Som selvstendig næringsdrivende må du sende fakturaer for å få betalt for varene eller tjenestene dine. Det er krav til hvordan en faktura lages og hva den må inneholde, og det er lett for ferske firma å gjøre feil – her er 5 fakturafeller du bør unngå.
En faktura er ikke bare en måte å få betalt på, men også regnskapsdokumentasjon som viser hvor mye omsetning du har hatt, og hvor mye merverdiavgift du har krevd inn på vegne av staten. Kluss i faktureringen kan føre til at du taper penger, og at firmaet ditt fremstår som useriøst.
Unngår du disse 5 feilene når du lager fakturaer kan du få inn betaling raskere og sørge for et mer ordentlig regnskap!
Med Conta blir fakturering og regnskapsføring stressfritt, og du kan fokusere på det du kan best.
1. Du følger ikke kravene til fakturering
Det finnes kun to måter å lage godkjente fakturaer på:
- Du kan lage fakturaen selv i Word, Excel eller lignende, men da må du bruke blanketter med påtrykte nummer når du skriver ut fakturaen.
- Du kan bruke et fakturaprogram hvor fakturanummer tildeles hver faktura.
Fakturaer skal nemlig ikke kunne endres i ettertid. Vil du lage fakturaene selv må du kjøpe inn blanketter, lage en mal og sørge for at all nødvendig informasjon er inkludert.
Et fakturaprogram kan derfor være en bedre løsning for firmaet ditt. Det forenkler arbeidet og legger til rette for at du kan fakturere i tråd med bokføringsloven.
I Conta kan du lage fakturaer og sende direkte fra systemet. Du kan også lage elektroniske fakturaer med abonnementene Standard og Smart. EHF-faktura og eFaktura går sjeldnere til inkasso, og er et sikrere valg med tanke på å få pengene inn på konto.
Fakturering er det viktigste du gjør – det er slik firmaet ditt får inn penger. Da er det nødvendig å ha faktureringen på stell, med gode rutiner for å sende de til kundene dine.
2. Du inkluderer ikke all nødvendig informasjon
Det er også strenge krav til hva fakturaen må inneholde. Du må ha med:
- fakturanummer
- datoen fakturaen er laget
- firmanavn og organisasjonsnummer
- ordet «MVA» etter organisasjonsnummeret hvis firmaet er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
- ordet «Foretaksregisteret» etter organisasjonsnummeret hvis firmaet er et AS, ASA eller NUF
- navn, adresse eller organisasjonsnummer på kjøperen
- en detaljert beskrivelse av varen eller tjenesten
- antall, mengde o.l. til varen eller tjenesten
- når og hvor varen eller tjenesten ble levert
- summen som skal betales
- fristen for betaling av fakturaen
- MVA-satser og sum hvis du er registrert i MVA-registeret
Conta gjør det enklere å følge kravene til fakturering, men det er fortsatt visse detaljer som krever at du har tunga rett i munnen. Varebeskrivelser er en av dem.
Skatteetaten krever at du har med en komplett beskrivelse av varen eller tjenesten og hvor mye du har solgt. Selger du i kilo eller meter o.l. bør du ta med dette, og fakturerer du timepris bør du skrive hva timene har blitt brukt på.
Husk også å sjekke leveringsadresse og leveringsdato. Conta vil foreslå kundens forretningsadresse og dagens dato.
Les mer om kravene til faktura.
3. Du sender fakturaen for sent
Du må sende en faktura senest 30 dager etter at varen eller tjenesten er levert, men det er ofte ryddigere å sende den så fort som mulig. Da viser du kunden at du har orden i systemet, og du risikerer ikke at salget går i glemmeboken.
Sender du faktura med en gang kan du også få inn betaling raskere, noe som styrker likviditeten din. Likviditet beskriver forholdet mellom inntekter og utgifter. Hvis firmaet ditt har mange utestående fakturaer, kan det bety at firmaet har dårlig likviditet, altså dårlig evne til å dekke egne regninger.
4. Du sletter fakturaen eller sender ny faktura
Hvis du har gjort feil på en faktura er det ikke lov til å slette fakturaen eller kun sende ny faktura til kunden. Du må også lage en kreditnota. Kreditnota brukes for å annullere en tidligere faktura.
Kreditnotaen må inneholde samme informasjon som fakturaen. Du lager en kreditnota i Conta ved å gå til fakturaen det gjelder og trykke på «Lag kreditnota».
Sendte du fakturaen som var feil til kunden må du sende kunden kreditnota sammen med en eventuell korrekt faktura. For å unngå hull i nummerrekken må alle fakturaer føres i regnskapet ditt.
Bruker du Conta sitt regnskapsprogram føres fakturaer, innbetalinger og kreditnotaer automatisk i regnskapet ditt.
Når du bokfører kjøpene dine, kan du ta bilde av kvitteringene med den gratis Conta-appen og sende rett til regnskapet. Alle bilag lagres trygt i ti år.
5. Du følger ikke opp fakturaer
I Conta vil du få varsling om utgåtte fakturaer både på e-post og når du logger deg inn i systemet. Da kan du starte oppfølgingsprosessen eller sende fakturaen direkte til inkasso, slik at et inkassobyrå kan ta seg av saken.
Inkassoloven setter strenge regler for oppfølgingen av fakturaer. Hvis du vil følge opp selv kan du velge å sende et inkassovarsel med en gang, eller du kan sende en purring først.
Det er helt vanlig å gå rett til inkassovarsel. Inkassosaken kan ikke starte før to uker etter at inkassovarselet er sendt, så å sende tidlig hjelper deg hvis kunden fremdeles unnlater å betale.
Les mer om oppfølgingsprosessen.
Forhåpentligvis kan denne artikkelen hjelpe deg å unngå de vanligste faktafeilene. Det viktigste er at du bruker enten et fakturaprogram eller en nummerert blankett, og at du sjekker at fakturaen er fullstendig og korrekt.
Vil du vite mer om fakturering? Les våre 7 fakturatips for ferskinger.
Med Conta sitt regnskapsprogram føres alle fakturaene fra Conta automatisk.
Du får med gode veivisere, alle rapportene du trenger, og du kan velge å føre selv eller få hjelp av en regnskapsfører. Det er lett å bytte til Conta, og det er gratis de første 30 dagene.
Så enkelt er det med fakturering og regnskapsføring i Conta:
