Elektronisk signering: Derfor bør du signere kontrakter og dokumenter digitalt

Signer kontrakter, avtaler og andre viktige dokumenter med elektronisk signering. Det er enkelt, sikkert og juridisk bindende underskrift med BankID.

Når du tenker etter så er det ganske mange situasjoner hvor det trengs en signatur på en kontrakt eller avtale. Enten det er en kontrakt mellom utleier og leietaker på en bolig, en arbeidsavtale eller en protokoll fra generalforsamling. 

Kontrakter, avtaler og andre viktige dokumenter trenger ofte en signatur for å bevise at de involverte partene sier seg enige i innholdet. 

En signatur er det som binder avtalen mellom de ulike partene. Det er et bevis på at det er en enighet om innholdet i dokumentet. Enten dokumentet inneholder regler, vedtak eller er en kontrakt av noe slag.

En underskrevet kontrakt er en juridisk bindende avtale mellom to eller flere parter der de bekrefter at de er enige i innholdet. En skriftlig avtale eller kontrakt kan bli signert med penn, eller så kan det signeres elektronisk. 

LES MER: 6 grunner til å signere digitalt

Hvordan fungerer elektronisk signering? 

Elektronisk signering er igrunn en ganske lett måte å signere på, og mest sannsynlig har du gjort det før. Har du for eksempel avtalegiro i banken, må du ha signert en elektronisk avtale for at banken skal få trekke en fast sum i måneden. 

I de fleste tilfeller er elektronisk signering noe som foregår gjennom BankID eller en annen sikker identifikasjonverifisering. I noen tilfeller signerer du elektronisk direkte på nettsiden du befinner deg på. Dette er for eksempel når du er innlogget i nettbanken og signerer på en avtalegiro. 

I andre tilfeller har du kanskje dokumenter du selv har fylt ut eller lagd som trenger en signatur. En måte å gjøre det på er å sende dokumentet til de andre partene i posten eller på e-post. De må da signere, og postlegge eller skanne den i retur.

En annen måte å gjøre det på, som er litt raskere og ryddigere, er å bruke en signeringstjeneste. Bruker du en signeringstjeneste kan du logge inn, laste opp dokumentet og sende til mottakerne, så skal alle parter signere med BankID. Da kan du signere dokumentet med flere parter, uansett hvor dere befinner dere. 

BankID er innloggingen du har til nettbanken din. Innloggingen er personlig og sikker. Det er derfor en vanlig måte å identifisere seg på når du skal ha tilgang til private dokumenter, kontoer og sensitiv informasjon på nett. 

Hva kan signeres med elektronisk signering? 

I utgangspunktet så kan alt du kan signere for hånd med papir også signeres digitalt. De eneste formelle kravene er at du må kunne laste opp et dokument som er lesbart og sende det til de det gjelder.

Eksempler på papirer som kan signeres er kontrakt for husleie, samboerkontrakt, arbeidsavtale, generalforsamlingsprotokoll, årsregnskap, fullmakt, egenerklæring og vedtekter i et sameie. Du kan signere ting enten om det skulle være i en privat sammenheng eller i en jobbsammenheng. 

Når du har dokumentet du vil signere klart, er det bare å laste opp i signeringstjenesten. Deretter sende til de partene du ønsker før signeringen skjer med BankID. Da vil du få dokumentet signert, med en juridisk bindende signatur. 

LES MER: Bruksområder for elektronisk signering

Hva betyr det at en avtale er juridisk bindende? 

Både muntlige og skriftlig avtaler av rettslig karakter anses å være juridisk bindende. Altså avtaler hvor den ene eller alle partene står til ansvar for en handling som skal utføres. Har du en muntlig avtale bør du sørge for å ha vitner når avtalen blir inngått. Hvis avtalen blir brutt og du ikke har vitner, det blir ord mot ord.  

Det er ikke slik at absolutt alle avtaler en juridisk bindende. Avtaler du å møte en venninne, og møter ikke opp står du ikke juridisk ansvarlig. Men skriver du under på at en husleiekontrakt, og ikke betaler husleien din er den juridisk bindende og bruddet på den kan gi konsekvenser. 

En juridisk bindende avtale kan også skje skriftlig, enten ved en signatur på papir eller ved elektronisk signering hvor signeringen skjer med for eksempel BankID. Når dokumentet er signert, vil du være sikker på at avtalen er forstått av begge parter, er tydelig vedtatt og signert. Dette er nok den aller tryggeste måten å inngå en avtale på. 

Inngår du en avtale med en part du ikke kjenner til fra før, kan en elektronisk signering gi deg ekstra trygghet når det brukes BankID. Sjansen for at vedkommende bruker en falsk identitet minsker derfor betraktelig. 

Når en avtale er juridisk bindende står alle parter til ansvar for å følge det som står i det signerte dokumentet. 

Signerer du for eksempel på at du har hentet en pakke på Posten, vil du mest sannsynlig aldri ha noe mer med den signaturen å gjøre. Signerer du derimot en arbeidsavtale eller leieavtale, har både du og den andre parten retningslinjer å følge. 

En arbeidsgiver vil kanskje ha presentert en rekke arbeidsoppgaver, lønn, feriedager og lignende, mens du som arbeidstaker skriver under en konfidensialitetsavtale, en stillingsprosent du skal møte opp til og arbeidsoppgaver. 

