Hvordan føre regnskap

Skal du føre regnskap for bedriften din selv? Det trenger ikke å være så vanskelig! Lær hvordan føre regnskap med disse enkle stegene.

Post-thumb
- 9 min lesing

Skal du føre regnskap for bedriften din selv? Det trenger ikke å være så vanskelig! Lær hvordan føre regnskap med disse enkle stegene.

to dataskjermer med regnskapsprogram fra conta.

Først av alt – det finnes dessverre ikke en universell oppskrift på å føre regnskap. Det er enkelt og greit fordi alle bedrifter er forskjellige, har forskjellige behov og følger forskjellige regler. 

Men en ting er sikkert: Alle bedrifter bør føre regnskap, og det finnes noen faste ting som de aller fleste må forholde seg til. 

Alle aksjeselskap er faktisk pliktig til å føre regnskap, og skal levere årsregnskap til regnskapsregisteret hvert år. Dette kalles regnskapsplikt. Det er ikke så mange enkeltpersonforetak som har regnskapsplikt, men de fleste har bokføringsplikt. Det betyr at de må føre regnskap og ha oversikt over alle kjøp og salg i tilfelle kontroll, men regnskapet er ikke offentlig tilgjengelig. 

Les mer om forskjellen på regnskapsplikt og bokføringsplikt

Reklamebanner: Last ned gratis e-bok og lær å føre regnskap.
Reklamebanner: Last ned gratis e-bok og lær å føre regnskap.

Så, hva må du egentlig kunne for å føre regnskapet til bedriften din?

Regnskapsfrister: Lever og betal i tide!

Som næringsdrivende må du selv sette deg inn i reglene som gjelder bedriften din, og sørge for at alt er dokumentert, bokført og rapportert slik det skal. Dette er en plikt du har når du driver firma og dessverre så holder det da ikke å si «det visste jeg ikke». 

Selv om det virker litt skummelt, så er det ikke så veldig mange frister å forholde seg til. De fleste regnskapssystem tilbyr varslinger når det er noe du må huske på. 

Fristene gjelder for eksempel skattemelding og næringsoppgave, MVA-melding og a-melding hvis du har ansatte.

Se alle frister for næringsdrivende

Du må ta vare på all dokumentasjon

Bedriften din må ta vare på kvitteringer eller fakturaer som viser hva du har kjøpt og solgt i minimum fem år. Denne dokumentasjonen må knyttes sammen med regnskapet. Når du lager faktura i Conta lagres pdf-filen av fakturaen sammen med bilaget i regnskapet, men når du fører egne bilag i regnskapet må du laste opp filer som dokumenterer transaksjonen.

Det er også mulig å skrive ut alt å ha det i en perm istedenfor, men da må bilagene merkes med bilagsnummer slik at det er mulig å slå opp det aktuelle bilaget som du søker fram i regnskapet. 

Det er strenge krav til hva en faktura skal inneholde for å være gyldig dokumentasjon. Se oversikten her

Vi anbefaler å bruke Conta sin kvitteringsapp til å laste opp kvitteringer og fakturaer du har fått i posten, og ellers laste opp eller sende faktura på e-post til regnskapssystemet. Slik fungerer den: 


Last ned appen gratis fra App Store eller Google Play, og logg inn med det samme brukernavnet og passordet du vanligvis bruker i Conta. 

Sett deg inn i MVA

Hvis du selger MVA-pliktige varer eller tjenester, må du registrere bedriften i Merverdiavgiftsregisteret etter at du har passert 50 000 kroner i salgsinntekt. Deretter må du fakturere med MVA.

Noen bedrifter er fritatt eller unntatt MVA. Sjekk om det gjelder deg. 

Les mer om merverdiavgift.

