Har du gjort feil på en faktura kan du ikke bare sende en ny. Du må først lage det som kalles en kreditnota for å annullere fakturaen som var feil.
En kreditnota opphever en faktura. Du må bruke kreditnota når du har utstedt en faktura som er feil og vil kansellere den. Det gjelder enten du har feil adresse for kunden, fakturaen har trykkfeil, eller det er prisen som ikke stemmer.
Med Conta kan du enkelt lage faktura og kreditnotaer som blir slik som de ser ut på skjermen.
Hvorfor trenger du kreditnota?
Kreditnota må brukes fordi alle fakturaene dine har et eget fakturanummer, og sletter du en faktura vil det bli hull i nummerrekken, noe som er ulovlig. I tillegg vil det bli feil i regnskapet om du utsteder en ny faktura oppå den gamle.
Du må derfor utstede en motfaktura, kalt kreditnota, som opphever summen på den original fakturaen.
Vanlige grunner til å opprette kreditnota er at:
- du har fakturert for høy pris
- du har fakturert for mange varer
- kunden vil returnere varen
- det er en feil ved varen og kunden får prisavslag
Men selv når du skal endre navn eller adresse på fakturaen, må du bruke en kreditnota.
Hvis fakturaen din ikke følger kravene til fakturaer, må du annullere den.
Har du sendt fakturaen med feil til kunden, må du sende de kreditnotaen, sammen med en eventuell korrekt faktura. Du må føre både fakturaen med feil, kreditnotaen og den korrekte fakturaen i regnskapet ditt.
Krav til kreditnotaen
Ifølge bokføringsloven er det krav til at det skal være enkelt å spore opp fakturaer og kreditnotaer i regnskapet. Det skal gjøre skattemyndighetenes arbeid lettere ved en eventuell gjennomgang.
Kreditnotaen din må derfor ha et eget nummer og datoen på kreditnotaen må være dagen den ble utstedt. Det må komme tydelig frem fra kreditnotaen hvilken faktura den annullerer. Ellers bør kreditnotaen inneholde samme informasjon som fakturaen.
Eksempel på kreditnota:
Du har sendt en kunde en faktura for 7000 kroner, men du innser at etter avtalen deres har du fakturert 2000 kroner for mye. Da bør du utstede en kreditnota på 7000 kroner, mot den originale fakturaen, og lage en ny faktura for 5000 kroner. Send både kreditnotaen og den nye fakturaen til kunden.
Slik vil fakturaen se ut:
Og slik vil en eventuell kreditnota se ut:
Kreditnotaen er veldig lik fakturaen, men det kommer tydelig frem at det er en kreditnota. I stedet for «å betale» vil det stå «til gode», og andre beløp vil ha minus foran seg. Det er også oppgitt hvilken faktura den krediterer.
I Conta er det enkelt å utstede en kreditnota. Du velger bare fakturaen det gjelder i fakturalisten og trykker på «Lag kreditnota».
Du kan sende kreditnotaen som e-post, EHF, postlegge selv eller vi kan postlegge for deg.
Video: Kreditere faktura, steg for steg
Derfor bør du alltid kreditere hele fakturaer
Selv om du i dette tilfellet kunne ha utstedt en kreditnota for 2000 kroner, slik at det totale fakturabeløpet ble redusert til 6750 kroner, er det enklest å kreditere hele beløpet.
Å annullere deler av en faktura gjør det lettere for deg å føre feil i regnskapet. Har du en regnskapsfører, kan de måtte bruke mye mer tid på bokføringen. Vi vil gjøre ting enklest og billigst mulig for deg, så i Conta Faktura har du kun mulighet for å kreditere hele fakturaen.
Når du har registrert deg i MVA-registeret, er det også enklest å bruke en kreditnota for å kansellere hele fakturaen som gjorde at bedriften din overgikk grensen på 50 000 kroner, og deretter opprette en ny faktura for hele beløpet, inkludert merverdiavgift. Les mer om etterfakturering av MVA.
