eFaktura er en elektronisk faktura som dukker opp i nettbanken til kundene dine, og i Vipps-appen. Slik kan du sende eFaktura til kundene dine.
eFaktura er en elektronisk faktura bedrifter kan sende til kunder som er privatpersoner. Fakturen lages som vanlig i Conta, også velger du eFaktura som sende måte.
I stedet for å skrive ut og sende fakturaen i posten, eller sende som PDF på e-post, sendes den direkte til kundens nettbank.
Kunden får varsling i nettbanken og godkjenner betalingen.
Sender bedriften en elektronisk faktura til en annen bedrift, heter dette EHF-faktura. Det lages på samme måte, men da velger du EHF-faktura som sendemåte. Les mer om EHF-faktura her.
Hva er fordelene med eFaktura?
Det er mange gode grunner til å sende eFaktura (elektronisk faktura) i stedet for vanlig faktura.
Det er blant annet enklere for bedriftens kunder:
- Alle med nettbank kan motta eFaktura, enten de bruker DnB, Nordea, Sparebank 1 og så videre. Det er ikke et krav at de har samme bank som bedriften din. Hvis kunden har flere banker, vil eFakturaen dukke opp i alle nettbankene.
- Kunden kan også betale hvor enn de er, i farta. Kunden kan bekrefte betalingen i nettbanken, og i mange tilfeller også i en mobilapp, Vipps, på e-post eller til og med via SMS.
Og de fleste personer i Norge kjenner til eFaktura og bruker det allerede til å betale strømregning, mobilabonnement eller lignende.
At bedriften tilbyr eFaktura til de kundene som ønsker det er et tegn på seriøsitet og et steg på veien mot flere fornøyde kunder.
Det er også 100 prosent papirløst og derfor bra for miljøet! Det kan både du og kunden din sette pris på.
LES OGSÅ: Færre faktura går til inkasso med eFaktura.
Spar penger og unngå betalingsfeil
Å sende eFaktura er en betryggende løsning for bedriften. eFakturaen havner nemlig aldri på avveie på grunn av feil postadresse eller e-postadresse. Fakturaen havner ikke i noe spamfilter eller blir borte i posten.
Med eFaktura slipper også kostnadene ved printing, porto og lignende – for ikke å snakke om tidsbruken dette fører med seg.
Fordi beløp, kontonummer og eventuelt KID-nummer er ferdig utfylt blir det heller ikke noen problemer med betalingsinformasjonen. Kunden trenger bare å se over og godkjenne fakturaen.
Hva vil det si å ha KID på fakturaene egentlig? Kunden skal bruke KID-nummer i KID-feltet når de betaler fakturaen. Da blir fakturaen automatisk registrert som betalt i fakturaprogrammet og regnskapsprogrammet.
Du slipper å logge deg inn i nettbanken for å sjekke om betalingen har kommet, for deretter å logge inn i faktura- og regnskapsprogrammet og markere fakturaen som betalt.
Både bedriften og kunden sparer tid med e-Faktura og ferdig utfyllt KID-nummer.
Når du fakturerer og fører regnskap i Conta kan du velge å ha med KID på fakturaene dine.
Få raskere betalt med eFaktura
Å sende eFakturaer kan også føre til at bedriften får raskere betalt. eFakturaen kommer frem til kundens nettbank umiddelbart og det er enkelt for kunden å godkjenne betalingen.
Faktisk så viser tall fra Bankenes Betalingssentral BBS at flere betaler innen forfallsdatoen når de mottar fakturaen elektronisk, for eksempel en eFaktura.
LES OGSÅ: Færre faktura til inkasso med eFaktura
Kunden får også eFakturaen i god tid før forfall, slik at du kanskje kan vurdere å kutte ned på forfallsdatoen? Husk at det er helt greit med 14 dager, så lenge du ikke har avtalt noe annet med kunden.
Rask betaling er bra for likviditeten, altså pengestrømmen, til bedriften din.
LES OGSÅ: 6 ½ tips til bedre likviditet
Kundene dine kan også godkjenne betaling i Vipps, rett på mobilen. De må først ha godtatt å motta eFakturaer i Vipps – det er så enkelt som å huke av på en sjekkboks i innstillingene.
