Hva er faktura? En faktura er en form for dokumentasjon på at et salg har funnet sted, og er bindende dokument som forplikter mottakeren å betale for varer eller tjenester som er levert.
Mange tror nok at de kan lage fakturaer i Word eller lignende, men det stilles en rekke krav til hva en faktura skal inneholde for å kunne være gyldig:
- Dato.
- Nummer (maskinelt eller forhåndstrykt).
- Selgers navn og organisasjonsnummer, evt. etterfulgt av “MVA” hvis firmaet er registrert i Merverdiavgiftsregisteret.
- Ordet “Foretaksregisteret” i tilknytning til organisasjonsnummeret (gjelder AS, ASA og NUF registrert i Foretaksregisteret).
- Kjøpers navn, adresse eller organisasjonsnummer.
- En klar beskrivelse av varen eller tjenesten.
- Antall, mengde eller omfang av produktet eller tjenesten.
- Leveringssted og tidspunkt.
- Totalsum som skal betales.
- Forfallsdato.
- Merverdiavgift og andre avgifter hvis dette er aktuelt.
- Summering av de ulike MVA-satsene hver for seg.
Det kan virke som mye, men alle moderne faktura- og regnskapsprogrammer, selvfølgelig også Conta, ivaretar disse kravene for deg så lenge du fyller ut riktig informasjon i programvaren.
Send ubegrenset med fakturaer og før regnskapet selv med Conta sitt smarte faktura- og regnskapsprogram.
Flere typer faktura
De fleste fakturaer kjennetegnes ved at de er kredittbaserte, det vil si at varen eller tjenesten leveres først, så sender bedriften faktura til kunden og venter på betaling.
Når penger betales samtidig med leveransen, skal bedriften i stedet utstede en kontantfaktura. En kontantfaktura har samme krav til innhold som en vanlig faktura. Hvis du neste gang du er i butikken, leser det som står på kvitteringen du mottar, så ser du at den inneholder alt som er nevnt i listen over. En kassalapp er dermed også en form for faktura.
Når en faktura er feilaktig utstedt eller inneholder andre feil som må korrigeres, eller en kunde skal refunderes – så må en såkalt kreditnota utstedes som «nuller ut» fakturaen.
Flere måter å sende på
Å sende faktura skjer som regel elektronisk nå om dagen, men det går også an å sende i posten (om du skulle føle deg nostalgisk akkurat den dagen). Når det gjelder elektronisk sending er det flere alternativ. Du har e-post, men også sikrere løsninger som EHF og eFaktura som du sikkert kjenner fra din private nettbank.