Lær de viktigste begrepene

Det finnes en haug av begreper i regnskapet, og du bør vite om noen av dem før du setter i gang. Her er noen av de viktigste:

Dobbel bokføring: Dobbel bokføring, eller dobbelt bokføringsprinsipp, som det også kalles, er standarden for hvordan man fører regnskap verden over. Enkelt og greit, betyr det at hver transaksjon skal kunne spores i regnskapet ved at de føres på minst to kontoer. For eksempel, når du kjøper noe, skal det bokføres på minst en kostnadskonto og en bankkonto som viser 1: Hva slags type kostnad det var og 2: Hvor pengene ble hentet fra.

I dobbel bokføring brukes ordene debet og kredit for å forklare om et beløp gikk inn eller ut av en konto i regnskapet. I Conta kaller vi det pluss (det som går inn på konto) og minus (det som går ut av konto) for å gjøre det litt enklere.

Alle regnskapsprogram må bruke dobbelt bokføringsprinsipp, så da ordner dette seg av seg selv så lenge du bruker et godkjent regnskapsprogram. Les mer om dobbel bokføring.

Regnskapskontoer: Når du fører regnskap registrerer du alle transaksjonene for bedriften på ulike kontoer. Oversikten over disse kalles en kontoplan. Slik finner du riktig konto i regnskapet

Det viktigste du må vite om regnskapskontoer, er de åtte kontoklassene vi bruker. Det første sifferet på kontoen er kontoklassen og beskriver hva slags type transaksjon det er. Har du valgt en konto der det første tallet stemmer overens med det du skal bokføre, er du sikker på at transaksjonen vil bli behandlet riktig. 

De åtte kontoklassene skiller på eiendeler, egenkapital og gjeld, inntektskontoer og kostnadskontoer. Når du har kontroll på dem, skal det mye til for at bokføringen blir feil. Det gjør det også enklere å lete tilbake til transaksjoner på et senere tidspunkt. 

Last ned oversikt over kontoklassene.

Periodisering: Periodisering vil si å flytte ting i regnskapet slik at inntekter og kostnader er bokført i riktig måned. Du må for eksempel periodisere hvis du selger en vare eller tjeneste i en måned (altså, lager en faktura), og utfører arbeidet i en annen. 

Det er viktig å periodisere for å sikre at du betaler riktig skatt til staten. Du bør derfor gjøre det minst én gang i året. Slik periodiserer du i Conta

Avskrivning: Avskrivning betyr å kostnadsføre et større kjøp over en lengre periode for å fordele levetiden til eiendelen i regnskapet. Du må avskrive eiendeler som er ment til å vare i mer enn tre år og som koster over 15 000 kroner. 

Slik bokfører du avskrivning i Conta

Er det flere begreper du lurer på? Ta en titt i regnskapsordboka!  

Hvordan føre regnskap, steg for steg

Selv om regnskapet er forskjellig for alle bedrifter, er det noen ting som alle gjør likt. Det er naturlig å føre regnskap i denne rekkefølgen:

  1. Sende ut fakturaer.
  2. Bokføre inntekter.
  3. Bokføre kostnader (faktura og kvitteringer).
  4. Bokføre andre transaksjoner (f.eks. lønn, lån el.l.). 
  5. Ta bankavstemming.
  6. Avslutte MVA-periode hvis det er aktuelt. 

Få en introduksjon til Conta:

La oss se på hvordan føre regnskap i Conta:

1. Send ut fakturaene dine

Å føre regnskap vil si å registrere alle økonomiske transaksjoner som skjer i bedriften. Det kan være både salg, kjøp, overføringer av penger, innbetalinger, utbetalinger, investeringer og mer. 

Det aller første du bør ha i rutinen din når du skal føre regnskap, er å registrere all inntekt – altså fakturere. Når du sender en faktura med Conta, blir den automatisk bokført i regnskapet ditt. Enkelt og greit! 

Les videre:

2. Bokfør alle andre inntekter

Har du salg fra kassaapparat, lister fra salg på messer eller andre inntekter som du ikke har laget faktura på? Nå er det på tide å bokføre disse. 

For å registrere inntekt velger du BILAG > REGISTRERE INNTEKT i Conta. Last opp bilaget og fyll ut alle detaljene, og så er det gjort. 