Hvor mange bedrifter bruker eFaktura?
Ifølge tall fra Nets er det 3,9 millioner personer i Norge som har sagt ja til å motta eFaktura i nettbanken sin. Og det er rundt 17 000 bedrifter som fakturerer med eFaktura.
Siden eFaktura ble lansert i 2001 har det blitt sendt ut 180 millioner eFakturaer.
Med andre ord er det en stor kundemasse som vil motta elektroniske fakturaer, og en løsning som stadig flere bedrifter tilbyr.
Hva er forskjellen på eFaktura og faktura i PDF-format?
E-postfaktura er ikke det samme som eFaktura. En e-postfaktura er en faktura du lager i PDF-format og deretter sender på e-post til kunden.
Det er er kjappere enn å sende i posten, men ikke like trygt som eFaktura:
Med e-post risikerer du at fakturaen havner i spamfilteret, at innboksen til kunden er full eller at det er problemer med e-postleverandøren. I tillegg kan det være at kunden rett og slett ikke ser e-posten.
I tillegg er det opp til kunden å laste ned PDF-filen og manuelt fylle inn infoen i nettbanken sin. Altså kontonummer, betalingsdato, beløp, KID-nummer og så videre. Der kan det fort oppstå feil.
eFaktura på den andre siden dukker opp ferdig utfylt i nettbanken, slik at kunden kun trenger å godkjenne.
Hvem bør bruke eFaktura?
Alle bedrifter som fakturerer privatkunder kan utnytte fordelene med eFakturaer.
Hvis du sender mange fakturaer til privatkunder bør du absolutt vurdere å sende eFaktura i stedet for faktura i posten eller via e-post. Det sparer deg både tid og penger.
Det er også spesielt nyttig for deg som tilbyr abonnementstjenester.
En undersøkelse gjort av Nets, som har laget løsningene for eFaktura og EHF-fakturering, viser også at 9 av 10 kunder foretrekker å motta eFaktura.
Yngre kunder er også veldig positive til eFaktura:
Selv blant yngre i alderen 20-34 år er det hele 8 av 10 som foretrekker disse betalingstjenestene.De fleste forbinder eFaktura og AvtaleGiro med enkelhet og trygghet.
Dette trenger bedriften for å sende eFakturaer
Det er like enkelt å sende en eFaktura som en vanlig faktura. Alt du trenger er et fakturaprogram som støtter utsending av eFaktura.
Du kan sende eFaktura med fakturaprogrammet til Conta.
Kunden må også ha godtatt en eFaktura-avtale med deg. Du har gjerne vært borti det selv, at du får spørsmål i nettbanken om du vil opprette en avtale når du betaler en vanlig faktura?
Det er også mulig å godta eFaktura på et generelt basis i nettbanken. Mange kunder velger nå å huke av for det, slik at det ikke er nødvendig å sette opp en egen avtale for hver bedrift.
Du får beskjed om mottakeren godtar eFakturaer når du prøver å sende en eFaktura i Conta. Hvis kunden har sagt ja, er det bare å sende eFaktura fra fakturaprogrammet.
Hva koster det å sende?
Å sende eFaktura i Conta koster 1 Conta-kreditt per faktura. Se prisene for Conta-kreditt.
Du kjøper de samme kredittene for å sende eFaktura som du bruker til å sende EHF eller e-poster fra Conta. Hvis du allerede har kreditter på kontoen din er det bare å gå i gang med å sende eFaktura.
Du trenger ikke en egen avtale med banken din. Det koster heller ikke kundene dine noe å motta eFaktura.
Å sende eFaktura er ikke gratis, men husk at du kan spare tid (som jo også er penger), i tillegg til å få betalt raskere. Og hvis du tidligere har sendt fakturaer i posten, slipper du den kostnaden.
Hvordan sende eFaktura?
For å kunne sende eFakturaer trenges et fakturaprogram som støtter det. Du kan sende eFaktura når du bruker Conta til faktureringen. Da koster det bare en liten sum per faktura.