Har du signert en kontrakt, har du og de andre partene signert på at dere skal følge vedtektene, reglene eller arbeidsoppgavene som er satt opp. Bryter en av partene kontrakten kan det få konsekvenser og kan i verste fall tas til retten. 

Hva skjer ved brudd av kontrakt? 

Følger ikke partene det de har signert på at de skal i en kontrakt, vil du få det som kalles et kontraktsbrudd. 

Et eksempel er hvis leietaker av en bolig ikke har fulgt husregler og ikke betalt husleien som står i kontrakten. Det vil være et kontraktsbrudd. Både utleier og leietaker har signert på kontrakten, og for utleier vil det si at han kan bli bedt om å flytte ut fordi han ikke har gjort det han har signert på at han skal gjøre. 

Et annet eksempel er en samboerkontrakt. En samboerkontrakt inneholder informasjon om hvem som eier hva i et hus eller en leilighet. Kontrakten skal inneholde hvordan utgifter skal fordeles. Samboerkontrakten gjelder både for kostnadsfordeling underveis i et samboerskap, men er også en forsikring når det gjelder fordeling av eiendeler hvis samboerskapet skal ta slutt.

Et kontraktsbrudd kan derfor bety at avtalen ikke gjelder lenger fordi innholdet ikke lenger er gyldig, eller noen av partene ikke har fulgt opp sin del av avtalen.

Dette kan dere gjøre hvis en av partene bryter kontrakten: 

• Komme frem til en løsning sammen. Er kontraktsbruddet uproblematisk, er dette ofte en fin løsning. Et eksempel kan være hvis arbeidstaker sier opp jobben sin. 
  
• Kontakte en advokat eller noen andre som kan mekle fordelingen av verdier og ansvar. Dette kan for eksempel gjelde ved et samlivsbrudd og uenigheter ved fordeling og innhold i en samboerkontrakt.
  
• Ta kontraktsbruddet til retten. Er kontraktsbruddet alvorlig eller ulovlig, er dette en løsning å vurdere. Dette kan være hvis en part for eksempel ikke har gjort opp for sin del av kontrakten. For eksempel hvis du har solgt en bil og ikke får betalt.
  

Hva som skjer ved et kontraktsbrudd avhenger helt av situasjonen. I noen tilfeller er det en naturlig og uproblematisk grunn til kontraktsbrudd. Andre ganger kan kontraktsbruddet omhandle fordeling av verdier eller ansvar. Et kontraktsbrudd kan også være veldig alvorlig, og kanskje til og med ulovlig. 

Hvor lenge er en signatur gyldig? 

En signatur er både juridisk bindende og gyldig til den blir brutt. I mange type kontrakter står det hva du gjør når du ikke lenger ønsker å være en del av den. 

Mange ting vi skriver under på er avtaler vi vet ikke kommer til å vare for alltid. Mens andre ting vi signerer på kan vare livstid eller være endringer som ikke kan reverseres. 

I for eksempel en ansettelseskontrakt gjelder arbeidsforholdet og frem til oppsigelse. Når du blir ansatt vil det også stå i kontrakten hva som skal til for å avslutte den, og hvor lenge før du må si ifra hvis du skal si opp jobben.

Eller hvis du har kjøpt et hus, så er det du som eier det. Du har skrevet en kontrakt på at du har overtatt eierskapet. Da må du eventuelt selge det videre hvis du ikke ønsker å bo der lenger. 

Hva er signaturrett? 

Signaturrett er rett og slett hvem i bedriften som har myndighet til å signere på vegne av selskapet. Ved stiftelsen av et aksjeselskap signerer alle aksjonærene, men i vedtektene skal det stå hvem som kan signere på vegne av firmaet. Har du et enkeltpersonforetak signerer du selv. 

Jobber du i et aksjeselskap? Les mer om signaturrett for bedrifter her. 

Type bedrift eller antall ansatte vil også veie inn når det skal velges hvem skal signere. Som regel er det vanlig å la én person signere, og det er ofte styrets leder eller daglig leder.

Valgene du har for hvem som skal ha signaturrett er styrets leder, styret i fellesskap, styrets medlemmer hver for seg, daglig leder og styret i fellesskap, styrets leder og ett styremedlem i fellesskap, daglig leder alene eller to styremedlemmer i fellesskap.

Signaturrett handler om dokumenter av rettslig karakter som skal signeres. Kommer det for eksempel en pakke på døren til bedriften, så er det ikke slik at det er daglig leder som må signere på den. 

Hvordan lagre dokumenter som er signert digitalt? 

Har du brukt en signeringstjeneste vil dokumentet du har fått signert bli lagret i tjenesten med signaturene. I Signident kan du også laste ned det signerte dokumentet i PDF-format hvis du ønsker det.

Den signerte PDF-en kan brukes som bevis for kontrakt enten for de involverte partene eller hvis noen andre etterspør. Det kan også brukes som bilag i tillegg til salgskvittering i regnskapet, hvis du har signert på et innkjøp du har gjort til firmaet ditt.

Fordelen med å signere kontrakter digitalt er at du slipper å ta vare på alle kontraktene på papir. Kontrakter med underskrift som har blitt signert direkte på papiret blir som regel skannet inn på en PC for å lagre det digitalt i tilfelle noe skulle skje. 

Med elektronisk signering slipper du det leddet med å printe ut dokumentet for å så måtte skanne det tilbake på PCen. Det sparer deg tid, oppbevaringsplass og ikke minst så sparer du miljøet ved å ikke printe ut dokumentene. 

Prøv Signident gratis