Snarveier

Regnskap og regnskapsføring: Alt du bør vite (2024)

Lurer du på hvordan du fører regnskap? I denne guiden har vi samlet alt du trenger å vite om regnskapsføring - fra hvordan du bokfører ditt første bilag til hvilke regnskapsrapporter som er viktige for din bedrift.

Post-thumb
- 33 min lesing

Lurer du på hvordan du fører regnskap? I denne guiden har vi samlet alt du trenger å vite om regnskapsføring – fra hvordan du bokfører ditt første bilag til hvilke regnskapsrapporter som er viktige for din bedrift.

Som næringsdrivende er det viktig å ha kontroll på reglene knyttet til regnskap for din bedrift og hvordan du har tenkt til håndtere regnskapsføringen i din virksomhet.

I denne artikkelen har vi samlet alt du trenger å vite om regnskapsføring i små bedrifter. Vi starter med å gi deg en detaljert forklaring på hva regskap er, før vi viser deg hvordan du bokfører bilag og leverer de viktigste lovpålagte oppgavene.

English: How to invoice and bookkeep with Conta.

Regnskap definisjon: Hva er regnskap?

Regnskap er en oppstilling av hva bedriften din eier, hva den skylder, har tjent og kjøpt. Næringsdrivende fører regnskap for å beregne hvor mye skatt og merverdiavgift du skal betale til staten, og for at det offentlige skal kunne se over hva som skjer i bedriften.

Å jobbe med regnskap kalles regnskapsføring. Da noterer du kjøp, salg og andre endringer i bedriften din i et regnskapsprogram eller et regneark.

I kurset under tar Randi og Jostein i Conta deg gjennom det mest grunnleggende slik at du kan føre regnskap selv.


Kurs i regnskapsføring for nybegynnere:

Prøv Conta gratis

Hvem må føre regnskap?

Hvis bedriften din omsetter for mer enn 50 000 kroner i løpet av tolv måneder, har du bokføringsplikt og må sette opp og føre regnskap, i tråd med føringene i bokføringsloven.

Det vil si at du blant annet må:

  • bokføre alle transaksjonene til bedriften din, og legge ved dokumentasjon, slik som faktura eller kvittering (kalles gjerne bilag)
  • ha ordentlig system på regnskapet slik at myndighetene kan kontrollere det og du kan ta ut rapportene du skal sende inn
  • oppbevare alle bilagene dine trygt i fem år. Fører du regnskap i Conta kan du ta bilde av kvitteringene dine og sende rett til regnskapet med en gratis kvitteringsapp
  • sørge for at regnskapet er komplett før hver frist, og ellers hver fjerde måned

De fleste enkeltpersonforetak har kun bokføringsplikt.

I tillegg må alle aksjeselskap (og enkeltpersonforetak som har eiendeler verdt mer enn 20 millioner kroner eller ansatte som utgjør mer en 20 årsverk) sette opp og sende inn det som kalles årsregnskap hvert år.

Dette kalles regnskapsplikt og er regulert av regnskapsloven.

Noen årsregnskap må også kontrolleres av en revisor. Det gjelder enkeltpersonforetak med regnskapsplikt og aksjeselskap som har:

  • mer enn 6 millioner kroner i driftsinntekt, og
  • balansesum på over 23 millioner kroner, og 
  • ansatte som utgjør 10 årsverk eller mer

Hvem slipper å føre regnskap? Du trenger ikke bokføre hvis du omsetter for mindre enn 50 000 kroner i året, men du må uansett kunne legge frem en oversikt over inntekter og kostnader, og det kan være like så greit å gjøre det i et ordentlig system.


Hva brukes regnskapet til? 

Regnskapet brukes blant annet til å beregne hvor mye skatt og merverdiavgift, ofte kalt MVA eller moms, bedriften din skal betale.

Det er også grunnlaget for skattefradragene dine. Hvis du bokfører kostnadene til bedriften og har dokumentasjonen i orden, slipper du å skatte på den delen av bedriftens inntekt som går med til slike ting som leie av lokaler, bruk av bil i driften, telefon, internett eller kjøp av programvare.

Regnskapet gir deg i tillegg tall som skal stå på skattemeldingen (selvangivelsen) til alle aksjeselskap og på den personlige skattemeldingen din.

