Representasjon er utgifter knyttet opp mot en ekstern part. Dette kan for eksempel være gave, møtemat på kundemøte eller et eksternt arrangement. La oss ta en nærmere titt på reglene som gjelder representasjon.
Det kan være mange grunner til at du kan ha en utgift knyttet til en kunde eller samarbeidspartner. Det kan være møtemat, et arrangement, reiser, kundekveld eller en gave, for å nevne noen eksempler.
Representasjon: Hva skal til for å få skattemessig fradrag?
Som hovedregel er det ikke fradragsrett for representasjonsutgifter for bedriften. Men det er litt ulike regler som gjelder.
For at representasjon skal være fradragsberettiget må det oppfylle alle disse kravene:
- Den som krever fradrag er næringsdrivende og kostnadene er knyttet til virksomheten.
- Bevertningen finner sted i forretningstid eller i forbindelse med forhandlinger eller demonstrasjon av varer.
- Bevertningen finner sted på arbeidsstedet eller hvis det ikke er kantine andre rimelige serveringsmuligheter der, på et spisested i nærheten.
- Kostnadene ved servering på spisested utenfor arbeidssted ikke overstiger 541 kroner per person.
- Det serveres ikke brennevin.
Det er ikke mulig å få MVA-fradrag på noen av kostnadene for representasjon. Hvis en eller flere av kravene ikke er oppfylt, vil du heller ikke kunne få skattemessige fradrag.
NB! Det er viktig at all bevertning er dokumentert med formål og hvem den omfatter, uavhengig om det er skattemessige fradrag eller ikke.
Utlegg av representasjonskostnader
En ansatt kan enten motta en forhåndsgodtgjørelse, betale med firmakort eller ha et privat utlegg for å dekke representasjonskostnadene.
Hvis en ansatt mottar en forhåndsgodtgjørelse fra bedriften for å dekke representasjonskostnadene, vil dette regnes som lønn – både for bedriften og den ansatte. Dette er derfor ikke en gunstig løsning.
Hvis den ansatte dekker kostnadene selv og senere får det refundert fra bedriften, vil dette bli ansett som en representasjonskostnad og det vil dermed ikke bli skattepliktig for den ansatte som har lagt ut utgiften. Det samme gjelder hvis personen har et firmakort.
For å refundert utlegget er det viktig å ta vare på dokumentasjon, som for eksempel kvittering. Det er et krav om at dokumentasjonen, altså faktura eller kvittering, inneholder formålet og hvem som har deltatt. Det må være navn på personene som har deltatt og hvilken bedrift de representerer.
Skal du gi gaver til egne ansatte? Eller kanskje arrangere et velferdstiltak? Les mer om skattefrie og skattepliktige goder til ansatte her.
Hvordan bokføre representasjonsutgifter
Siden det er ulike regler som gjelder for fradragsrett på representasjonsutgifter, vil det også være ulik måte å bokføre dette i regnskapet på.
Bokfør representasjonsutgifter og andre kostnader i regnskapsprogrammet til Conta. Prøv gratis i 30 dager.
Har utgiften blitt utbetalt som forhåndsgodtgjørelse til den ansatte, skal det bokføres slik:
Forskudd til ansatte
Debet 1577 og kredit 1920
Har den ansatte fått refundert utlegget i etterkant av kjøpet eller brukt firmakort, skal det bokføres slik:
Ved fradragsberettiget representasjon:
Debet 7350 og kredit 1920 eller 2910
Ved ikke-fradragsberettiget representasjon:
AS: Debet 7360 og kredit 1920
ENK: Debet 2060 og kredit 1920
Husk at bokføringen skal dokumenteres med kvittering eller faktura for kjøpet, og at det må være innenfor rimelighetens grenser. Om utlegget gir skattemessige fradrag eller ikke kommer an på om vilkårene presentert i starten av artikkelen er oppfylt eller ikke.
