Har du ansatte må du kjøre lønn hver måned. Slik skal du bokføre lønn, skatt, arbeidsgiveravgift og mer i regnskapet ditt.
Det lønner seg alltid å bruke et lønnssystem når du kjører lønn. Lønnssystemet vil regne ut alle kostnadene og vise deg hvilke kontoer de skal føres på.
De fleste lønnssystem har også en løsning for å sende a-melding – informasjon om blant annet lønn, skattetrekk og arbeidsgiveravgift – til myndighetene, noe du må gjøre hver måned.
Conta har lansert et helt nytt og enkelt lønnssystem. Der kan du kjøre lønn, levere a-melding direkte til Altinn og sende ut lønnsslipp til de ansatte. Prøv lønnsprogrammet gratis.
Med Conta sitt lønnssystem blir lønnskjøringen en lek:
Denne artikkelen er kun for deg som skal kjøre lønn, enten det er for ansatte i et aksjeselskap (inkludert deg selv) eller i et enkeltpersonforetak.
Interessert i føre regnskap selv? Få full kontroll på regnskapsføringen med denne guiden.
Bokføre lønn automatisk med et lønnssystem
Når du bruker Conta sitt lønnssystem, kan du automatisk bokføre lønnskjøringen når den er ferdig. Alt du må gjøre er å koble til integrasjonen.
Du legger inn alle kostnader og lønnslinjer etter hvert som du lager lønnsutbetalingen, og til slutt velger du «Bokfør med Conta». Det er faktisk så enkelt!
Prøv lønnssystemet gratisVil du heller bokføre manuelt? Les videre:
Hvilke kostnader må du ha med?
Ola Nordmann tjener 30 000 kroner i måneden. Bruttolønnen hans øker kostnadene til bedriften din, og føres derfor som:
+ 30 000 kroner på konto 5000 Lønn til ansatte.
Det er ikke alltid logisk å tenke pluss og minus når det kommer til regnskap. Penger bedriften din skylder føres som minusverdi på kontoklasse 2. Det stilles opp mot kontoklasse 1 eiendeler (bankinnskudd, eiendom, aksjer) som føres som pluss.
Samlet kalles de to kontoklassene balanse, og når du sender inn årsregnskapet skal de oppveie hverandre og gå i null.
De gjenværende kontoklassene kalles resultat. Der fører du kostnader som pluss og inntekt som minus, slik at de kan stilles opp mot hverandre. Kostnader knyttet til ansatte føres som pluss på kontoklasse 5, som vist i eksempelet i denne artikkelen.
Ved årets slutt vil det totale minus- eller plussbeløpet fra resultatet overføres til egenkapitalen i kontoklasse 2. Egenkapital er penger bedriften din skylder til aksjonærene. Fordi egenkapitalen har minusverdi er inntekt med på å øke beløpet, mens kostnader minsker det.
Les også: Alt du må vite om lønn.
Skatt
Du trekker vanligvis mellom 30-45 prosent skatt av bruttolønn. I dette eksempelet kan vi si at skatten utgjør 10 000 kroner. Det er penger bedriften din skylder til staten, og føres derfor som:
– 10 000 kroner på konto 2600 Forskuddstrekk.
Nettolønnen, altså lønn etter skatt, er penger som skal betales til Ola. Det fører du som:
– 20 000 kroner på konto 2930 Skyldig Lønn.
Feriepenger
Du må beregne feriepenger av bruttolønn. Feriepengene er på minst 10,2 prosent (12,5 prosent for ansatte over 60 år), men høyere sats kan være satt i tariffavtaler eller arbeidsavtaler.
Det er vanlig med 12 prosent sats.
30 000 x 12 prosent = 3 600 kroner
Feriepengene du setter av føres som:
+ 3 600 kroner på konto 5092 Feriepenger
– 3 600 kroner på konto 2940 Skyldige feriepenger
Arbeidsgiveravgift
Bedriften din må betale arbeidsgiveravgift på lønn, som regel 14,1 prosent av bruttolønn. Sjekk satsen til bedriften din.
30 000 x 14,1 prosent = 4 230 kroner.
Det føres som:
+ 4 230 kroner på 5400 Arbeidsgiveravgift
– 4 230 kroner på 2770 Skyldig arbeidsgiveravgift
Du må også beregne arbeidsgiveravgift av feriepengene:
3 600 x 14,1 prosent = 507,6 kroner
Det føres som:
+ 507,6 kroner på konto 5405 Arbeidsgiveravgift av påløpte feriepenger
– 507,6 kroner på konto 2785 Påløpt arbeidsgiveravgift ferielønn
Dette er de vanligste kostnadene i forbindelse med lønn. Hvis du også har kilometergodtgjørelse, diett/reisekostnader og andre goder å føre, kan du legge dette til på lønnsbilaget, men det er ikke et krav at du fører det samtidig.
Hva skjer når du betaler ut penger?
Når du skal bokføre utbetaling av lønn fører du det som:
+ 20 000 kroner på konto 2930 Skyldig lønn, slik at gjelden du førte der tidligere opphører.
– 20 000 kroner på konto 1920 eller en annen bankkonto.
Når du betaler ut lønn må du også sette av skattepenger. Det er et lovkrav å opprette en egen bankkonto for dette, en skattetrekkskonto. Skattepengene skal betales inn til staten annenhver måned.
Det føres som:
+ 10 000 kroner på 1950 Bankkonto for skattetrekk.
– 10 000 kroner på 1920 eller en annen bankkonto .
Du betaler inn forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift annenhver måned. Når du betaler fører du skatten for de to foregående månedene som:
+ 20 000 på 2600 Forskuddstrekk, slik at den kontoen går i null.
– 20 000 kroner på 1950 Bankkonto for skattetrekk, som er der pengene betales fra.
Arbeidsgiveravgiften føres som pluss på 2770 Skyldig arbeidsgiveravgift og minus på 1920 eller en annen bankkonto.
Når du betaler ut feriepenger året etter, må du kjøre lønn på det også. Skyldige feriepenger flyttes fra 2940 Skyldige feriepenger til 2930 Skyldig lønn, slik at det viser at de er klare til utbetaling.
Arbeidsgiveravgiften du har beregnet på disse feriepengene flyttes fra 2785 Påløpt arbeidsgiveravgift ferielønn til 2770 Skyldig arbeidsgiveravgift.
Det blir med neste gang du betaler inn arbeidsgiveravgift til staten.
Når du betaler ut feriepengene fører du det som pluss på 2930 slik at kontoen går i null, og minus på 1920 eller en annen bankkonto.
Periodisere når du bokfører lønn
Du skal bokføre lønn den måneden det er utbetalt, men i regnskapet kan du flytte kostnaden til den måneden den ansatte har utført jobben.
Det gjør en for at regnskapet skal stemme mest mulig med den faktiske økonomien til firmaet.
For å periodisere lønnskostnader må du først føre summen av lønnskostnadene (bruttolønn, arbeidsgiveravgift og feriepenger) som pluss på konto 5090, som du oppretter selv, og minus på konto 2961 Annen påløpt kostnad.
Dette gjør du i måneden den ansatte har jobbet.
Når du kjører lønn og utbetaler pengene, fører du beløpet tilbake som minus på konto 5090 og pluss på konto 2961. Du fører deretter lønnen som vist over.
Det gjør at at kostnaden din viser i rett måned i regnskapet ditt.
For å føre lønn i regnskapsprogrammet til Conta må du gå til NYTT KJØP og deretter ALLE TYPER BILAG. Lønn kan ikke føres som et vanlig kjøp, siden det er mange variabler.
