Når året nærmer seg slutten er det flere ting du som driver eget firma må ha på stell. Her går vi gjennom dem.
Enten du driver enkeltpersonforetak eller AS, vil det være mange ting som er likt både når det gjelder regnskap og drift.
Fakturaer og periodisering
Har du oppdrag, varer eller tjenester som leveres nær nyttår? Loven sier at kunden skal motta faktura når varen leveres, og ikke senere enn 30 dager etter leveransen. Pass derfor på at du er oppdatert på faktureringen.
Et ledd i dette er å sjekke om du har fakturaer som skal periodiseres. Hvis du har sendt en faktura på forskudd, f.eks en faktura for noe som leveres i januar men du fakturerer den i desember, må du periodisere inntekten. Du kan lese om hvordan du periodiserer her.
Periodisering må også gjøres for innkommende fakturaer der situasjonen krever det, for eksempel hvis du betaler tre måneders leie for kontorlokalene dine i desember.
Til slutt bør du også gjøre en vurdering på om ubetalte fakturaer skal følges opp med innkreving via inkasso, eller ved at du tar direkte kontakt med kunden og etterspør betalingen. Kanskje de har glemt deg!
Samle og registrer alle bilag
Sørg for at du er à jour med all bokføring: Alle transaksjoner inn og ut av virksomheten skal bokføres, og alle bankkontobevegelser skal avstemmes. Vi anbefaler på det sterkeste at du holder dette oppdatert gjennom hele året for å unngå skippertak.
Skippertak i regnskap er din verste fiende, for det er vanskelig å huske hva du gjorde flere uker eller måneder tilbake, og dokumentasjon kan i verste fall gå tapt – så å bokføre ting så raskt som mulig vil minske risikoen for feil i regnskapet.
Alle bilag som bokføres må ha gyldig dokumentasjon, noe som heldigvis kan oppbevares digitalt nå om dagen. Tiden med permer fulle av kvitteringer er over: I Conta kan du trygt lagre alle kvitteringene som du har tatt bilde av med Conta-appen, som så knyttes opp til hvert sitt bilag i regnskapet.
Hvis du har en regnskapsfører som gjør hele jobben for deg, så må du sende dem alle bilag så raskt etter nyttår som mulig. Forhåpentligvis har du sendt dem bilag månedlig også, hvis ikke bør du definitivt kontakte dem nå.
Kassaoppgjør må også gjennomføres per 31.12. En attest må vedlegges fra den som har gjort opp kassen.
Varetelling
Det er et krav om at alle virksomheter som driver med videresalg av varer må telle opp varelageret sitt ved slutten av året.
Varelageret til en bedrift har en verdi, og denne må reflekteres i regnskapet på slutten av året. Under varetelling må, som navnet kanskje hinter til, alle varer telles opp med varebeskrivelse, antall og innkjøpsprisen.
Varetellingslisten må summeres og undertegnes, samt at det må fremgå hvem som har foretatt varetellingen. En person må utpekes som ansvarlig for opptellingen, og vedkommende må signere på at varetellingen er gjennomført.
Aksjonærregisteroppgaven
Driver du AS er du sikkert kjent med aksjonærregisteroppgaven. Denne kan i utgangspunktet leveres når som helst, og egentlig hver gang det skjer endringer i eierskapet til firmaet – men den må senest leveres 31. januar.
Mange leverer nok allerede i desember, og hvis du ikke forventer at aksjer bytter hender i løpet av måneden er det like greit å få det unnagjort? Denne kan du levere selv via Altinn, eller du kan be regnskapsføreren om å gjøre det. Husk at aksjonærregisteroppgaven må leveres selv om det ikke har vært endringer i eierskapet.
Kilometerstand på firmabiler
Firma som eier en eller flere firmabiler kan føre alle kostnader knyttet til bilen inn i regnskapet. Hvis bilen kun brukes i virksomheten og aldri privat, kan du ved å dokumentere dette få skattefradrag på alle kostnader knyttet til kjøretøyet.
Før nyttår må du sørge for å lese av kilometerstanden på hver bil, og sette den opp mot kjøreboken.
Skylder du penger til firmaet?
Driver du et AS er det viktig at du på slutten av året sjekker at du ikke skylder penger til firmaet fordi du for eksempel har brukt feil kort, eller mangler en kvittering for et kjøp.
I så fall må du gjøre opp for deg så for som mulig, da det egentlig kun er to lovlige måter å ta ut penger av et AS: Utbytte og lønn.
Driver du et enkeltpersonforetak disponerer du derimot selv pengene i firmaet til enhver tid.
Skylder firmaet penger?
Skylder firmaet noe til leverandørene dine i form av ubetalte regninger? Du bør sjekke i leverandørreskontro, og regninger du eventuelt har mottatt i det siste tilfelle du har noe utestående som du burde gjort opp før nyttår.
Meld inn naturalytelser
Hvis du driver firma med ansatte må du også sjekke om det er naturalytelser eller andre godtgjørelser som skal rapporteres om. Naturalytelser er ting som skattepliktige forsikringer, gaver, fri telefon, fri bil, refusjon av sykepenger og flere andre ting.
Dette må meldes inn innen den 5. januar etter nyttår, men det er lurt å skaffe seg oversikt over dette i god tid.
Og husk: Når kalenderen viser 2024 kan du bruke Conta til årsoppgjøret ditt enten du driver ENK eller AS.
Hvis du syntes dette er mye å holde styr på, er du sikkert ikke alene. Conta har mange regnskapspartnere over hele landet som kan hjelpe deg med alt fra daglig regnskapsføring til obligatoriske innleveringer og årsoppgjør.
