Bokettersyn er en kontroll av regnskapet til enkeltpersonforetaket eller aksjeselskapet ditt, gjort av Skatteetaten.
Hvis du driver din egen bedrift, er sannsynligheten stor for at du vil oppleve at Skatteetaten ber om bokettersyn. Da må du legge frem regnskapet ditt, slik at de kan kontrollere at alt er riktig og i henhold til lovene.
Tidligere var det vanlig at Skatteetaten sjekket regnskapet til bedrifter i gjennomsnitt hvert sjuende år, men de siste årene har det blitt vanlig å ha mindre kontroller av for eksempel merverdiavgift oftere. I denne artikkelen går vi nærmere inn på hva som sjekkes i et bokettersyn, hvordan prosessen foregår og hva konsekvensene kan være dersom kontrollørene finner avvik.
Les også: Hva er forskjellen på regnskapsplikt og bokføringsplikt?
Slik fungerer bokettersyn
Når firmaet ditt får beskjed om bokettersyn, vil du først få en melding i Altinn. Mest sannsynlig vil kontrolløren (eller bokettersynrevisoren, som det også kalles) din be deg om å svare på spørsmål og levere dokumenter innen en gitt frist.
Hensikten er å sjekke at bedriften betaler nok MVA, skatt, lønner de ansatte og ellers følger regnskapsloven på riktig måte.
Hvis kontrolløren finner avvik eller trenger å undersøke mer, tar han eller hun kontakt for å stille flere spørsmål, få tilsendt flere dokumenter eller avtale et møte for å gjennomgå regnskapet ditt nøyere. Dette kalles et utvidet bokettersyn. Noen ganger vil kontrolløren da komme til kontoret eller stedet bedriften holder til for å utføre en utvidet kontroll.
Les også: Alt du trenger å vite om å føre regnskap
Hva sjekkes i et bokettersyn?
Hva som sjekkes i et bokettersyn varierer. Noen ganger kontrolleres hele regnskapet, andre ganger bare noen poster. Som regel blir du bedt om å sende dokumentasjon som går ett til tre år tilbake i tid.
Når du skal ha bokettersyn, blir du som regel bedt om å sende en SAF-T-fil. SAF-T er en samling av flere regnskapsdata, og inneholder blant annet
- kontoplan og lønnsartregister
- bilagsjournal (posteringsjournal)
- hovedbok
- kundereskontro og leverandørreskontro
I tillegg kan du bli bedt om å legge ved noen inngående fakturaer og kontoutskrift fra banken.
Når du fører regnskap i Conta tar det bare noen få sekunder å få ut en fullstendig SAF-T-rapport. Gå til RAPPORTER > TIL SKATTEETATEN > SAF-T og klikk LAST NED EKSPORTFILEN når du har valgt perioden du ønsker. Easy peasy.
Hva er utvidet bokettersyn?
Hvis kontrolløren til Skatteetaten finner tegn på at bedriften din har gjort noe feil eller brutt loven, kan de sette igang et utvidet bokettersyn. Som regel blir du da varslet og avtaler et møte med kontrollør. I noen tilfeller, for eksempel hvis noen har meldt inn om ulovlige forhold og det er fare for at bevis kan bli ødelagt, vil kontrolløren møte uanmeldt opp på kontoret eller stedet der bedriften holder til.
Bedriften din kan også bli tatt ut i en stikkprøve og dermed måtte gjennomføre utvidet bokettersyn. Noen ganger hender det også at Skatteetaten har en bransjekontroll der de sjekker forholdene i en bestemt bransje. Da kan du også bli tatt ut til utvidet bokettersyn uten at det er mistanke om at bedriften har gjort noe ulovlig.
I et utvidet bokettersyn vil altså kontrolløren komme fysisk på besøk til bedriften din for å gå gjennom regnskapet ditt. De kan også be om dokumentasjon så langt som ti år tilbake i tid.
Firmaer med ansatte kan få arbeidsgiverkontroll
Arbeidsgiverkontroll er også en variant av utvidet bokettersyn, men den blir utført av det lokale Kemnerkontoret ditt.