Les mer om hvordan registrere inntekter i Conta

3. Bokføre kostnader

Kostnader er alt du har kjøpt til bedriften. Dokumentasjon for kostnader er blant annet fakturaer og kvitteringer som du har mottatt. 

Når du skal registrere kostnader i regnskapet, går du til REGISTRERE KJØP. Det kan du enten gjøre via knappen på startsiden i Conta eller via BILAG > REGISTRERE NYTT BILAG. 

Når du laster opp et bilag i Conta, vil den kunstige intelligensen “Kaia” lese bilaget og hente ut så mye informasjon som mulig. Videre fyller du bare ut informasjonen som mangler, og lagrer til slutt. 

Slik bokfører du de vanligste bilagene i Conta:

Les mer om å bokføre kjøp.

4. Bokføre andre transaksjoner

Når du skal regnskapsføre transaksjoner som ikke er kjøp eller salg går du til BILAG > REGISTRERE NYTT BILAG > REGISTRERE BILAG. 

I den menyen kan du registrere alle typer bilag, også kjøp og salg om du vil, men her må du selv velge om det skal bokføres pluss (debet) eller minus (kredit) på regnskapskontoen.

Her er guide til noen du kanskje kan få bruk for:

Du kan finne flere tips til bokføring på hjelpesidene til Conta

5. Avstemme banken

Neste steg for hvordan føre regnskap, er å ta bankavstemming. Da laster du opp kontoutskriften din og sammenligner den med regnskapet for å sjekke at alt er riktig. I bankavstemmingen i Conta kan du i tillegg bokføre bilag som renter, gebyrer, private uttak for ENK og MVA-oppgjør. 

Vi anbefaler at du avstemmer alle selskapets bankkontoer hver måned slik at du har god kontroll på at ingenting mangler. Hvis du klarer å etablere en god rutine på å føre regnskap jevnlig og avstemme banken etter hver måned, vil du ha et ajourført regnskap. Da vil du med rimelig stor sikkerhet vite at det meste som skal være med i regnskapet er bokført. 

Slik avstemmer du banken i Conta

6. Avslutte MVA-periode

Hvis bedriften din ikke er MVA-registrert, er du ferdig! 

Skal du derimot levere MVA-melding, er det viktig å ha med å avslutte MVA-perioden i regnskapsrutinen din. MVA-meldingen leveres annenhver måned, du må dermed avslutte MVA-perioden like ofte. 

I Conta kan du både avslutte MVA-perioden og sende MVA-meldingen til Altinn rett fra regnskapsprogrammet. Når alt er bokført i regnskapet, er det egentlig bare å kontrollere at alt ser riktig ut og så sende inn. 

Se hvordan du gjør det i dette gratis webinaret:

Hjelp på veien

Nå har du lært hvordan føre regnskap! Hvis du finner ut at du gjerne skulle lært litt mer, har vi mange ressurser du kan bruke:

  • Du kan ta et gratis regnskapskurs! Randi og Jostein har laget en video der du kan lære det grunnleggende på under to timer: Ta regnskapskurset.
  • Du kan også se gratis webinarer om forskjellige temaer, hvis du lurer på noe spesifikt. Følg med på kommende webinarer eller se et tidligere webinar.
  • Vi har også mange nyttige artikler på hjelpesidene som går mer i detalj på hvordan du bokfører spesifikke bilag. På kunnskapssidene kan du lese mer om temaer som er relevante for fakturering, regnskap og det å drive bedrift.
  • Finner du ut at du ikke vil føre regnskapet selv, eller at du bare vil gjøre deler av det, kan du kontakte en av regnskapspartnerne i Conta. Vi har over 150 partnere som er autoriserte regnskapsførere og som kan hjelpe deg til bokføring, kontroller eller rådgivning. Finn en regnskapsfører
Prøv Conta gratis

Komplett regnskapsprogram for alle typer bedrifter