Gode faktureringsrutiner gir deg følelsen av kontroll og trygghet – det er lite som slår å sende ut en faktura og vite at pengene snart er på vei. Dessverre er det likevel mange som har opplevd frustrasjonen ved for sene eller uteblitte betalinger.
Heldigvis finnes det enkle grep du kan ta for å gjøre fakturering både smidigere og mer effektiv – og dermed øke sjansen for å få pengene raskt inn på konto. Her får du seks gode tips til bedre faktureringsrutiner som gjør arbeidshverdagen enda bedre.
1. Dobbeltsjekk fakturaen
Det finnes få ting som stopper betalingsflyten raskere enn en faktura med feil. Mangler du påbudte opplysninger eller har rotet litt med innholdet, er det nesten som å be kunden vente med å betale. Bruk heller et pålitelig regnskapsprogram – da får du alt på stell og slipper å bekymre deg for formkrav.
Se også: Hva må en faktura inneholde?
En god faktura er ikke bare juridisk riktig, men også lett å skjønne. Vær tydelig på hva du faktisk fakturerer, og bruk en beskrivelse kunden kjenner seg igjen i. Da blir det enklere for begge parter, og du slipper diskusjoner og forsinkelser. Dobbeltsjekk at kundeinformasjon, priser og beskrivelse av det du har solgt er riktig før du sender den. Det ordner du enkelt i Conta.
Vi anbefaler at du sender fakturaene elektronisk når du kan. Da går de rett inn i regnskapssystemet til kunden, og større sannsynlighet for at de blir betalt raskere. Med Conta kan du også få inn bankintegrasjon, slik at betaling og bokføring skjer hånd i hånd. Da blir fakturering hakket enklere og litt mer lønnsomt!
2. Ha en plan for hvordan du følger opp betalingene dine
Gode faktureringsrutiner handler ikke bare om å sende ut fakturaer, men også om hvordan du følger dem opp. De fleste faktureringssystemer, som Conta, har smarte løsninger som automatisk sender en vennlig påminnelse når fakturaen har forfalt. Du kan velge å skru på automatisk purring eller/og inkassovarsel på forfalte fakturaer.
Men noen ganger må det litt ekstra personlig oppfølging til. Ofte holder det med en hyggelig «Har du glemt denne?»–melding direkte til kunden. De fleste setter pris på et vennlig puff!
Tenk over hva som passer best for dine kunder og din bransje – noen liker det uformelt, andre foretrekker en mer formell tone. Skreddersy en rutine som passer for deg, så øker sjansen for at pengene kommer på konto i tide.
Se også: Dette kan du gjøre når kunden ikke betaler innen fristen
3. Send faktura med en gang jobben er utført
Det er enkelt å utsette faktureringen – men det er også den sikreste veien til tom konto. Få ting gir bedre likviditet enn gode rutiner! Send derfor fakturaen med én gang varen er levert eller tjenesten er utført. Ikke la det bli liggende i innboksen – jo raskere du fakturerer, desto raskere får du betalt.
Lag deg faste dager for fakturering og oppfølging, så går ingenting i glemmeboka. Dette gjør hverdagen din mer oversiktlig, og kundene dine setter også pris på forutsigbarhet. På samme måte bør du sette av tid jevnlig til å sjekke at alle fakturaer blir fulgt opp – gjerne én fast dag i uka.
4. Få betalt – også når kundene nøler
Noen ganger opplever man at kunden ikke betaler innen tiden, uansett hvor gode faktureringsrutinene har vært i forkant. Når det skjer, er det lurt å ikke bruke unødvendig tid og energi på å purre selv. Med et inkassobyrå på laget slipper du å være den som purrer og følger opp.
Flere inkassobyråer er nå sømløst integrert i moderne regnskapssystemer, og i Conta har vi et tett samarbeid med Kravia. Det betyr at du enkelt kan sende saker til oppfølging – rett fra Conta, uten ekstra styr.
5. Hold orden på kundedata
Å ha orden på kundedataene dine er gull verdt når du skal fakturere! Feil kontaktinformasjon kan fort føre til forsinket betaling eller fakturaer som aldri kommer frem.
I Conta kan du enkelt holde styr på kundene dine med det oversiktlige kunderegisteret, der du ser hvem som har fått hvilke fakturaer.
Har du mange kunder, kan du til og med lage grupper for å få enda bedre oversikt og kontroll. Da slipper du unødvendig rot – og fakturaene havner alltid hos riktig mottaker. Du kan også laste opp større kundelister for å unngå å legge det inn manuelt.
6. Få bedre kontroll hos en ekspert
Usikker på om faktureringsrutinene dine er så effektive som de kunne vært? En regnskapsfører har både erfaring og verktøy til å hjelpe deg med å stramme inn rutinene og finne smarte løsninger som kan redusere risikoen for tap. Sliter du med gjentatte forsinkelser, kan det være gull verdt å få et nytt blikk på sakene!
På Regnskapsklinikken kan du fylle inn litt info og få opptil 3 gratis og uforpliktende tilbud fra ulike regnskapsførere som kan hjelpe deg å få kontroll på faktureringen.
Få tilbud