Arbeidsgiverkontrollen kan gå ti år tilbake i tid og vil gjerne sjekke at
- innrapportert og betalt arbeidsgiveravgift stemmer med regnskapet
- de ansatte har gyldige kontrakter
- de ansatte har den lovpålagte yrkesskadeforsikringen og at den blir betalt av arbeidsgiver
- det som blir bokført på konto 5092 feriepenger samsvarer med det som er innmeldt i a-meldingen
- en eventuell naturalytelse, en skattbar fordel i form av ting eller tjenester, er rapportert inn til staten
Rettigheter og plikter ved bokettersyn
Det finnes selvsagt en hel del regler både for kontrolløren og bedriften som blir kontrollert. Før, under eller etter kontrollen skal kontrolløren fra Skatteetaten nemlig
- uoppfordret vise legitimasjon
- gi beskjed om formålet med besøket og hvorfor bedriften blir kontrollert
- orientere om opplysningsplikten og hvilke følger det kan få om firmaet ikke retter seg etter den
- orientere om retten til å klage på kontrollen
- orientere om retten til å ha med et vitne under bokettersynet
- avgjøre hvilken periode kontrollen skal foretas for, begrenset til ti år
- ha taushetsplikt om alle opplysninger han eller hun får kjennskap til under kontrollen
Representanten for bedriften plikter å legge fram alle dokumenter og opplysninger som kan ha betydning for kontrollen. Bedriften skal også gi tilgang og disposisjon til utstyr og programvare som er knyttet til regnskapssystemet og regnskapsmaterialet.
Merk at det er straffbart å prøve å hindre kontrollen eller ikke legge fram dokumentene kontrolløren ber om. Det gjelder også å ikke svare på meldingen fra Skatteetaten når du får beskjed om bokettersyn.
Du har lov til å klage på kontrollen. Klagen gis skriftlig eller muntlig til Kemnerkontoret innen 3 virkedager. De bestemmer om klagen tas videre til behandling i Skatteetaten.
Hva skjer hvis kontrolløren finner feil eller mangler under bokettersynet?
Alvorlighetsgraden på straffen varierer selvsagt også etter alvorlighetsgraden ved funnet. I mange tilfeller blir bedriften pålagt å etterbetale skatter eller avgifter, betale straffeskatt eller dagbøter.
Selv om bokettersyn er en kontroll av virksomheten, kan de ved noen tilfeller gå over til å gjelde daglig leder eller andre som privatperson også. I et enkeltpersonforetak er det for eksempel ikke et skille mellom bedriftens og privatpersonens økonomi, og da kan selvsagt dagbøter eller andre betalingskrav gå hardt utover privatøkonomien din.
Bokettersyn kan også gå utover privatpersoner hvis det er blitt gjort noe straffbart. Det hele kan nemlig ende med både bøter og fengselsstraff til styre eller daglig leder, hvis det er ille nok. Det gjelder også hvis noen andre i bedriften for eksempel har unndratt penger til seg selv.
Tips til bokettersyn
Bokettersyn høres kanskje skummelt ut, men så lenge du har alt på stell, er det ikke noe problem!
Vårt aller beste tips er å ta tak i det med det samme du får en melding om bokettersyn i Altinn og levere det du skal. Mange havner i trøbbel fordi de ikke svarer, og det kan også gjøre at kontrollen blir utvidet. Det er gjort på 1-2-3 å ta ut en SAF-T-rapport i Conta, så da er det egentlig ingen grunn til å utsette det.
Med andre ord; Før regnskapet til bedriften i et regnskapssystem fra starten av. Det er verken ulovlig eller umulig å føre regnskap i et regneark, men det gjør det mye mer tungvint for deg når Skatteetaten vil ha bokettersyn.
I et regnskapsprogram har du alle bokføringer, bilag og rapporter samlet på samme sted, noe som gjør det enkelt å samle sammen dokumentene de ber om. Du får jo faktisk alle dokumentene de vanligvis etterspør i SAF-T-rapporten som du enkelt kan laste ned!
