Hovedregelen er at fakturaer ikke kan sendes før varen eller tjenesten er blitt levert, men det finnes likevel noen unntak.
Fakturaer skal sendes fortløpende, og senest 30 dager etter levering av det du solgte. Forskrift om bokføring § 5-2-6 slår likevel fast at fakturering på forskudd er mulig for «persontransport, servering, abonnementer, leier, avgifter, og lignende». Men som regel er det selv da kun lov å fakturere på forskudd opptil ett år frem i tid.
Typiske tilfeller der forskuddsfakturering er lov er når det dreier seg om:
- Mobil- og andre tjenesteabonnementer som bredbånd, strømmetjenester o.l.
- Magasinabonnementer
- Buss- og togbilletter
- Billetter til arrangementer
- Restauranter der en betaler før en får servering
- Husleie
MVA er en omsetningsavgift, altså en avgift på gjennomførte salg. Det er dermed vanligvis ikke lov å kreve forskudd med MVA på varer og tjenester som ikke har blitt omsatt enda.
MVA må i så fall kreves inn etter levering av tjenesten eller varen. Det enkleste, spesielt med tanke på å holde bokføringen så enkel som mulig, er dermed å vente med å sende faktura til du faktisk har levert varen eller tjenesten.
Selv om det ikke er mulig å fakturere på forskudd, kan følgende være en løsning for deg som vil ha betalt tidligere, og er blitt enig med kunden om det:
Du kan be kundene om å betale inn på forskudd, som du så i regnskapet ditt kan føre på konto 2900, forskudd fra kunder. Skriv ned hva forskuddet gjelder. Når du så senere fakturerer, kan du registrere forskuddet mot fakturaen og ut fra konto 2900 igjen.
Andre tilfeller krever tillatelse
For å kunne forskuddsfakturere varer og tjenester som ikke omtales i loven, må du først søke om dispensasjon fra Skattedirektoratet. Ta helst kontakt med dem før du søker slik at du vet hva de er ute etter i en eventuell søknad.
Likviditet er en utfordring for mange bedrifter. For å sikre litt mer stabilitet i pengeflyten går det fin an å avtale delfakturering underveis i prosjekter som går over tid. Da får du i det minste deler av pengene før hele prosjektet er over, og kunden din har jo også mye å tjene på at et stabilt, oversiktlig og godt forhold med deg som leverandør.
Akontofakturering
Akontofakturering vil si å fakturere antatte delbeløp underveis i et prosjekt, og så gjøre en avregning på slutten av perioden eller prosjektet når man lager den siste fakturaen. Dette kan for eksempel brukes ved fakturering for regnskapsføringstjenester, elektrisitet eller andre tjenester der prisen kan variere fra måned til måned.
Merk at hvis det gjelder privatkunder, kan du ikke kalle det akontofakturering. Da må du heller skrive noe slik som «delfaktura prosjekt X for arbeid utført i april» på fakturaen.
