Et elektronisk arkiv er som navnet tilsier, et arkiv som er elektronisk. Det som er lurt med å arkivere viktige dokumenter elektronisk er at du er sikret langsiktig lagring.
Et fysisk arkiv kan for eksempel bli utsatt for brann, vannskader og det er generelt lettere å miste viktige papirer. Dette slipper du å bekymre deg for når det er lagret digitalt.
Lagrer du dokumentene dine elektronisk er det altså mindre sjanse for at du mister verdifull informasjon. Elektronisk arkiv gjør også du at slipper plassen det krever å oppbevare papirer. Det gjør det også ofte lettere å finne det du leter etter ved å ta et kjapt søk.
Et regnskapsprogram for eksempel har elektronisk arkiv, som møter kravet til oppbevaring av i 10 år. Kravet gjelder oppbevaringen generelt, og med å lagre det elektronisk frem for fysisk vil du være mer sikker på at det ikke blir ødelagt eller forsvinner.
Bytte fra fysisk arkiv til elektronisk arkiv
Mange bedrifter har et fysisk arkiv, gjerne også de som har holdt på i noen år. Det er ikke i veien for å ville ta vare på noen viktige dokumenter i papirform, men flere og flere velger å flytte arkivet til et digitalt arkiv.
Som regel flytter man da det fysiske arkivet over til elektronisk arkiv ved å skanne dokumentene inn og legge de inn i arkivet i for eksempel PDF-format. Har arkivet kundeinformasjon eller lignende kan det også flyttes over manuelt. Dette krever litt mer tid, men til gjengjeld vil det være lettere å finne frem til informasjonen du leter etter.