Fakturaer og kvitteringer kalles gjerne bilag. De må følge visse krav for at regnskapet ditt skal være gyldig. Godkjente bilag er også en forutsetning for å få fradrag på skatt og merverdiavgift.
Kvitteringer og fakturaer, ofte kalt bilag, er grunnlaget for tallene du fører i regnskapet ditt.
Det er viktig å ha fullstendige og korrekte bilag, siden de
- viser hva du har hatt av inntekter og kostnader (og til syvende og sist hvor mye du skal skatte)
- viser hvor mye MVA du skal betale til staten
- gir deg rett til skattefradrag og til å trekke fra MVA du betaler til leverandører
Kravene til gyldige bilag gjelder både når du har solgt varer og tjenester, og når du har kjøpt alt fra mobilabonnement til kontorutstyr og Facebook-annonser, for eksempel.
Hvis Skatteetaten ser over regnskapet ditt vil de sjekke at bilagene dine er nummererte, inneholder nødvendig informasjon, er på riktig språk og viser kjøp og salg som uten tvil er knyttet til bedriften din.
LES OGSÅ: Dette må du vite for å føre ditt eget regnskap
Bilag må være nummererte
Alle bilagene dine må være nummerert i stigende rekkefølge, og du kan ikke ha hull i nummerrekken din.
Det er fordi det skal være mulig å kontrollere tallene du rapporterer til myndighetene når du sender inn MVA-melding, skattemelding (selvangivelse), næringsspesifikasjon og mer ved å gå tilbake gjennom bilagene.
Ved bokettersyn, en kontroll av regnskapet ditt, skal alt som er bokført i regnskapet ditt kunne knyttes til bilag som du har lagret enten fysisk eller digitalt, ved å se på bilagsnummeret.
Oppbevarer du bilag på en PC, må du bruke bilagsnummeret du får når du har bokført kjøpet som filnavn. Du kan også oppbevare fysiske bilag i permer, men da må du skrive bilagsnummeret på hvert bilag for hånd.
Når du lagrer bilagene fysisk må du sørge for at de er sikret for brann, vannskader og tyveri. Fysiske bilag er også lettere å miste – og husk at det er dyrt å miste en kvittering.
Et regnskapsprogram tar seg av bilag for deg!
Når du fører regnskap i Conta kan du laste opp kvitteringene og fakturaene dine. Hver kvittering og faktura får et nummer så fort du registrerer kjøpet eller inntekten.
Fakturaer du lager enkelt i Conta føres automatisk og får selvfølgelig neste nummer i rekken.
Hvilket språk kan du lagre bilag på?
Dokumentasjon du lager, slik som fakturaer du sender til kundene dine, kan kun være på norsk, svensk, dansk eller engelsk.
Det er i utgangspunktet ingen krav til hvilket språk som brukes på inngående bilag, altså fakturaer og kvitteringer du mottar. Men hvis bilagene er på andre språk enn de nevnt over, kan myndighetene kreve at du får de oversatt til et av disse språkene.
Du kan lage fakturaer både på norsk og engelsk i Conta. Disse bokføres automatisk i regnskapsprogrammet, og du slipper å tenke på språkregelen.
Vi sjekker ikke språket på bilagene du laster opp i Conta, men det kan være greit å sørge for at de er på enten norsk, engelsk, dansk eller svensk.
Bilagene dine må inneholde viktig informasjon
Bokføringsforskriften stiller også krav til innholdet i bilagene. Et bilag i seg selv skal være nok til at den som ser over regnskapet har fullstendig informasjon om kjøpet eller salget.
For å forstå bilaget skal det altså ikke være nødvendig å sjekke mot det som er ført i regnskapet ditt. Pass på at bilagene dine inneholder:
- navn, adresse og organisasjonsnummeret på den som har kjøpt noe
- navn og organisasjonsnummer til den som har solgt noe
- Det må stå «Foretaksregisteret» etter organisasjonsnummeret ditt hvis du driver et AS, ASA eller NUF som er registrert i Foretaksregisteret
- Etterfulgt av «MVA» hvis bedriften din er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
- fakturanummer
- datoen fakturaen ble utstedt
- hvilke varer eller tjenester det er snakk om, og hvor mange
- hvor mye varene eller tjenestene koster
- hvor og når varen eller tjenesten ble levert
- MVA-sats og beløp hvis selger er MVA-registrert
- forfallsdato
Fakturaer du lager i Conta legger selvfølgelig opp til at du kan inkludere denne informasjonen! Det er enkelt å lage fakturaen, den ser helt lik ut på skjermen som den kunden mottar.
Hvis du har mottatt et ufullstendig bilag fra en leverandør, må du ta kontakt for å få en ny versjon med den nødvendige informasjonen.
Hvis du har kvitteringer på kjøp fra utlandet, må du sørge for at de følger disse kravene så godt som mulig, og skrive på forklaring hvis noe er uklart.
Bilaget må være klart knyttet til bedriften
Det er ikke lov til å endre et bilag etter at det er opprettet. Det er fordi det skal være mulig å sjekke over regnskapet ditt etterpå.
Men det er lov til å skrive på bilagene. Det må du gjøre hvis det er nødvendig å forklare informasjonen som står der, for eksempel varene eller tjenestene det gjelder, eller du trenger å vise hvordan kostnaden er relatert til firmaet. Hvis du lagrer vedlegg elektronisk kan du legge til denne informasjonen som en tekstboks.
Hvis bedriftsnavnet ikke er inkludert, må du også signere og datere det som kalles et utleggsskjema.
Dokumentasjon fra reiser og møter må inkludere tekst som forklarer hva formålet var, og hvem som har deltatt.
Husk å føre ekstra informasjon på bilaget før du laster det opp i Conta. Du kan også legge til en beskrivelse når du fører kjøpet i Conta, men bilaget må kunne stå alene. Det vil si at det må inneholde nok informasjon til at de som ser kun bilaget i ettertid forstår hva det gjelder.
