Hei, du som er nybakt gründer! Vi får mange spørsmål fra sånne som deg. Vi har også vært helt ferske en gang, så vi skjønner godt at du spør. Her er noen fakturatips for å unngå at du kommer skeivt ut fra start.
Visste du at du kan lage fakturaer enkelt og greit med Conta?
1. Start på nummer én
Første fakturatips! I motsetning til hva mange ferskinger tror, er det ikke flaut å sende ut faktura nummer 1. Det går bare én vei etter dette: Oppover.
Unngå å rote til fakturanummeret ved å sette årstallet foran, som f.eks. 20150001. Fakturanummeret hopper ikke tilbake til null ved årsskiftet.
Hvis du vil ha et lengre fakturanummer i starten, kan du begynne på f.eks. 10001. (Har du allerede fakturert i et annet program må du lese dette).
Prøv fakturaprogram gratis! Send fakturaer enkelt, raskt og helt på egenhånd.
2. Legg inn MVA på varer, fra start
Har du akkurat startet firma? Da er ikke firmaet blitt registrert for merverdiavgift (MVA) ennå, og skal ikke fakturere MVA. Men når du legger inn varer i varelageret i Conta, bør du likevel registrere de med riktig MVA-sats. Da slipper du å gå gjennom hele varelista og endre satsene den dagen du er blitt MVA-registrert.
Conta setter automatisk merverdiavgift på varene til 0 % så lenge du ikke har krysset av i innstillingene for at du er MVA-registrert. Når MVA-registreringen er i boks endrer du innstillingen, og alle varene dine får umiddelbart riktig MVA-sats fordi du har fortalt systemet hvilken sats som gjelder for hver vare.
Les mer: Alt du trenger å vite om MVA-meldingen.
Vårt fakturatips om MVA gjelder bare for deg som selger varer eller tjenester som er MVA-pliktige. For eksempel, så skal en frilansjournalist som bare skriver tekst aldri fakturere MVA.
3. Nei, det er ikke lov til å slette
For å oppheve en faktura som er feil må du lage en kreditnota. Det spiller ingen rolle om du har sendt den til kunden eller ikke, eller om det bare var adressa som var feil. Alle typer feil gjør at det må lages en kreditnota, men kunden trenger ikke å få kreditnotaen tilsendt hvis de ikke allerede har mottatt fakturaen med feil.
Ved å være litt ekstra nøyaktig kan du spare deg for en ekstra kreditnota – og ekstra bokføring for både deg og kunden.
Trenger du et regnskapsprogram? Med Conta kan du føre regnskapet ditt helt selv. Prøv gratis i 30 dager.
Kunne du tenkt deg hjelp fra en regnskapsfører? Vi har regnskapsførere over hele landet klare til å hjelpe deg.
4. Beskjeder skal i beskjedfeltet
Ikke skriv beskjeder i fakturalinjene. Du har et fint felt spesielt til beskjeder i øvre del av fakturaen. Får du ikke plass der, kan du for eksempel legge til et PDF-vedlegg med flere detaljer, dette er det støtte for i Conta på siden der du sender fakturaen. Det er også plass til å skrive en melding i e-posten fra systemet, hvis du sender på denne måten.
Et bonus fakturatips er å sende faktura som eFaktura. Da får kunden din fakturaen rett inn i nettbanken sin og godkjenner betalingen der. Les mer om eFaktura.
5. Fakturer i norske kroner
Det er ikke så vanlig at norske foretak fakturerer i fremmede valutaer. Har du noen gang mottatt en faktura fra et tysk firma som var utstedt i norske kroner? Neppe. Hvis du fakturerer i norske kroner slipper du komplisert bokføring. Avtal i kontrakten med kunden hva jobben du gjør skal koste i NOK, hvilken vekslingskurs som skal brukes (sikrer at du som selger ikke taper på at kursen svinger), og hvem som skal betale bankgebyrene.
En kort betalingsinstruks kan skrives i beskjedfeltet på Conta-fakturaen. Du kan også bruke vedlegg hvis du trenger mer plass. Les også artikkelen om å fakturere utenlandske kunder.
6. Slapp av!
Mange ferskinger bruker mye energi på å vente på betalingen. På å sjekke konto, på å sjekke forfallsdato og så å sjekke kontoen igjen for å se om pengene har kommet.
Dette er helt uproduktivt. Conta holder styringen for deg.
Du får en påminnelse på e-post når fakturaen har forfalt og det er tid for å sende purring eller inkassovarsel. Det er på dette tidspunktet du sjekker kontoen din. Altså før du eventuelt purrer på betalingen.
Har du Smart-abonnementet kan du velge å sette på automatisk oppfølging av forfalte fakturaer. For å skru på dette går du enkelt til INNSTILLINGER > FAKTURAINNSTILLINGER og AUTOMATISK OPPFØLGING. Der kan du også oppgradere til Smart hvis du ikke allerede har det.
Du bør bruke tiden din på å bli bedre i yrket ditt, eller til å skaffe deg flere kunder. Har du nok arbeid vil du også ha nok penger. Har du for lite penger betyr det at du har for lite å gjøre, eller for lave priser. Småfirmaer har begrenset kapasitet, og tiden din er ekstra dyrebar.
Mange ferskinger bruker også ekstremt mye energi på å samle sammen småkvitteringer som kanskje gir dem åtte kroner i skattefradrag. Dette er også ganske unødvendig når du tenker på hvor mye tid det tar å føre regnskapet og hva du heller kunne brukt tiden til. Men dét er en annen historie…
7. Det er greit med 10 dager
Siste fakturatips! Selv om du ikke trenger å bekymre deg så mye for om pengene kommer (de aller fleste gjør opp for seg) så trenger du heller ikke å gi kundene 30 dagers betalingsfrist. 10 dager er helt fint. I alle de årene vi selv har vært næringsdrivende har vi aldri fått klager på at det kun er 10 dagers forfallsfrist på fakturaen. Kortere tid til oppgjøret kommer gir deg bedre likviditet, altså et mer positivt forhold mellom inntekter og utgifter.
Conta har 14 dager som standard, men dette kan du endre på i innstillingene.
LES OGSÅ: 6 1/2 tips til god likviditet.
Lykke til!
