Hva er bilag

Bilag er dokumentasjonen på en transaksjon (eller postering) i regnskapet. Som regel er et bilag en kvittering eller en faktura.

Bilag er dokumentasjonen på en transaksjon (eller postering) i regnskapet. Som regel er et bilag en kvittering eller en faktura.

Alle transaksjoner som er bokført i regnskapet skal være knyttet til et bilag, og motsatt. Bilag skal være sporbare tilbake til transaksjoner, og moderne regnskapssystemer har som regel metoder for å skanne og lagre bilagene slik at dette ivaretas.

I Conta kan du laste opp bilag med kvitteringsappen. Last den ned i App Store eller Google Play.

Hva er kravene til bilag?

Det finnes en rekke krav for hva bilag skal inneholde for at de skal være gyldige. Aller først må de være tyveri- og brannsikkert lagret i fem år, og de må være i et lesbart format. Og de må inneholde

  • navn, adresse og organisasjonsnummeret på den som har kjøpt noe
  • navn og organisasjonsnummer til den som har solgt noe
  • tekst med «Foretaksregisteret» etter organisasjonsnummeret ditt hvis du driver et AS, ASA eller NUF som er registrert i Foretaksregisteret, med «MVA» rett etterpå hvis bedriften din er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
  • fakturanummer
  • datoen fakturaen ble utstedt
  • hvilke varer eller tjenester det er snakk om, og hvor mange
  • hvor mye varene eller tjenestene koster
  • hvor og når varen eller tjenesten ble levert
  • MVA-sats og beløp hvis selger er MVA-registrert
  • forfallsdato

Det er mulig og lovlig å lagre bilag fysisk, men det tryggeste og mest praktiske nå om dagen er å ta vare på bilagene elektronisk. Hvis det er ikke er tydelig på eksempelvis en kvittering hvorfor bilaget har noe med bedriftens virksomhet å gjøre, må du skrive en kort forklaring sammen med bilaget og signere det, med dato, før du skanner eller oppbevarer kvitteringen på annet vis.

Videre må hvert eneste bilag ha et unikt nummer. I regnskapsprogrammet til Conta er det lagt til rette for enkel lagring og sporing av alle bilag du skanner og laster opp, enten med mobilappen vår eller direkte via nettleseren.

Bilagsjournal

En bilagsjournal er en fullstendig oversikt, eller liste, over alle bilag som er bokført i regnskapet. 

Loven krever at hvert bilag i regnskapet skal kunne spores til en spesifikk transaksjon ved hjelp av unik nummerering. Moderne regnskapsprogrammer lar deg laste opp bilag slik at de blir automatisk nummerert, men det går også an å skrive på nummer for hånd og oppbevare bilagene i perm.

Dette viser bilagsjournalen

I bilagsjournalen skal du kunne se hvordan bilagene er ført, på hvilken dato og på hvilke kontoer i regnskapet. 

Det viktigste er at nummerrekken er ubrutt (uten hull) og at nummeret matcher nummeret på transaksjonen som ble registrert i regnskapet.

Komplett regnskapsprogram for alle typer bedrifter