Når kunden ikke kan betale fakturaen du har sendt ut, kan du avslutte faktura med tap. I denne artikkelen forklarer vi når du kan gjøre det.
Når du selger på kreditt, kan du oppleve at kunden din ikke har mulighet til å betale for seg. Manglende betalingsevne kan komme av at kunden har dårlig likviditet og lite penger, eller rett og slett har gått konkurs.
Hva betyr det å avslutte en faktura med tap?
Når du avslutter en faktura med tap, betyr det at du ikke kommer til å få inn pengene du har fakturert for. Siden du har tapt penger, føres fakturaen som en kostnad i regnskapet.
Noen fakturaprogram har en egen funksjon for å avslutte faktura som tap. Slik avslutter du fakturaer med tap i Conta.
Når du bruker regnskapsprogrammet og fakturaprogrammet til Conta, blir alle fakturaer automatisk bokført.
Når kan du avslutte en faktura?
Du kan føre en faktura som tap når det er endelig bekreftet at du ikke kommer til å få betalt. Det kan skje når:
- fakturaen har gått til inkasso, men fortsatt ikke blitt betalt
- det har gått seks måneder etter forfall og du har sendt minst tre purringer uten at fakturaen har blitt betalt
- bedriften har gått konkurs eller er avviklet
- det er opprettet konkursbo på kunden, men det ikke er noen midler i boet
Kan jeg lage kreditnota for å avslutte en faktura med tap?
Du skal ikke lage en kreditnota hvis kunden ikke har mulighet til å betale for seg. Kreditnota brukes som regel for å nulle ut hvis det er feil på fakturaen, enten det er feil i summen, adressen til mottaker eller andre opplysninger.
Les også: Hva er kreditnota?
Skyldes den manglende betalingen derimot at kunden nekter å betale deg selv om de har pengene til det, og du er enig i at det ikke er verdt å følge opp for å få betaling, kan du lage en kreditnota. Da har du ikke lenger noe krav mot kunden og du har akseptert at de ikke skal betale.
Når du krediterer en faktura er det fordi det viste seg å ikke bli en inntekt likevel. Det kan skyldes uenighet om oppdraget, feil i utføringen av oppdraget eller feil på varen, eller at du gir opp å få inn pengene fordi det krever mer jobb enn det er verdt. Kreditering av en faktura gir redusert inntekt.
Når du avslutter en faktura med tap, vil det fortsatt stå som en inntekt fordi du har utført jobben eller levert varen. Det vises likevel som en kostnad i regnskapet ditt fordi det ikke er mulig å få inn pengene. Overskuddet blir det samme, men den utførte jobben vises som inntekt og den ubetalte fakturaen som kostnad.
Hvis fakturaen hadde MVA, får du tilbake dette på neste MVA-melding. Du betaler heller ikke skatt av en faktura som er avsluttet med tap.
Slik avslutter du en faktura med tap i Conta.
Fakturaen kan fortsatt følges opp
I Conta kan du sende fakturaer med inkasso til Kravia. Når du har gjort det, er kravet om å følge opp fakturaen fulgt og du kan skrive den av som tap.
Men, selv om du har avsluttet fakturaen som tap, kan Kravia fortsette innkrevingen hos kunden din. I mange tilfeller ender det med at kunden til slutt gjør opp for seg, og du får betalt.
Det er derfor lurt å ikke avslutte inkassosaken selv om du har tapsført fakturaen.
