Regnskap for frivillige organisasjoner

Frivillige organisasjoner har litt andre regler å forholde seg til enn vanlige bedrifter. I denne artikkelen tar vi for oss det frivillige organisasjoner trenger å vite om å føre regnskap.

Frivillige organisasjoner og foreninger følger en del andre regler og standarder enn vanlige virksomheter. 

Alle virksomheter som faller innenfor kravene, kan melde seg inn i Frivillighetsregisteret. Det er helt frivillig, men det følger med noen fordeler. 

Organisasjoner og foreninger registrert i Frivillighetsregisteret kan

• delta i Grasrotandel. Det er en ordning hvor spillere hos Norsk Tipping kan gi en prosentandel av innsatsbeløpet direkte til en frivillig organisasjon. 
• søke om merverdiavgiftskompensasjon. Det vil at at man kan søke om å få kompensasjon for merverdiavgift som er betalt ved kjøp av varer og tjenester. 

La oss se nærmere på regnskap i frivillig organisasjon. 

Føre regnskap i en frivillig organisasjon

I utgangspunktet trenger ikke frivillige organisasjoner følge regler om regnskapsføring som er gitt i lov, som for eksempel bokføringsloven, regnskapsloven og skatteloven.

Det er likevel normen at også frivillige organisasjoner fører regnskap. Det er hensiktsmessig både for å forstå regnskapet og for å vise at organisasjonen driver på det rene. Det kan også stilles krav om regnskap ved finansiell støtte. 

Les mer om hvordan føre regnskap.

Har en frivillig organisasjon et transparent regnskap med sporbare opplysninger, kan også organisasjonen eller personer som jobber der dokumentere at de ikke har noen personlig vinning av organisasjonens aktivitet.

Selv om en forening fører regnskap, trenger de ikke sende inn alt det samme som enkeltpersonforetak og aksjeselskap. Foreninger og lag kan bokføre kjøp og salg som alle andre foretak, men skal ikke sende inn næringsspesifikasjon eller MVA-melding. Hvis en frivillig organisasjon driver avgiftspliktig virksomhet på over 140 000 kroner, skal de MVA-registreres.

Frivillige organisasjoner får ofte inntekter gjennom medlemskontingent. Mange har også innbetalinger gjennom innsamlinger og salg som betales på bankkonto eller via Vipps.

LES OGSÅ: Bokføre innbetalinger på Vipps.  

Bokføre medlemskontingent

Mange frivillige organisasjoner har medlemmer som betaler en medlemskontingent. Dette regnes som en inntekt og kan bokføres på konto «3200 – Salgsinntekt, utenfor avgiftsområdet». 

Slik registrerer du en inntekt i Conta. 

Ansatte i frivillige organisasjoner

Har organisasjonen ansatte skal det det i utgangspunktet kjøres lønn og sendes a-melding likt som i andre bedrifter.

Unntaket er hvis man bare har én ansatt som mottar lønn under 10 000 kroner. En organisasjon kan utbetale lønn inntil 10 000 kroner uten å rapportere det. 

LES OGSÅ: Alt du trenger å vite om å ha ansatte i bedriften din. 

Kontoplan for frivillige organisasjoner og lag

Frivillige organisasjoner og lag er ikke pliktig til å følge SAF-T kontoplan slik andre bedrifter er når de ikke er skattepliktige eller regnskapspliktige. Likevel er det mange som benytter seg av den vanlige kontoplanen, slik at regnskapet kan bli forståelig av andre enn dem selv.

SAF-T kontoplan deler opp kontoer og kontoklasser for at regnskapet skal vise riktig i rapporter og slik at beløp havner enten på inntekt, kostnad, eiendel eller gjeld.

De fleste organisasjoner driver en eller annen form for aktivitet, og har inntekter og kostnader. De bør da bruke kontogruppe 3 for inntekter og kontogruppe 4 for kostnader. Frivillige organisasjoner kan opprette egne kontoen innen disse gruppene, som har navn som alle i organisasjonen forstår.

For eksempel kan en frivillig organisasjon ha en inntektskonto som heter «3210 – Inntekter loddsalg» og en konto som heter «4210 – Kostnader loddsalg».

Mange organisasjoner får støtte fra ulike støtteordninger og videre, og må levere egne regnskap som viser hvordan disse pengene er brukt. En enkel måte å gjøre dette på er å bruke avdelings– eller prosjektregnskap i Conta, slik at organisasjonen kan ta ut rapporter på bare inntekter og kostnader knyttet til til en spesifikk støtte. 

Les også: Fire gode grunner til å bruke prosjekt og avdeling. 

Hvordan avslutte regnskapsåret for frivillige organisasjoner

Noen frivillige organisasjoner skal levere årsregnskap. Et årsregnskap viser den totale økonomiske oversikten til foreningen. Et årsregnskap kan øke tilliten til at organisasjonen drives på hederlig måte.

Les mer om: Årsregnskap for frivillige organisasjoner.

Organisasjoner som har hatt eiendeler med verdi over 20 millioner kroner eller et gjennomsnittlig antall ansatte høyere enn 20 årsverk er årsregnskapspliktige. Dette etter regnskapsloven av 17. juli 1998 § 1-2 første ledd. Regnskapsloven har regler for hvordan årsregnskapet skal settes opp. 

Årsavslutning for en frivillig organisasjoner inkluderer følgende: 

• Kontrollere at alt for året og bokført og at bank er avstemt. 
• Periodisere og avskrive i regnskapet. 
• Avslutningsposteringer i regnskapet, som vi si å overføre årets resultat til egenkapital. 

For mange mindre organisasjoner holder det å bokføre overskudd på debet konto «8960 – Overføringer annen egenkapital» og kredit konto «2050 – Annen egenkapital» og underskudd på debet konto «2050 – Annen egenkapital» og kredit konto «8960 – Overføringer annen egenkapital». En del organisasjoner har også egne egenkapitalkontoer hvor de avsetter til øremerkede tiltak. Da skal beløpet besluttet overføres dit.

Organisasjoner og foreninger som er registrert i Frivillighetsregisteret og har har valgt å rapportere regnskapsopplysninger, skal også sende årlig Aktivitetsregnskap til Regnskapsregisteret.  

Aktivitetsregnskap er en oversikt over hvor organisasjonen har fått penger fra (inntekter) og hva de er brukt på (kostnader), balanse, noter og årsberetning.

Les mer om kravene til aktivitetsregnskap.