Når kunden ikke betaler kan du kvie deg for å ta kontakt. Hva er egentlig den beste fremgangsmåten? Vi gir deg noen gode tips.
Du har sendt fakturaen. Men betalingen lar vente på seg. Hva bør du gjøre nå? Vi har tidligere skrevet om hvordan du får raskere betalt med gode fakturarutiner og ved å ta i bruk inkasso om nødvendig.
Denne artikkelen tar for seg det viktige steget i mellom – hvordan tar du kontakt med kunden når betalingen uteblir? Det er naturlig å bli urolig når du ikke får inn penger, men vi har gode tips som hjelper deg.
Ikke få panikk
De fleste kunder vil ikke betale før forfallsdatoen for å sørge for at de selv har god likviditet, så det er ingen grunn til å bekymre seg i forkant. Selv etter forfallsdatoen er det mange ganger kun små grep skal til for å få inn betaling, så gå igjennom disse før du begynner å uroe deg.
Har du tatt med i beregningen at kunder kan unnlate å betale og lagt noen gode planer for håndtering er du godt rustet. Viser det seg at kunden ikke betaler selv etter purring, har du muligheten til å bruke inkasso for å få pengene dine. Kunden har kjøpt noe fra deg, og en faktura regnes da som bindende avtale.
Handle raskt
Sjekk at fakturaen du har sendt kunden er korrekt og fullstendig. Er kunden usikker på hva pengene egentlig går til vil de nok kvie seg for å betale.
Stemmer alt bør du ta kontakt med kunden for å høre om noe er galt. Det er viktig å være raskt ute for å sjekke om det hele skyldes en misforståelse, betalingsproblemer, eller misnøye med varen eller tjenesten.
Så fort du vet hva problemet gjelder kan du oppklare misforståelsen, tilby nedbetalingsplan, eller starte inkassoprosess hvis kunden ikke har betalingsvilje.
Jo fortere du tar disse stegene jo mer sannsynlig er det at du får det du har krav på. Og i god tid til å betale egne regninger.
Følg opp kunden
Ofte skyldes forsinket betaling bare en misforståelse, og noen ganger skal det så lite til som en telefonsamtale eller en e-post til kunden før betalingen kommer inn. I alle tilfeller er det viktig å følge opp kundene slik at de kontakter deg hvis noe er galt.
Har du holdt god kontakt siden tilbud og faktura ble sendt, vet du at kunden er fornøyd med varen eller tjenesten og med fakturaen de har fått.
For påminnelser om når du bør ta kontakt kan du bruke gjøremålsfunksjonen i Conta.
Ha en god tone med kunden
Kanskje har kunden glemt betalingsfristen, eller de har betalt, men pengene har ikke kommet inn på kontoen din enda. Starter du prosessen med en dårlig tone kan det føre til at kunden ikke kjøper varer eller tjenester av deg neste gang.
Selv hvis kunden har unnlatt å betale trenger det ikke å skyldes manglende betalingsvilje. De sliter kanskje med sin egen likviditet. Da kan du tilby nedbetalingsplaner eller lengre frist.
En god tone vil gjøre hele oppfølgingen mye bedre både for deg og kunden.
Sørg for å ha alt skriftlig
Det er viktig å få som mye som mulig skriftlig, så e-post er et greit format å bruke. Hvis kunden spør om betalingsutsettelse har du det skriftlig. Da har de godtatt å betale innen en viss frist, og at de er enige i at de skylder deg penger.
Får du problemer senere ved at kunden for eksempel sier seg uenige i fakturaen eller varen eller tjenesten som ble levert kan du henvise til denne samtalen.
De fleste kunder vil nok ikke skape problemer, men du vet aldri hvem som kan vise seg å være vanskelige. Har du gode rutiner er du sikret om det skjer.
Purring og inkasso
Et siste steg er purring og inkasso. Inkasso er tidkrevende arbeid, så du kan vurdere å sette bort arbeidet til et inkassobyrå slik som Kravia.
Husk at det å sjekke at faktura stemmer, sende oppfølgingsmail eller foreslå en nedbetalingsplan kan føre til at problemet løser seg før det går til inkasso.
Har du gode rutiner før og etter at du sender faktura, og når du tar kontakt med kundene dine kan du spare mye tid og penger.
