Et kassasystem brukes til å ta betalt for varer som betales kontant og dokumenterer salgene du har hatt. Kassasystem må følge kravet til kontantsalg i bokføringsreglene.
Et kassasystem er ikke bare en bankterminal. En kasse sender informasjon om salget til betalingsløsningen, og så registreres betalingen på kassen igjen. En kasse skal blant annet kunne registrere betaling med forskjellige betalingsmidler, kunne produsere noen bestemte rapporter, skrive ut salgskvitteringer og vise hva klokken er.
Butikker og restauranter er blant de som må bruke en kasse for å registrere kontantsalg. Her menes kontantsalg at kunden har betalt varen med det samme den er kjøpt, uavhengig av betalingsmåte. Både kontanter, bankkort, Vipps og Zettle regnes som kontantsalg.
Du må ta kasseoppgjør (også kalt dagsoppgjør) på kassasystemet etter hver salgsdag.
Hva er et produkterklært kassasystem?
Alle bokføringspliktige bedrifter med kontantsalg må bruke et produkterklært kassasystem. Det betyr enkelt og greit at det er sendt inn et skjema til Skatteetaten som bekrefter at kassasystemet følger kravene i kassasystemloven og -forskriften. Produkterklæringen skal følge med når du kjøper, leier eller låner et kassasystem.
Se Skatteetaten sin liste over produkterklærte kassasystemer.
Hvis du ikke har et godkjent kassasystem, må du sende faktura for alle salg i stedet. Har bokføringsplikt og bruker et kassasystem som ikke er produkterklært, kan du få et overtredelsesgebyr på ti rettsgebyrer.
Unntak fra kassasystemer
I noen tilfeller er det tillatt å bruke andre løsninger enn kassasystem. Det gjelder hvis du
- har en inntekt under 50 000 kroner i året
- kun har sporadisk kontantsalg under 3G (3 x grunnbeløp)
- tilbyr salg fra automat
- selger noe fra et ubetjent salgssted
- utsteder kontantfaktura
Selv om du er unntatt kasse, må du kunne dokumentere alle salg. Det gjør du med et av disse alternativene:
- En forhåndsnummerert, innbundet bok.
- Et forhåndsnummerert salgsbilag.
- En oppstilling over ut- og innleverte varer og kontanter.
Hvis du ikke bruker et kassasystem, er du uansett pliktig til å kunne skrive ut en kvittering hvis kunden ber om det. Du må derfor huske å ha med deg kvitteringsblokk hvis du benytter deg av et alternativene nevnt over.
Du må også ta dagsoppgjør der du teller hvor mye penger du har på slutten av dagen.