Hva er forskuddsfaktura og akonto-faktura?

En forskuddsfaktura sendes ut før jobben er påbegynt. Akonto betyr at du fakturerer et cirkabeløp underveis i oppdraget, og avregner på slutten av perioden, eller når oppdraget avsluttes.

Det er ulovlig å fakturere merverdiavgift på en jobb som ikke er utført. Derfor skal ikke en forskuddsfaktura ha MVA. Du skal i stedet bruke valget «0% ikke omsetning» i nedtrekksmenyen i fakturaprogrammet fra Conta.

Akontofakturering skal ha vanlig MVA. La oss ta en nærmere titt på de to metodene:

Hva er forskuddsfaktura?

Det finnes regler for når det er lov å fakturere på forskudd.

For at bokføringen skal bli riktig må du etter at oppdraget er ferdig kreditere hele forskuddsfakturaen. Deretter sender du en ny faktura på totalkostnaden pluss MVA. Du kan selvfølgelig også inkludere andre poster på denne fakturaen, f.eks. ekstra påløpte kostnader i forbindelse med arbeidet, kjøring, møter eller annet som var vanskelig å avtale på forhånd.

Slik lager du en faktura i Conta:

Du sender både kreditnota og ny faktura til kunden, og ber om at de betaler inn nettobeløpet. Nettobeløpet er det som står igjen når du trekker kreditnotabeløpet fra det nye fakturabeløpet.

Les også: Hvordan lage kreditnota.

Eksempel på forskuddsfaktura:

Webdesigner Gunnar Weber sender alltid forskuddsfaktura på 50 prosent av totalbeløpet før han begynner å jobbe for kunder. Han forklarer de at han har brent seg mange ganger på at kundene ikke betaler. De aller fleste kundene pleier å stole på at han ikke stikker av med forskuddet.

Når betalingen for forskuddsfakturaen er kommet, begynner Gunnar på oppdraget. Deretter har han to valg:

1. Jobbe helt til han er kommet til et punkt der forskuddsbetalingen ikke lenger strekker til, og sende en ny faktura som dekker neste etappe av oppdraget. Til slutt krediterer han forskuddsfakturaene og sender en ny samlefaktura på hele beløpet, inkludert MVA. Kunden betaler inn kun MVA-beløpet.
2. Gjøre ferdig hele oppdraget, og sende faktura på restbeløpet etter at nettstedet er overlevert til kunden. Som du leste ovenfor krediterer han forskuddsfakturaen og sender en ny faktura inkludert merverdiavgift. Kunden betaler bare inn nettobeløpet (ny fakturasum minus kreditnota-sum).

For å få bokføringen helt 100 prosent kan det være smart å lage seg en salgskonto som heter «Forskuddsfakturering». Da har du alltid full oversikt over hva som fremdeles står igjen på denne kontoen og som det må faktureres MVA av. Når alle oppdrag er utført, alle forskuddsbetalinger er kreditert og totalkostnadene er fakturert, skal kontoen være tom, hvis du har gjort det riktig.

Hvis perioden går over årsskifte, må du flytte beløpet på salgskontoen til en balansekonto i regnskapet. Det er vanlig å bruke konto «2900 Forskudd fra kunder».

Send forskuddsfaktura med Conta

Hva er akonto-fakturering?

Overfor privatpersoner er det ikke lenger lovlig å bruke uttrykket «akonto». Prisopplysningsforskriften, som trådte i kraft 1.1.2013, pålegger deg å kalle det for «forskuddsvis fakturering i perioden», slik at det er tydeligere hva du mener.

Men hva er forskjellen på forskudd uten MVA og akonto med MVA?

Akonto brukes når oppdraget er i gang, f.eks. der partene har en løpende kontrakt om f.eks. regnskapsføring, strømleveranse eller andre tjenester der prisen varierer fra måned til måned. Selgeren fakturerer en fast sum på forhånd i perioden, og det hele avregnes på slutten av perioden/slutten av året. Siden oppdraget er underveis, er det lov til å fakturere MVA med det samme.

Eksempel på akonto-fakturering:

Regnskapsfører Gunnarsen har kontrakt med kunden Sveins Snekkertjenester AS. Siden kunden er et aksjeselskap kan Gunnarsen bruke ordet «akonto». En akonto-faktura kan se slik ut:

Akonto-betaling for regnskapsføring iht. fast avtale, perioden 01.04-30.06. 9000 kr
MVA 25% 2250 kr

Å betale: 11 250 kr

I juli sender Gunnarsen en ny faktura, og avregner samtidig hvor mye han egentlig jobbet i forrige kvartal:

Regnskapsføring 01.04.-30.06. 13 timer à kr 800: 10 400 kr + MVA = 13000 kr
Akonto innbetalt 9000 kr + MVA = –11250 kr (du kan sette minus foran tallet i Conta)
Akonto-beløp 1.7-30.9, 10 000 kr + MVA = 12500

Å betale: 14 250 kr

Merk at du kan sette minustegn foran enten antallet eller fakturalinjesummen i Conta. Hvis minusbeløpet er større enn plussbeløpet vil fakturaen automatisk endres til en kreditnota med påskriften «til gode» i stedet for «å betale».

Akonto-fakturering kan også brukes til for eksempel håndtverkeroppdrag som går over mer enn en uke. Eksempel:

Rørlegger Hansen har vært på befaring i huset ditt, og har gitt et tilbud du har akseptert. Starten på oppdraget blir for Rørlegger Hansen å kjøpe inn delene han trenger. Når han mottar faktura fra leverandørene sine, må han viderefakturere dette til deg med en gang, med det påslaget han skal ha. Forfallsdatoen på fakturaen må være på en tidligere dato enn han skal betale sine leverandører. Han slipper da å legge ut for delene, og du som er kunde slipper å være redd for å betale for noe du ikke får.

Når Rørlegger Hansen har startet på jobben, bør han ikke vente til den er ferdig før han fakturerer. Alt ut over et kort oppdrag på inntil fem dager bør faktureres fortløpende, minst én gang i uka.

Fakturaene bør ikke ha mer en 10 dagers forfall. Er rørleggeren usikker på om kundene betaler, bør han ikke jobbe mer på prosjektet før fakturaene er betalt.

Kanskje vil Hansen miste noen kunder fordi han gjør det slik, men i lengden vil det lønne seg fordi han får bedre sikkerhet for tiden og de direkte utgiftene han har med å jobbe. Åpenhet er viktig for å få kundene til å forstå hvorfor det er viktig for han som leverandør å ha en viss sikkerhet for å ikke brenne seg på dårlige betalere.

Send akonto-faktura med Conta