Ved enkelte frister må du sende inn hele eller deler av regnskapet ditt til myndighetene. Skattemyndighetene kan også be om å få se over det du har bokført. Det kalles bokettersyn

I tillegg er regnskapet nyttig i flere situasjoner, blant annet for å:

  • bekrefte at det er lønnsomt å drive med det du gjør
  • se utviklingen i bedriften din og ta ut nøkkeltall
  • sette opp budsjett, slik som driftsbudsjett i det daglige og likviditetsbudsjett som ser på kontantstrømmen inn og ut av bedriften din. Disse budsjettene bør du sette opp for bedriften din.
  • dokumentere den økonomiske situasjonen til bedriften når du skal søke om støtte fra banker eller støtteordninger

Hvis du har feil eller mangler ting i regnskapet ditt kan du få bøter, tilleggsgebyr eller restskatt. Det er derfor lurt å bruke et ordentlig regnskapsprogram og få hjelp en regnskapsfører hvis du er usikker.


Få oversikt over andre bedrifters regnskaptall

I Norge er årsregnskapet for regnskapspliktige virksomheter offentlig informasjon. Det betyr at andre kan laste ned årsregnskapet ditt på Brønnøysundregistrenes nettsider eller finne resultatet ditt på Proff sine nettsider.

Du kan også få tilgang til andre bedrifters regnskapstall. Dette kan for eksempel være nyttig når du skal måle den økonomiske utviklingen i virksomheten din mot andre bedrifter i din bransje.


Føre regnskap selv eller ha regnskapsfører?

Det er både lov og fullt mulig å føre sitt eget regnskap. Fordelen med å føre selv er at du sparer penger og at du forstår mer av den økonomiske situasjonen til bedriften din.

Det finnes fordeler både ved å føre selv og ved å bruke regnskapsfører.

For et lite firma vil ikke bokføringen være veldig komplisert. I tillegg lærer du mye så fort du kommer i gang, og du kommer også til å repetere mange av de samme føringene hver måned.

Denne testen kan gi deg en pekepinn på hvor mye du kan om regnskapsføring. Merk at det kan være flere riktige svar på hvert spørsmål.


Prøv Conta gratis


Du kan også velge å få hjelp av en regnskapsfører til hele eller deler av regnskapet. Det er lurt hvis du ikke er interessert i regnskapsføring, ikke har tid til å føre selv eller du rett og slett vil at noen skal se over det som er gjort.

«Regnskapsfører» er ikke en beskyttet tittel, men brukes sammen med «regnskapsmedarbeider» om personer som arbeider med regnskap. Regnskapsførere som fører på andres vegne må være autoriserte eller jobbe i et regnskapsbyrå under en autorisert regnskapsfører.

Arbeidsoppgavene til en regnskapsfører kan omfatte alt fra bokføring, rådgivning, årsregnskap, skattemelding/næringsoppgav, fakturering og kontroll av eksisterende regnskap.

Hvor mye du må betale avhenger etter hva du trenger hjelp med og hvor mange bilag du skal føre i året.

I Conta kan du enkelt finne en autorisert regnskapsfører som kan hjelpe deg rett i regnskapsprogrammet.

Les mer om hva en regnskapsfører kan hjelpe deg med.


Regnskapsmal eller regnskapsprogram? 

Hvis du velger å ta deg av regnskapet selv må du bestemme deg for hvilket verktøy du skal bruke.

Bedrifter med færre enn 600 bilag i året, altså mindre enn 600 transaksjoner å bokføre, har muligheten for å bruke en regnskapsmal, som kan være et regneark i Excel. Ofte lønner det seg likevel å bruke et regnskapsprogram.

Valget ditt avhenger av:

  • hvor mye du kan om regnskap. Hvis du ikke er helt stødig er det enklere å føre riktig i et regnskapsprogram.
  • hvor enkelt det er å få hjelp hvis du trenger det. Det tar ofte mindre tid for en regnskapsfører å sette seg inn i et standardisert regnskapsprogram, og det er som regel kjappere å finne og rette opp i feil. 
  • om du er registrert i MVA-registeret eller kommer til å bli det. Det er ikke alle regnskapsmaler som legger opp til at du skal føre med merverdiavgift, men det gjør et ordentlig regnskapsprogram.
  • om du skal ansette noen. Å kjøre lønn i et regnskapsprogram er ofte mer oversiktlig og sparer deg mye tid.
  • hvor mange frister du har. Hvis du er registrert i MVA-registeret må du som regel sende inn MVA-melding annenhver måned. Har du regnskapsplikt skal årsregnskapet sendes inn senest 31. juli hvert år. Å ha ansatte gir deg også en god del flere frister, og da er det viktig å ha en god regnskapsløsning.
Send inn MVA-melding på PCen.