Det er Nets som leverer eFaktura-tjenesten, men det er bare mellomleddet mellom fakturaprogrammet ditt og nettbanken din. Verken du eller kunden din trenger å forholde dere til Nets.
eFakturaen lager du på akkurat samme måte som en vanlig faktura. Når du kommer til sendemåte velger du rett og slett eFaktura.
Hvis du har lagret kunden i Conta med e-post og telefonnummer søker vi etter mottaker automatisk, og du får beskjed om de kan motta denne typen fakturaer.
Hvis du ikke har lagret kundeinfo, er det bare å taste inn navn, telefonnummer og e-postadressen til kunden og vipps så er du i gang! Conta lagrer informasjonen til neste gang du skal sende eFaktura til samme kunde.
Klikk på SØK ETTER MOTTAKER for å sjekke om kunden vil motta eFaktura.
Første gang du sender en eFaktura må du også huske å bekrefte brukeravtalen ved å huke av i boksen.
Deretter er det bare å sende fakturaen.
Kunden får ikke papirfaktura i tillegg til eFaktura, men de kan klikke for å få opp fakturaen inne i nettbanken.
Hva er eFakturareferanse? eFakturareferanse er et nummer på eFakturaen. Hver bedrift har en egen referanse for hver av kundene sine. Nummeret kan for eksempel være kundenummer, KID-nummer eller abonnementsnummer.
Enda bedre med KID
Hvis du vil at innbetalingene skal registreres automatisk i fakturaprogrammet til bedriften, uten at du sjekker nettbanken, kan du skru på KID-nummer på fakturaene.
Når betalingen fra kunden kommer inn på kontoen, vil fakturaen markeres som betalt i Conta, helt av seg selv! Kunden trenger heller ikke å fylle ut KID-nummeret manuelt (noe de fleste synes er kjedelig), fordi eFakturaen dukker opp i nettbanken ferdig utfylt.
Hvis du fører regnskap i Conta, bokføres betalingen også automatisk i regnskapet.
Det er selvfølgelig mulig å sende eFaktura uten KID-nummer, men da må du gjøre oppfølgingsarbeidet selv. Slik kommer du i gang med KID.
Hva er forskjell på eFaktura og AvtaleGiro?
eFaktura er ikke det samme som avtalegiro. Mens eFaktura er en elektronisk faktura som sendes til kundens nettbank, er AvtaleGiro en betalingsløsning du som bedrift kan sette opp med banken din.
For å kunne tilby AvtaleGiro må du din sette opp en avtale med banken om å trekke penger på forfallsdato fra kunder som har godkjent AvtaleGiro.
Betalingene trekkes automatisk, uten godkjennelsen som trengs for eFakturaer. Kunden varsles om en betalingen syv dager før beløpet blir trukket, og de kan også sette en maksgrense for hvor mye penger som kan trekkes.
AvtaleGiro er en tilleggstjeneste som banken din tilbyr og ikke inkludert når du sender eFaktura fra Conta.
Hva er forskjellen på eFaktura og EHF-faktura?
Begge er digitale sendemåter. Forskjellen er at eFaktura sendes til nettbanken til en privatperson, mens EHF sendes til regnskapsprogrammet til et firma.
Du bruker altså eFaktura når du fakturerer en privatperson og EHF når du fakturerer en bedrift.
Noen bedrifter, spesielt statlige eller kommunale krever å få tilsendt faktura som EHF.
Mange bedrifter foretrekker også dette formatet fordi de ikke trenger å lete opp fakturaen, men får den opp inne i regnskapsprogrammet sitt for enkel bokføring.
LES OGSÅ: Hva er EHF-faktura og hvordan fungerer det?
Når du fører regnskap i Conta kan du motta EHF-fakturaer rett inn i regnskapet. Da blir det slutt på å lete frem papirfakturaer eller PDF-filer.
Du kan også sende EHF-fakturaer til alle bedriftskundene dine som har sagt ja til å motta EHF-fakturaer. Du trenger ikke egen avtale med en bank for å sende eller motta EHF-fakturaer.
