Det er krav til hvordan og hvor lenge du oppbevarer regnskapsdokumentasjon. Det viktigste er at dokumentasjonen er leselig og sporbar.
Du må ta vare på regnskapsdokumentasjon for å dokumentere tallene du fører i regnskapet. Uten gyldig og tilgjengelig dokumentasjon vil ikke regnskapet ditt bli godkjent ved tilsyn.
Selv om oppbevaringstiden kan variere, gjelder kravene til informasjon, sporbarhet og lesbarhet for all dokumentasjonen.
Primærdokumentasjon
Bokføringsloven skiller mellom det som kalles primær- og sekundærdokumentasjon. Det vil i praksis si at det er noen forskjeller på oppbevaringstid.
Primærdokumentasjon er det som brukes som grunnlag for føringen av et regnskap, slik som fakturaer, kvitteringer, utleggsskjema og lignende.
Fordi disse bilagene er så viktige for regnskapet ditt er det et krav til at de oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt.
Sekundærdokumentasjon
Sekundærdokumentasjon er som navnet tilsier, alt som ikke er direkte knyttet til poster i regnskapet ditt. Eksempler på sekundærdokumentasjon er kontrakter, ordresedler eller e-poster med viktig tilleggsinformasjon.
I noen tilfeller vil ikke primærdokumentasjonen din inneholde nok opplysninger, for eksempel om du sender en faktura hvor du referer til betingelsene i en kontrakt. Kontrakten, som egentlig er sekundær, vil da regnes som primærdokumentasjon, og må oppbevares sammen med fakturaen i fem år.
Denne regnskapsdokumentasjonen har strengere krav til oppbevaring
Det finnes noen unntak til den vanlige lagringsplikten, hvor dokumentasjon må lagres i ti år. Det gjelder prosjektregnskap for bygge- og anleggsbransjen, kunde- og leverandørreskontroer for bank og finansforetak (og tilhørende dokumentasjon), og kjøpsdokumenter for fast eiendom.
I noen bransjer stilles det også krav om lengre oppbevaringstid, det gjelder blant annet oljeforetak og kraftverk.
Skatteetaten kan også pålegge deg å ta vare på dokumentasjon utover det som er krav for primær og sekundærdokumentasjon. Bokføringsloven §4 sier i praksis at «regnskapsrapportering skal oppbevares så lenge det er saklig behov for å kontrollere pliktig regnskapsrapportering.»
Regnskapsdokumentasjon må være leselig og sporbar
Bilagene dine kan lagres i papirformat eller elektronisk, det er opp til deg. Men bokføringsloven §6 setter krav til sporbarhet.
Informasjonen knyttet til regnskapet ditt skal hele tiden være tilgjengelig og kunne hentes frem. Den skal også være i leselig format, enten det papir, PDF eller lignende.
Papirbilag må lagres på en måte som er sikret for brann, tyveri og annen skade. I praksis vil de fleste oppbevare papirbilag på en perm på kontoret sitt, men du er ansvarlig for at dokumentasjonen ikke går tapt på noen måte.
Skal du lagre dokumentasjonen elektronisk må det være på norsk jord, enten det er lokalt på PCen din eller på en server. Det er rom for å oppbevare filene i Danmark, Finland, Island og Sverige så lenge du gir Skatteetaten beskjed om dette. Filene må kunne skrives ut i Norge i hele oppbevaringstiden.
Ifølge bokføringsforskriften må du også ta sikkerhetskopi av elektroniske bilag slik at de ikke går tapt hvis, for eksempel, PCen krasjer. Det vil si at hvis du skanner et bilag må du ta vare på originalbilaget til den elektroniske filen er sikkerhetskopiert.
Hvis du fører regnskap i Conta lagres bilagene dine trygt i skyen.
Det er lurt å ta bilde av og og laste bilag opp i regnskapet så fort du har kjøpt noe. Da kan du knytte de til kjøpene du fører, slik at det er enkelt å finne frem til de i ettertid.
Prøv Conta sin gratis mobilapp for kvitteringer.
