Det skjer ofte at kunder ignorerer inkassokravet og kun betaler inn den opprinnelige fakturasummen. Du kan kreve inn restbeløp, men som regel er det enkleste å skrive av fakturaen med tap.
Det kan hende at kunden ikke gjorde det med overlegg, men gjorde en feil. Hvis det bare har gått noen få dager fra du sendte inkassokravet til du mottar innbetalingen, er det sannsynlig at kunden ikke har mottatt brevet. Det er treghet i både postgang og bankinnbetalinger.
Det er god inkassoskikk å la tvil komme kunden til gode. Men hvis kunden har hatt mulighet til å gjøre opp for seg tidligere, kan du kreve inn utestående restbeløp. En god måte å gjøre det på, er å ta kontakt med kunden og be dem om å betale det resterende beløpet.
Hvis du har sendt purring eller inkassovarsel med gebyr i Conta, kan du bokføre innbetalingen som en delbetaling, og deretter følge opp rentene og gebyrene som mangler. Slik registrerer du en innbetaling.
Hvis kunden fortsatt ikke betaler, har du følgende alternativer:
- Avskrive beløpet som tap.
- Plusse restbeløpet på neste faktura til kunden.
- Avslutte saken i Kravia og føre summen som tap i regnskapet.
Hvis du avslutter inkassokravet og det mangler litt på at hele hovedbeløpet er innbetalt, vil restsummen vise som tap på konto 7830 i regnskapet.
Slik avskriver du en faktura med tap.
Ikke lov med rente på renter
Hvis du krever inn restsummen via en annen faktura (bruk gjerne Conta sitt fakturaprogram som har direkte integrasjon med inkassoprogrammet Kravia), legger du inn varen som ble solgt tidligere med prisen til rentene og gebyrene.
Eksempel:
Du har solgt 10 timer foredrag til 1000 kroner stykk og fakturert kunden 10 000 kroner. I tillegg har du purret på denne, og lagt til et purregebyr på 200 kroner.
Når kunden betaler 10 000 kroner, regnes purregebyret på 200 kroner som inkludert i summen. Det som gjenstår er da 200 kroner for selve foredragene.
Du kan derfor lage en faktura på 200 kroner som restbeløp med samme varetekst som den opprinnelige fakturaen.
Du må i tillegg lage en kreditnota på de 200 kronene som ikke ble betalt etter at du la på purregebyr.
Det er nemlig ikke lov å ta renter på renter (renters rente), noe som kan komme til å skje hvis fakturaen må sendes til inkasso.
Du bestemmer derfor i disse tilfellene at pengene som ble innbetalt gikk til å dekke inkassogebyrer og renter, og at det gjenstår litt å betale på selve fakturabeløpet.
Den nye fakturaen kan eventuelt kreves inn ved hjelp av rettslig inkasso på vanlig måte hvis det blir nødvendig.
La et inkassobyrå ta seg av saken
Det er mange fordeler med å la et inkassobyrå ta seg av inkassosaker. Du slipper å ta dialogen med kunden som kan oppstå når du sender et inkassovarsel, og du slipper også å følge opp saken.
Conta er integrert med Kravia, slik at du kan sende til inkasso fra fakturaprogrammet og følge med på saken din derfra.
Når Kravia tar over en sak fra Conta, vil ikke gebyrer og renter generert i Conta følge med.