Mange bedrifter har problemer med å få inn betalinger i tide. Selv med mange oppdrag og høy omsetning har de ikke penger på konto til å dekke løpende kostnader. Her gir vi deg tips som kan hjelpe deg å få raskere betalt.
Likviditet defineres som betalingsevnen til et firma, altså evnen til å dekke utgifter. Problemer kan oppstå når du har sendt fakturaer til kundene dine, men betalingene lar vente på seg. I mellomtiden har du egne fakturaer å betale.
Sene betalinger fra kundene dine fører til dårlig likviditet. Vi gir deg noen tips til hvordan du kan få raskere betalt.
1. Send elektroniske fakturaer
Visste du at elektroniske fakturaer har større sannsynlighet for å bli betalt innen forfallsdato?
LES OGSÅ: Færre fakturaer går til inkasso på eFaktura.
Du kan sende elektronisk faktura til både privatpersoner og bedriftskunder. Sender du til en privatperson kalles dette eFaktura og til bedriftskunder sender du EHF-faktura. Bruker du Conta kan du sende elektronsike fakturaer med abonnementene Standard og Smart.
Når du sender en elektronisk faktura er du sikker på at den ikke forsvinner i spamfilteret eller blir borte i posten. En eFaktura vil dukke opp i kundens nettbank og VIpps, og de trenger kun å godkjenne den. EHF-faktura vil komme rett i regnskapsprogrammet til bedriften, enklere blir det faktisk ikke og du sparer både deg selv og kunden for tid.
LES OGSÅ: Derfor bør du fakturere med EHF.
2: Sett klare betingelser rundt kjøpet
Snakk med kunden før du starter jobben slik at dere begge får avklart ting dere lurer på. Bli enige om varen eller tjenesten, levering av denne, forfallsdato og regler for sen betaling.
Når du skal sende tilbud og faktura kan du bruke beskjedfeltet og varefeltet til å inkludere informasjonen. Ved å ha tydelige beskrivelser og betalingsvilkår, inkludert forfallsdato kan du unngå spørsmål og klager som fører til forsinket betaling.
3: Unngå dårlige betalere
Pass på å kredittsjekke nye kunder før du inngår avtaler med dem. Spesielt på prosjekter hvor det er snakk om mye penger. Da slipper du utestående fordringer. Det er vanlig praksis, og hjelper deg å unngå kunder med dårlig betalingsevne eller betalingsvilje. Det kan også være en god ide å regelmessig foreta kredittsjekk av eksisterende kunder siden betalingsevnen deres kan ha svekket seg.
Du kan utføre kredittsjekk av firma så vel som privatpersoner så lenge du har saklig grunn, og samtykke fra privatpersoner. Ved kredittsjekk av privatpersoner vil personen også motta et gjenpartsbrev som bekrefter kredittsjekken og hvilket firma den ble utført på vegne av.
4: Send faktura så tidlig som mulig
Du bør sende faktura med en gang du har levert varen eller tjenesten. Det er ingen grunn til å vente, og bokføringsforskriften krever i de fleste tilfeller at faktura er sendt senest 30 dager etter at varen eller tjenesten er levert.
Sørg for at du jevnlig oppdaterer kundeinformasjonen din og at du sjekker adressen og detaljene på fakturaen før du sender den, slik at du slipper å sende en korrigert faktura senere.
5: Sett kortere forfallsdato på faktura
Har du lang forfallstid på fakturaene dine? Da risikerer du i beste fall betaling i lang tid etter oppdraget, og i verste fall at oppfølging og en eventuell inkassoprosess forskyver betalingen slik at du ikke får dekket kostnadene dine i tide.
Ti dager er nok i de fleste tilfeller, så fremt du ikke har en spesiell avtale med kunden. Med ti dagers forfallstid kan du sette i gang inkassoprosessen tidligere hvis du er så uheldig at det er nødvendig.
6: Store oppdrag? Del opp betalingen
Hvis du skal utføre et stort oppdrag for en kunde bør du fakturere kunden underveis, enten periodebasert, for eksempel hver måned, eller oppdragsbasert, altså når du fullfører en del av oppdraget.
Pass på å få det med i avtalen. Da ser du at kunden har betalingsvilje og evne, og du risikerer mindre tap hvis kunden får problemer med betaling senere.
Ved å fakturerere underveis får du inn penger raskere, slik at du har god likviditet til å dekke kostnader som lønn, utstyr og materiale i forbindelse med oppdraget.
7: Dropp purringer, bruk inkasso
Å purre på kunden koster deg mye tid. Send heller inkassovarsel så fort som mulig. Ifølge inkassoloven må det nemlig sendes minst 14 dager før du kan starte inkassoprosessen. Og firmaet eller personen som skylder deg penger skylder ofte penger til andre også.
Hvis kunden går konkurs er det mye mindre sjanse for at du får alle pengene du er skyldig. Fordelen med å sende til inkasso, er at når du bruker Conta er det inkassobyrået Kravia som tar av seg innkrevingen. For mange er det en trygghet at det er en tredjepart som kommer inn. Det gjør også at du selv kan bruke tid på det du egentlig jobber med.
Send inkassovarsel med en gang fakturaene dine forfaller.
Visste du forresten at færre fakturaer går til inkasso når de blir sendt elektronisk? Det er derfor lurt å sende EHF-faktura og eFaktura til kundene dine.
8: Overlat inkasso til andre
Det finnes profesjonelle inkassobyrå som kan hjelpe deg med purring og inkasso, og dette kan være en god løsning hvis du sliter med dårlige betalere. Du får mer tid til å gjøre det du er best på, og disse firmaene kan hjelpe deg å raskt få inn penger der du ellers ville tapt hele beløpet.
Når du bruker Conta kan du sende ubetalte fakturaer til inkassobyrået Kravia direkte fra Conta-systemet. Kravia tar seg av inkasso slik at du kan fokusere på andre ting.