Et nettbasert regnskapsprogram, spesielt et som er laget for små bedrifter, vil ikke koste mer enn ett par hundrelapper i måneden. 


Fordeler med et regnskapsprogram

Nysgjerrig på regnskapsprogram? Nettbaserte løsninger har en klar fordel over nedlastbare programmer fordi du kun trenger å logge deg inn på en nettside for å komme i gang. 

Regnskapet og bilagene dine er også trygt lagret hvis du får problemer med PCen.

Gode regnskapsprogram har vært basert Norsk Standard Kontoplan, det mest vanlige regnskapsoppsettet i Norge.

Regnskapsprogrammer legger opp til at du kan eksportere i tråd med SAF-T standarden, og mange vil for enkelhetens skyld også sette opp slik at du fører i SAF-T kontoplanen. Fra 1.1.2020 var det lovpålagt å følge SAF-T tosifret kontoplan. Altså at en må velge riktig konto der de to første sifrene er korrekt. Conta har SAF-T kontoplan, så det er lett å følge.

Å bruke dette oppsettet gjør det lettere for deg å levere næringsspesifikasjon (tidligere næringsoppgave), og for andre, for eksempel en regnskapsfører, å sette seg inn i regnskapet ditt.

Her har program en klar fordel over regnskapsmaler, som ikke alltid vil være tilpasset til nye lovkrav. 

Et godt regnskapsprogram vil også:

  • hjelpe deg å velge riktige kontoer, for eksempel forhindre at du registrerer et kjøp på en inntektskonto
  • gi deg enkel tilgang til alle rapportene du trenger
  • gi deg veiledning og hjelp, enten i form av hjelpeartikler, kundeservice eller meldinger inne i regnskapsprogrammet
  • automatisere så mye av arbeidet ditt som mulig
  • gi deg en ferdig utfylt MVA-melding, slik at det enkelt å levere til myndighetene
  • la deg invitere flere brukere, for eksempel en regnskapsfører
  • lagre dokumentasjonen din trygt i minst fem år, i tråd med bokføringsloven

Conta gir deg alle disse fordelene når du fører regnskap. Den kunstige intelligensen Kaia hjelper deg på vei til å velge riktig konto, passer på at bilagene er i god nok kvalitet og gir deg beskjed når du har glemt å fylle inn informasjon. På den måten blir det nesten umulig å gjøre feil i regnskapet! Dette gjør faktisk Conta til Norges smarteste regnskapsprogram. Les mer om AI i Conta.

Prøv regnskapsprogrammet til Conta gratis i 30 dager.

Du kan nå også ta bilde av kvitteringene dine og sende rett til regnskapet med den gratis Conta-appen.

Mobilappen som du kan bruke når du fører regnskap I Conta. Ta bilde av kvitteringene dine og send rett til regnskapsprogrammet.



Hva inneholder et regnskap?

Norsk Standard Kontoplan deler regnskapet opp i to store bolker.

Den ene er balanse, hvor du fører alt som har med eiendeler, gjeld/egenkapital å gjøre (egenkapital er en gjeld bedriften skylder til eierne), og den andre er resultat, hvor du fører inntekter og kostnader som bedriften har.

Balansen består av kontoer som begynner på 1 eller 2, resultat konto 3 til 8, og du fører ulike ting ulike steder.

Balanse:

Kontoer som begynner på 1 regnes som eiendelskontoer, mens kontoer som begynner på 2 regnes som gjeldskontoer.

1. Eiendeler

2. Egenkapital og gjeld

Resultat:

Alle kontoer som begynner på 3 (ofte kalt kontoklasse 3) regnes som inntektskontoer mens 4-8 regnes som kostnadskontoer.

3. Salgs og driftsinntekter.

4. Varekostnad, altså alt som går med til å produsere varer eller tjenester, inkludert varer for videresalg, innleid arbeidskraft, og så videre.

5. Lønnskostnader, det meste som er knyttet til ansatte.

6. Andre driftskostnader

7. Andre driftskostnader

8. Finansinntekter og kostnader, alt som ikke kommer fra salg av vare eller tjeneste, slik som renter og gebyrer.

Last ned en utskrivbar oversikt over kontoklassene.

