Alle kjøp og salg i firmaet ditt skal føres mot leverandører eller kunder. Det er fordi det skal være lett å sjekke alle fakturaer og betalinger i regnskapet.
Når du først begynner å føre regnskap kan det virke logisk å føre fakturaen du får fra leverandøren på en kostnadskonto og betalingen ut fra bankkontoen din, og å føre inntekt fra kunden inn på bankkontoen og mot en inntektskonto.
Vi forklarer den riktige måten å gjøre det på.
Du må føre mot kunder og leverandører
Bokføringsloven krever at du kan legge frem oversikt over kjøp og salg med hver kunde og leverandør. Regnskapet ditt må derfor vise hvem det var du kjøpte noe fra eller solgte noe til.
Hvis du for eksempel kjøper verktøy til bedriften din er det feil å kun føre det som:
+ 5 000,- på konto «6510 – Håndverktøy» (øker driftskostnaden for firmaet ditt)
– 5 000,- på konto «1920 – Bankkonto» (utbetalingen)
Eller et salg som:
+ 5 000,- på konto «3000 – Salgsinntekt, avgiftspliktig, høy sats» (inntekten fra salget)
– 5 000,- på konto «1920 – Bankkonto» (innbetalingen)
Da kan du ikke se hvem du kjøpte varer fra eller solgte varer til. Kjøpet eller salget og betalingen skjer ofte ikke samtidig, og da er det heller ikke korrekt å føre dette på samme dato.
For å gjøre kjøpene og salgene dine sporbare og oversiktlige må du føre alle hendelser mot en leverandør eller kunde.
Hvordan ser regnskapet ditt ut da?
I regnskapet ditt har du en generell konto for kundefordringer (1500 – Kundefordring), og en konto for leverandørene dine (2400 – Leverandørgjeld). Men de skal du ikke føre direkte på.
I stedet må du opprette underkontoer for kunder og leverandører. Kundekontoer får nummer 1500 og navnet til kunden, og leverandørkontoer får nummer 2400 og samme navn som leverandøren.
TIPS: Noen ganger vil du ha en kunde som også er leverandør, eller en leverandør som også er kunde. Et eksempel er om du bygger et kontorlokale for designfirmaet Digg Design AS og de designer nettsiden din.
Da bør du ha to kontoer for Digg Design i regnskapet ditt, en under 1500 Digg Design AS og en under 2400 Digg Design AS. Da vil regnskapsresultatet ditt stemme med arbeidet du gjør.
Slike individuelle kontoer kalles reskontro, etter det italienske ordet riscontro (kontroll, sammenligning).
I stedet for å føre kjøp kun på en kostnadskonto og bankkonto, skal det innom en leverandør. Hvis du kjøper verktøy for 5 000 kroner fra en leverandør skal det føres slik:
+ 5 000,- på konto «6510 – Håndverktøy» (en driftskostnad for firmaet ditt)
– 5 000,- på konto «2400 – Bygg På Den AS» (Leverandørgjeld)
Når du har betalt leverandøren din skal det føres som:
+ 5 000,- på konto «2400 – Bygg På Den AS» (slik at leverandørens konto ender opp i 0)
– 5 000,- på konto «1920 Bankkonto» (fordi du har betalt leverandøren)
Et salg kan heller ikke føres kun på en inntektskonto og bankkonto. Hvis du selger noe til en kunde kan det, for eksempel, se ut slik:
+ 5 000,- på konto «1500 – Ola Normann» (Kundefordring)
– 5 000,- på konto «3000 – Salgsinntekt, avgiftspliktig, høy sats»(inntekt for bedriften din)*
Og når kunden betaler:
+ 5 000,- på konto «1920 – Bankkonto» (fordi du har fått betalt)
– 5 000,- på konto «1500 – Bygg På Den AS» (slik at kundekontoen ender opp i 0)
*FORKLARING: Det er ikke alltid logisk å tenke pluss og minus i forhold til regnskapet. Inntekt føres i minus (kredit) på inntektskontoene dine, mens kostnader føres i pluss (debet) på kostnadskontoene. Inntekt og utgifter stilles da opp mot hverandre. Dette kalles resultatsregnskapet.
Hvert kjøp og salg skal altså ha det som kalles fire posteringer i regnskapet. Når du bruker fire posteringer reflekterer regnskapet ditt realiteten: fakturaene føres på datoen de ble utstedt og betalingene på datoen varene eller tjenestene ble betalt.
For å kunne se kundefordringene og leverandørgjelden samlet bruker du den felles kundekontoen «1500 – Kundefordring», eller den felles leverandørkontoen «2400 – Leverandørgjeld». Det gjør du i hovedboken og saldobalansen din.
Les mer om reskontroene i regnskapet.
I Conta kan du gå til menyfanene KUNDER eller LEVERANDØRER for å opprette nye kontoer. Du kan også opprette kunder og leverandører når du fører en inntekt eller en kostnad.
Veiviserne i Conta hjelper deg å føre som vist over på en enkel måte. Har du litt mer erfaring kan du også velge REGISTRERE NYTT BILAG under menyfanen BILAG for å føre mot to kontoer selv.
Klikk deg inn på reskontroene til hver av kundene ved å gå til menyfanen KUNDER eller LEVERANDØRER, og klikk på KUNDEKORT ved siden av en kunde, og DETALJER ved siden av en leverandør.
For å se oversikten over kunder eller leverandører går du til menyfanen RAPPORTER og deretter HOVEDBOK og velger fra konto 1500 til 1500, eller 2400 til 2400.
