Å dele opp virksomheten i prosjekter og avdelinger kan gi deg bedre oversikt. Har du Conta sitt abonnoment Smart kan du opprette ubegrenset med prosjekter og avdelinger i Conta.
Å bruke prosjekt og avdeling kan forenkle arbeidet ditt, fra du sender faktura og analyserer rapportene dine, helt frem til regnskapsføringen din.
Avdelinger brukes som regel for å skille mellom flere typer arbeid, eller til å skille ut enkelte varer og tjenester, mens prosjekter brukes for å se hvordan det ligger an med arbeid som foregår over tid.
Slik setter du opp en avdeling eller et prosjekt.
1. Det gjør fillagring enklere
Med Conta kan du laste opp og lagre et ubegrenset antall filer på hvert prosjekt. Da kan du ha kontrakter, tegninger, bilder og timelister lett tilgjengelig og trygt lagret.
Hvis du, for eksempel, tar vare på bilder av en utført jobb, i tillegg til kontrakter og vilkår, er du sikret om du er så uheldig at kunden sier seg uenig i fakturaen.
Når du oppretter et prosjekt, kan du knytte det til en spesifikk kunde, legge inn beskrivelse og start- og sluttdato. Prosjektnavnet blir med på alle fakturaer som du knytter til det prosjektet.
2. Du får bedre rapporter
Bruker du prosjekt og avdeling når du fakturerer, får du grundigere rapporter om firmaet ditt.
Selger du forskjellige typer varer eller tjenester, kan avdelingsfunksjonen hjelpe deg å se hva du tjener mest og minst på. En slik oversikt over økonomien til bedriften din lar deg ta bedre beslutninger.
I avdelingsrapportene får du se omsetningen for året fordelt i et søylediagram, hvor mye merverdiavgift du har krevd inn, og fakturaene du har sendt fra hver avdeling. Du kan også se hvem som er avdelingenes toppkunder.
I en prosjektrapport kan du se hvor mye du har tjent på prosjektet og hvor mye det utgjør av den totale omsetningen din. Du kan også se merverdiavgiften du har krevd inn, i tillegg til alle fakturaene knyttet til prosjektet.
3. Det forenkler regnskapsføringen din
Bruker du Conta til å føre regnskap? Fakturaer som er knyttet til et prosjekt eller en avdeling, blir automatisk ført på samme prosjekt eller avdeling i regnskapet ditt.
Alle bilag du fører kan også kobles til spesifikke prosjekt og avdelinger. Med unntak av MVA-meldingen og fakturajournalen, kan regnskapsrapportene dine da deles opp i disse prosjektene eller avdelingene.
Driver du med forskjellige typer arbeid? I noen tilfeller må varer eller tjenester rapporteres ulikt.
For eksempel vil en bonde som driver med malervirksomhet for å tjene litt ekstra penger, måtte sende inn egne skjema for landbruksvirksomheten.
Det er enklere å finne frem tallene han skal rapportere hvis han bruker avdeling for å skille mellom landbruks- og malervirksomheten når han fakturerer og fører regnskap.
Det er også nyttig å bruke avdelingsfunksjonen hvis du vil skille mellom inntekt fra ulike steder, for eksempel om firmaet ditt har én avdeling i Oslo og én i Trondheim.
LES OGSÅ: Slik kommer du i gang med regnskapsføring for bedriften din
4. Det gjør det enklere å følge lovverket
Å bruke prosjekt og avdeling når du fakturerer kan også hjelpe deg å overholde krav som stilles til regnskapet ditt
Bygg- og anleggsfirma må føre egne prosjektregnskap for store anbud, altså anbud verdt mer enn 5G (620 140 i 2024)
Forskrift om bokføring krever også at de som driver frisørvirksomhet kan skille salg av varer fra salg av tjenester i regnskapet sitt. Det kan gjøres ved å fakturere fra to avdelinger, for eksempel Fridas Frisør Klipp og Fridas Frisør Varesalg.
Det er også lurt på bruke avdelinger hvis du får støtte til deler av arbeidet ditt fra Innovasjon Norge eller en annen aktør, som krever at du rapporterer inn regnskapstallene dine.