De åtte kontoklassene deles opp i kontogrupper (to siffer), og spesifikke kontoer (fire).

Kontoklasser for regnskap. 2 er kontoklassen, 22 er kontogruppen og 2200 er hele kontokoden.

Du må bruke de samme klasse- (1-8) og gruppeinndelingene (f.eks 10 eller 24) som alle andre, men du kan opprette spesifikke underkontoer som passer til din bedrift.

Det er kun spesifikke kontoer du bruker når du skal føre transaksjoner, men du kan bruke kontoklasser og kontogrupper til å få oversikt over, for eksempel, all inntekten din eller all inntekt med MVA.

Les mer om kontoplanen for regnskap.


Slik fører du regnskap

I moderne, nettbaserete økonomisystemer er det ikke så vanskelig å føre regnskapet sitt selv. Sysstemene er ofte svært brukervennlige og bruker AI til å foreslå hvilken konto du skal registrere bilaget ditt mot. I Conta blir også fakturaene du sender og innbetalingene du mottar automatisk registrert i regnskapet.

Denne videoen viser hvordan du bokfører de vanligste bilagene i Conta:

Vi har også laget en egen guide som viser hvordan du fører regnskapet ditt selv.

Dobbelt bokholderi

Regnskapsføring er basert på det som heter dobbelt bokføringsprinsipp. Det vil si at alle transaksjoner føres to steder. De to føringene kalles debet og kredit

Prinsippet sier at alt du fører skal gå i null. 

Når du bruker veiviseren i Conta, føres kjøp i debet og kredit automatisk basert på hva du oppgir at du har kjøpt og hvilken betalingsmetode du har brukt.

Du har også muligheten til å føre alle typer bilag i Conta, og det må du hvis du skal bokføre lønn, periodisere eller avskrive og så videre, og da bruker du kredit og debet i praksis.


Kunder og leverandører

Konto «1500 – Kundefordring» er en sammenstilling av alle kundefordringene dine, og konto «2400 – Leverandørgjeld» er en sammenstilling av alt du skylder og har kjøpt av leverandører. 

Du kan se oversikten ved å gå til rapportene kundereskontro eller leverandørreskontro.

Du fører aldri direkte på disse to kontoene. I stedet får hver kunde og hver leverandør sin egen underkonto, som kan hete «1500 – Ola Nordmann», for eksempel.

* Debet kalles gjerne pluss og kredit minus, men det er litt mer komplisert enn som så. Minus er ikke alltid negativt i regnskapssammenheng og pluss er heller ikke alltid positivt.

I resultatet føres inntekt som minus og kostnader som pluss, slik at de kan stilles opp mot hverandre. Et negativt resultat vil altså si at du har gått med overskudd. Ved slutten av året overføres resultat til balansen din, spesifikt til egenkapitalen.

Egenkapitalen føres sammen med annen gjeld i minus slik at den kan stilles opp mot eiendelene (som føres i pluss), og det negative overskuddet øker beløpet du kan utbetale til eier eller innehaver.

La oss si du har kostnader på +50 0000 kroner og inntekt på -200 000 kroner.

Ved årets slutt overføres -150 000 kroner til balansen. Hvis egenkapitalen var -100 000 kroner blir den nå -250 000 kroner. Da har du mer egenandel du kan utbetale.

Hvis du bruker Conta til faktureringen oppdateres regnskapet automatisk. Det vil si at alt du registrerer i fakturaprogrammet, slik som fakturaer, innbetalinger og kreditnotaer, automatisk føres i regnskapet. Slik henger regnskap og fakturering sammen.

Bruker du KID i Conta, registreres innbetalinger av seg selv, slik at du har én mindre ting å tenke på.

Slik fungerer KID når du bruker Conta. Firmaet sender faktura med KID-nummer, kunden betaler og Conta markerer fakturaen som betalt. Det bokføres i regnskapet.

Les mer om kunder og leverandører i regnskapet.


Bilag i regnskapet

Hver gang du fører et kjøp, salg, flytting av penger, opptak av lån og så videre, må du legge ved en kvittering eller faktura som dokumenterer det som har skjedd. 

