Med KID blir innbetalinger automatisk registrert i Conta, men det kan hende kunden taster feil eller glemmer KID-nummeret. Dette gjør du hvis du får inn en innbetaling med avvik.
KID, eller kundeidentifikasjonsnummer, brukes for å identifisere hvilken kunde og hvilken faktura det er snakk om når en innbetaling kommer inn på kontoen din.
Hver faktura du sender har et unikt KID-nummer som kundene skal bruke når de betaler. Betalingene blir da automatisk registrert i Conta uten at du trenger å sjekke nettbanken og markere fakturaene som betalt.
For å kunne bruke KID på fakturaene dine må du ha abonnementet Smart.
Har du fått inn en betaling med avvik?
KID er laget for å forenkle oppfølgingen av fakturaene dine, og oversikten i Conta oppdateres automatisk etter hvert som betalingene kommer inn.
Det kan likevel hende du blir nødt til å følge opp en faktura. Dette skjer når Conta ikke klarer å registrere betalingen på riktig faktura, og det kommer opp at du har fått inn en «innbetaling med avvik».
Kluss i KID-nummeret
Avvik skyldes som regel menneskelig feil, for eksempel hvis kunden:
- betaler uten å bruke KID-nummeret
- taster inn feil KID-nummer
- betaler for stor eller for liten sum
Da vil ikke systemet vite hvilken faktura betalingen skal registreres mot. Heldigvis er de fleste betalinger med avvik enkle å ordne opp i.
Enkelt å ordne opp i Conta
Når du får inn en betaling med avvik vil du få beskjed på hovedsiden på Conta.
Klikk på «behandle innbetalingene» for å se hvilke betalinger det gjelder:
Betaling uten KID eller med ugyldig KID-nummer kan du enkelt rette opp i. Klikk på «behandle» for å registrere innbetalingen på riktig kunde og faktura.
Hvis kundenavnet mangler, kan du finne ut hvem som eier kontoen ved å skrive inn kontonummeret i nettbanken på en ny betaling, og så se på navnet eller firmanavnet som dukker opp.
Når kunden har sendt feil beløp
Har kunden betalt deg for mye kan du :
- betale kunden tilbake
- lage faktura på det overskytende beløpet hvis dere har avtalt en høyere sum enn du i utgangspunktet fakturerte
- føre som inntekt eller renter hvis det overskytende beløpet skyldes en purring
Har kunden betalt deg for lite kan du:
- kreditere kunden hvis dere har blitt enige om en lavere kjøpesum
- purre på resten
- sende saken til inkasso, om nødvendig
