Nå som det er lov å føre regnskap helt papirløst, foretrekker de fleste nok å oppbevare bilag digitalt. Da er løsningen bilagsskanning, eller at bilagene tas bilde av, og så lastes opp i et regnskapssystem.
Det er nemlig viktig at hvert skannede bilag kan knyttes til en spesifikk transaksjon i regnskapet, og da er det enkleste å laste det opp i selve regnskapsprogrammet istedenfor å holde orden på ting manuelt.
Bilaget må være leselig
En annen ting som er viktig å påse er at bilaget må være lett leselig. Med leselig mener vi dette:
- Bilaget må være i et vanlig filformat, som JPG, PNG eller PDF.
- Foto eller skanning må være gjort slik at teksten er lett å lese.
- Alt må være med på bildet, så pass på at du ikke har utelatt noe.
- Om det ikke er åpenbart hvorfor bilaget har noe med virksomheten å gjøre, må en forklaring påføres og bilaget må signeres før du laster det opp.
Bruk kvitteringsapp til bilagsskanning
I Conta har vi en egen mobilapp til skanning av bilag som er veldig enkel å bruke. Alt du gjør er å installere den på din Android eller iOS-dings, og logge inn med samme brukernavn og passord som du vanligvis bruker i Conta.
Last ned appen gratis fra App Store eller Google Play.
Så trenger du bare ta bilde, og laste opp, og så venter bilaget på deg neste gang du logger inn i Conta. Det gøyale når du laster opp bilag i Conta er at vår kunstige intelligens, Kaia, tolker all informasjonen på bilaget og forhåndsutfyller feltene i regnskapet for deg. Kaia gir også beskjed hvis bildet er for dårlig kvalitet og må tas på nytt. Ganske kult!