Det er strenge krav til hva denne dokumentasjonen, ofte kalt bilag, må inneholde:

  • Det må stå hvem som er kjøper og selger.
  • Du må ha med ordet MVA for de partene som er registrert i Merverdiavgiftsregisteret.
  • Du må ha med ordet Foretaksregisteret for firmaer som er registrert i Foretaksregisteret.
  • Hva som er blitt kjøpt eller solgt, og hvor mye det dreier seg om.
  • Et bilagsnummer, enten tildelt maskinelt eller forhåndstrykket på blanketter.
  • Datoen og stedet hvor varen eller tjenesten ble levert.
  • Hvor mye varen eller tjenesten kostet og fristen for å betale.
  • Merverdiavgift, både satser, utregning og totalsum, hvis selger er registrert i MVA-registeret.

Les mer om krav til bilag.

Alt du bokfører må kunne spores tilbake til et bilag. Bilagene du lager må være på norsk, svensk, dansk eller engelsk.

Trenger du hjelp med å velge riktig regnskapskonto?


I Conta sin splitter nye gratistjeneste Kontohjelp er det superenkelt å finne riktig regnskapskonto: Søk på det du har kjøpt, som «drill» eller «drivstoff», og få kontoanbefalinger umiddelbart.


I tillegg til å hjelpe deg å velge riktig konto, gir Kontohjelp deg gode beskrivelser på hvordan de ulike kontoene i regnskapet skal brukes. Du får blant annet praktiske eksempler til hvilke kostnader du kan (og ikke kan) føre mot hver enkelt konto.

 

Prøv Kontohjelp – det er gratis!


Hvor lenge er man pliktig til å oppbevare regnskap?

All regnskapsdokumentasjonen din, inkludert bilag, må oppbevares i minst fem år. Sekundærdokumentasjon, slik som en salgsavtale eller en kontrakt, kan oppbevares i tre og et halvt år, men det kan være lurt å oppbevare alt samlet alle fem årene.

Hver gang du bokfører noe bør du skanne eller ta bilde av bilaget og laste det opp i Conta. Nå kan du ta bilde av kvitteringene dine og sende de rett til regnskapsprogrammet med den gratis Conta-appen. Den kunstige intelligensen vår, Kaia, sørger for at bilaget er i god nok kvalitet til å regnes som gyldig dokumentasjon.

Alternativet er å oppbevare bilagene dine i permer, men da må de være sikret for tyveri, brann og vannskader. Du må også ta bilagsnummeret du får når du bokfører i Conta og skrive det på det fysiske bilaget.

Du har rett på skattefradrag på de aller fleste kostnadene du har i driften, så lenge du har kvittering som viser kjøpet.

Myndigheten gir deg fradrag du fordi du bruker penger du har tjent på å skape mer skattepliktig inntekt. Bruker du 1000 kroner på en skriver eller 50 000 kroner på å leie et kontorlokale trenger du ikke skatte av de pengene når du sender inn skattemelding året etter. 

Har du orden på kvitteringene dine kan det altså bli mye penger å spare for bedriften din.

Det kan koste bedriften penger å miste en kvittering. Mister du en kvittering på 1000 kroner, koster det bedriften din 700 kroner mer enn hvis du hadde kvitteringen. Det er lurt å ta bilde av kvitteringer og sende til regnskapsprogrammet fortløpende. Da er det enkelt å finne frem til de neste gang du logger inn for å bokføre.

Last ned kvitteringsappen til Iphone eller til Android.

Regnskapsloven krever at inntekt skal føres i den perioden det er opptjent, altså når varen eller tjenesten ble levert (det som kalles opptjeningsprinsippet), og at kostnad føres i den perioden du bruker det du har kjøpt (sammenstillingsprinsippet).


Hva er periodisering?

Vanligvis føres inntekt og kostnad på fakturadatoen, men noen ganger stemmer ikke den, for eksempel hvis du fakturerer i november for en jobb som ble gjort i oktober, eller du betaler leie på forskudd. 

For at årsregnskapet og rapportene du tar ut skal stemme, må du vise i regnskapet at du kjøpte noe eller tjente noe i den perioden det er snakk om. Det kalles periodisering.

I praksis vil det si at du fører du inntekten eller kostnaden på balansen først, og flytter over til en inntekts- eller kostnadskonto slik at det stemmer med perioden. 

Du kan periodisere varer, opptjent ikke fakturert inntekt, forskuddsbetalinger, påløpte kostnader, avskrivninger, lønn og mer. 

Komplett regnskapsprogram for alle typer bedrifter

Abonner på Conta sitt nyhetsbrev