Kan norske fakturaer brukes som dokumentasjon på inntekter fra utlandet? Dette kan du gjøre hvis du har inntekter uten faktura.
Problemstillinger som dette blir stadig mer aktuelle siden flere og flere virksomheter drives på internett og får innbetalinger fra hvor som helst i verden. Vi viser deg hvordan du kan bruke fakturaprogrammet i Conta til å «bokføre» spesielle inntektstyper.
Husk at det er både lovlig og mulig å føre disse inntektene på vanlig måte i regnskapet, men hvis du fører regnskap i et annet program enn Conta vil du ikke se de fullstendige omsetningstallene dine i fakturaprogrammet. Metoden vi omtaler her er anbefalt av mange regnskapsførere, men den er altså valgfri. Finn en regnskapsfører som kan hjelpe deg hvis du er i tvil.
Annonseinntekter på web
Ola, webmaster
Ola eier 12 nettsteder. Han legger ut banner- og tekstannonser fra diverse utenlandske annonsebyråer, tilsvarende f.eks. Google Adsense (bildet). Det kommer månedlige utbetalinger basert på antall klikk annonsene får.
Pengene utbetales ofte i andre valutaer, og kommer inn på kontoen hans som NOK.
I slike tilfeller kan Ola opprette en norsk faktura som stemmer overens med summen som kommer inn på kontoen. På den måten går inntekten inn som en del av omsetningen hans i fakturarapporten i Conta og i regnskapet hans. Han fører opp annonsebyrået som kunde på fakturaen. Metoden gjør at:
- MVA-meldingen fylles ut med riktige tall i Conta
- Nøkkeltallrapporten stemmer med virkeligheten
- Ola slipper å bokføre bilaget i regnskapet (enklere å lage en faktura)
- Evt. valutasvingninger ivaretas innenfor 30-dagersregelen (se lenger nede)
Ola trenger ikke å sende disse fakturaene til «kundene». De er til intern bruk. Han legger ved kvitteringene fra byråene som vedlegg til fakturaen. Det gjør han ved å sende fakturaen til deg selv på det innebygde e-postsystemet i Conta.
Oppdrag med fakturering i eksterne systemer
Helga, oversetter
Helga jobber mest for et stort, internasjonalt oversetterbyrå som krever at hun må fakturere dem fra deres eget nettbaserte system. Dette er et system som er utviklet spesielt for dette formålet, og fakturaene hun lager der er ikke holdbare etter norske lovkrav.
I tillegg gjør pålegget fra denne ene oppdragsgiveren at hun har problemer med å bruke Conta når hun en gang i blant skal fakturere andre kunder, fordi nummerserien i Conta naturligvis ikke tar hensyn til nummereringen i det utenlandske systemet. Gjennom året blir derfor nummereringen feil, og hun lurer på hvordan hun skal dokumentere det hele overfor skatteetaten. Pengene utbetales i EUR eller USD og kommer inn på kontoen i NOK.
Helga kan i likhet med Ola opprette norske fakturaer som korresponderer med utbetalingene fra oversetterbyråets system. Dette sikrer at inntekter blir ført med norsk dokumentasjon, og at nummerrekka i fakturasystemet ikke blir brutt opp. Fakturaene fra oppdragsgiverens system legger hun ved som vedlegg i Conta.
Metoden fungerer også for foretak som finner oppdrag på f.eks. oDesk eller Elance og dermed bruker disse systemenes innebygde betalings- og fakturasystem.
Kan slippe valutaproblematikk
Regelen er at man bokfører inntekt når den er opptjent (levert), med valutakursen på det gitte tidspunktet. Og så bokfører du innbetalingen senere, med en annen valutakurs. Dette krever en noe komplisert bokføring av valutaeffekt (gevinst eller tap).
Med Ola og Helgas metode kan du slippe enklere fra det. Det er lovlig å fakturere inntil 30 dager fra tjenesten er levert, og selv om det egentlig er valutakursen på leveringstidspunktet som skal brukes, er også kursen på fakturadato akseptert. Hvis du lager en faktura i Conta når du får innbetalingen fra utlandet, f.eks. tre uker etter at tjenesten ble levert, så slipper du altså å tenke på valutakursen. Da lager du bare en norsk faktura på hele summen som ble innbetalt til firmakontoen din, og markerer den som betalt med det samme.
Hvis det går mer enn en måned fra du leverer til du mottar pengene, fakturerer du prisen i NOK på leveringsdagen. Deretter fører du valutagevinsten eller -tapet som en egen post i regnskapet, basert på hvor stor sum som faktisk kommer inn på firmakontoen til slutt.
Merk at fakturaer til utenlandske kunder ikke skal tillegges MVA. I de fleste tilfeller skal du velge «eksport» fra nedtrekksmenyen i fakturaredigereren hvis varen/tjenesten er MVA-pliktig i Norge.
