Vurderer du å bytte regnskapssystem? Her forteller vi når du kan bytte regnskapsprogram og hvordan du gjør det, steg for steg.
Det kan være mange gode grunner til å bytte regnskapsprogram.
Pris, brukervennlighet og funksjonalitet er noen av de vanligste årsakene til at næringsdrivende velger å bytte regnskapsprogram.
Men, selv om mange næringsdrivende leker med tanken om å bytte leverandør av regnskapssystem, er det et skummelt skritt for mange. Det er ofte usikkerhet til når man kan bytte regnskapsprogram og hvordan man gjør det.
I guiden skal vi fortelle deg alt du trenger å vite om bytte av regnskapsprogram. Vi hjelper deg å finne riktig tidspunkt og forklarer hvordan du gjør det.
Få hjelp til å bytte regnskapsprogram, gratis og enkelt!
Å bytte regnskapsprogram trenger ikke være vanskelig. Vi har et eget team som hjelper bedrifter å flytte til Conta – gratis og enkelt.
Conta er kåret til Norges rimeligste regnskapsprogram av Regnskap Norge (2023) og har over 60 000 fornøyde brukere.
Bytt regnskapsprogram nå ➔
Når er riktig tidspunkt å bytte regnskapsprogram?
Du kan i utgangspunktet bytte regnskapsprogram når du vil. Unntaket er hvis bedriften din er registrert i merverdiavgiftsregisteret. Da anbefaler vi at du bytter etter endt MVA-periode.
Hvilket regnskapsprogram skal jeg velge?
Når du skal velge et regnskapsprogram til bedriften din, bør du finne ut hva du trenger i forkant. Skal du sende fakturaer? Levere MVA-melding? Årsregnskap?
Når du har kartlagt behov blir det enklere å gjøre riktig valg.
Her er tips til hva du bør se etter:
- Pris: Ingen ønsker å betale for mye. Velg et regnskapsprogram som møter behovene dine, til en konkurransedyktig pris. Husk å regne med prisene systemene tar per faktura du sender eller transaksjon du registrerer i regnskapet.
- Brukervennlighet: Finn et regnskapsprogram som er enkelt å bruke og som har gode hjelperessurser. Gratis webinarer, hjelpesenter, og videoressurser er blant tingene du bør se etter.
- Funksjonalitet: De beste regnskapsprogrammene gir deg muligheten til å sende fakturaer, føre regnskap, håndtere lønn, sende MVA-meldinger og utføre årsoppgjør – alt fra ett og samme sted. Mobilapplikasjoner, automatiske kontoforslag og andre tidsbesparende funksjoner er også veldig verdifulle for næringsdrivende.
Regnskapsprogram pris: Conta er best i test
Et raskt Google-søk gir et hav av tester for norske regnskapsprogrammer. Disse testene utføres ofte av regnskapsfirmaer eller enkeltpersoner, noe som kan skape tvil om objektiviteten deres.
I 2023 gjennomførte Regnskap Norge en omfattende og uavhengig prisanalyse av økonomisystemer med sammenlignbar funksjonalitet.
Resultatene fra undersøkelsen slår fast at Conta er Norges rimeligste regnskapsprogram.
Conta byr på brukervennlighet, utmerkede hjelpemidler (som webinarer, hjelpesider og kurs), og har all den funksjonaliteten du forventer fra et moderne regnskapsprogram. Med Conta får du også gratis flyttehjelp, som betyr at et team av eksperter vil hjelpe deg å flytte regnskapet ditt til Conta helt kostnadsfritt.
Slik bytter du regnskapsprogram, steg for steg
1. Avslutt regnskapet i ditt gamle system
Du må vente til månedsskiftet etter en MVA-periode før du bytter regnskapsprogram. Det er ikke noe problem å bytte regnskapsprogram midt i året, så lenge du har ferdigstilt regnskapet frem til datoen du bytter.
Husk å
- bokføre alle bilag frem til månedsskiftet i det gamle regnskapsprogrammet
- avstemme bankkontoen for alle månedene du har brukt det gamle regnskapsprogrammet
- avslutte siste MVA-melding
Du bør vente med å bytte program til MVA-perioden er over uansett om du leverer MVA-melding én eller seks ganger i året. Grunnen til det er rett og slett at du mangler nødvendig informasjon for å kunne starte i et nytt program når du er midt i en MVA-periode.
