge må jeg ta vare på bilagene?

Fem år etter regnskapsårets slutt for regnskapsmateriale som bilag og spesifikasjoner, og tre år og seks måneder for avtaler, korrespondanse og pakksedler, etter bokføringsloven § 13.

Kan jeg bruke malen i Google Regneark?

Ja. Last opp filen til Google Disk og åpne den med Google Regneark. Formlene, oppslagene og SUMIF-summene virker som de skal.

Trenger jeg en kontoplan?

Ja, hvis du skal kunne sette opp et resultatregnskap. Malen har et utdrag av NS 4102 som dekker det et lite firma normalt trenger. Bakgrunnen står i artikkelen om kontoplan.

Hva med budsjett?

Det er en egen jobb og en egen fil. Budsjettmalen med resultat- og likviditetsbudsjett ligger på budsjettmal, og guiden hvordan sette opp budsjett forklarer arbeidet bak.