2. Eksporter dataene du trenger
Gjør deg klar for overgangen ved å eksportere viktige regnskapsdata fra det gamle systemet. Dette inkluderer
- saldobalanse: Generer en saldobalanse som viser alle de økonomiske postene dine og deres nåværende balanser. Dette vil bli brukt som startpunkt i det nye systemet.
- åpne poster i kundereskontro: Eksporter en liste over alle utestående beløp fra kunder i det gamle systemet.
- åpne poster i leverandørreskontro: Eksporter en liste over alle utestående beløp til leverandører i det gamle systemet.
Se guidene våre til hvordan du laster ned data fra andre regnskapsprogrammer.
3. Opprett en konto i det nye systemet ditt
Nå er det på tide å forberede deg for overgangen til det nye regnskapssystemet. Opprett en konto i det nye systemet ved å følge disse trinnene:
Gå til nettsiden eller plattformen for det nye regnskapssystemet du har valgt.
Velg den riktige abonnementsplanen som passer behovene dine. Dette kan være en gratis prøveperiode eller en betalt plan.
4. Flytt dataene til nytt regnskapsprogram
Det siste du må gjøre er å flytte regnskapet fra det gamle økonomisystemet til det nye.
I Conta kan du få gratis hjelp til å flytte regnskapet eller gjøre jobben selv med vår interaktive velkomstveiviser og verktøy for registrering av inngående balanse.
Slik legger du inn inngående balanse:
Så lett er det å bytte regnskapsprogram til Conta!
Trenger du hjelp til regnskapsføringen eller til å bytte til Conta? Vi har over 100 regnskapspartnere i hele Norge som kan hjelpe deg å føre regnskap i Conta, enten du driver enkeltpersonforetak eller aksjeselskap. Ta kontakt med en regnskapsfører.
Hva gjør du hvis inngående balanse ikke stemmer?
Hvis beløpene på kontoene ikke stemmer når du legger inn inngående balanse, er sannsynligheten stor for at du enten har en faktura eller betaling som ikke er bokført i det forrige regnskapsprogrammet, eller at du har har glemt å avslutte en MVA-periode.
Når du legger inn inngående balanse, vil du få en oversikt over hvilke fakturaer i fakturaprogrammet til Conta som ikke er betalt.
Hvis du vet at fakturaen på 3 125 kroner til Regnskapshjelp AS egentlig er betalt, må du registrere den som «betalt» i Conta før du kan gjøre deg ferdig med å legge inn inngående balanse. Se hvordan du registrerer en faktura som betalt.
Hvis du fortsatt ikke får lagt inn inngående balanse, kan det være at du har glemt å avslutte en MVA-periode i det gamle regnskapet ditt. Dette sjekker du når du legger inn saldobalanse på steg 3.
Regnskapskontoene 2700-2739 skal nemlig ikke vises i oversikten når du legger inn saldobalanse. Gjør de det, må du gå tilbake i det gamle regnskapsprogrammet ditt og sjekke at alle MVA-periodene er avsluttet før du fortsetter å legge inn inngående balanse.
Hva skjer med dataene mine når jeg bytter regnskapsprogram?
Som bedrift er du pålagt å oppbevare regnskapsdataene dine i minst 5 år i samsvar med gjeldende regelverk. Dette gjelder uavhengig av hvilket regnskapsprogram du bruker.
Det er viktig å merke seg at praksisen for dataoppbevaring kan variere fra regnskapsprogramleverandør til leverandør. Noen leverandører tilbyr løsninger der dataene dine fortsatt kan være tilgjengelige for deg, mens andre krever at du eksporterer dataene og lagrer dem selv.
Dersom du blir bedt om å eksportere og lagre dataene dine selv, finnes det flere alternativer. Du kan velge å lagre dataene i skyen ved hjelp av tjenester som Dropbox eller Google Disk. Disse tjenestene tilbyr gratis lagringsalternativer som kan være nyttige for å sikre at dataene dine er tilgjengelige og trygge.
