Lurer du på hva inkasso er og hvordan det fungerer? Her er alt du trenger å vite om inkasso og hvordan du sender faktura til inkasso.
Har du opplevd å ikke få betalt på en faktura du har sendt? Når vi krever inn faktura som har gått til forfall, kaller vi det inkasso.
I Conta kan du enkelt sende fakturaer til inkasso når kunder ikke betaler innen forfallsdato.
Men først, la oss forklare hvordan inkasso fungerer:
Hva er inkasso?
Inkasso er prosessen å kreve inn penger fra en bedrift eller privatperson som ikke har betalt i tide.
I Norge har vi regler for hvordan penger skal kreves inn. Disse er fastsatt i inkassoloven og inkassoforskriften. Du må, blant annet, sende et inkassovarsel to uker før inkassosaken kan starte. Hvis den som skylder penger ikke betaler etter 14 dager, kan du starte inkasso.
I Conta sitt faktura- og regnskapsprogram er det superenkelt å sende fakturaer til inkasso. Trykk på «Send til inkasso», og vipps! Inkassoselskapet Kravia hjelper deg å kreve inn pengene. Prøv Conta gratis!
Utenrettslig og rettslig inkasso
Inkasso deles i to faser:
- Utenrettslig inkasso
- Rettslig inkasso
De fleste inkassosaker stopper i den første fasen – utenrettslig inkasso.
Her prøver inkassoselskapet å kreve inn pengene uten å involvere en rettsinstans. Først sender man et inkassovarsel med minst 14 dager betalingsfrist. Hvis kunden ikke betaler, blir det sendt en betalingsoppfordring med ytterligere 14 dagers frist.
Når partene ikke finner en konkret løsning, vil inkassobyrået sende et varsel om at det startes en rettslig prosess med to ukers betalingsfrist. Kjøperen får anledning til å sende inn en forliksklage til forliksrådet, hvor de vil forsøke å komme til en løsning.
Hvis kjøper ikke sender inn en Forliksklage, kan inkassobyrået sende begjæring om utlegg til namsmannen.
Forfallsdato regler: Hva kan sendes når?
Det er regler for når du kan sende inkassovarsel og betalingsoppfordring:
- Inkassovarsel med purregebyr kan sendes 14 dager etter fakturaen forfalt.
- Betalingsoppfordring kan sendes 14 dager etter at inkassovarselet gikk ut.
Inkassovarsel mal
Hvis du ønsker å sende en sak til inkasso selv, uten å dra nytte av automatikken i inkassobyråenes systemer, må du lage inkassovarsel og eventuelt betalingsoppfordring selv.
Her er en mal for hva som skal med i et inkassovarsel:
- Tittel som sier «Inkassovarsel».
- Betalingsfrist på minst 14 dager.
- En tekst som påpeker at saken sendes til inkasso eller overføres til et inkassobyrå hvis beløpet ikke betales.
Merk at det krever mye tid å gjøre inkassoprosessen selv. Derfor anbefaler vi at du sender saken til et inkassobyrå direkte fra systemet du lager fakturaer i. Se hvordan du sender en faktura til inkasso i Conta.
Purring: Må jeg sende det før inkassovarsel?
Det er selvfølgelig mulig sende fakturaen på nytt for å gi kunden en vennlig påminnelse, men det er vanlig at bedrifter sender inkassovarsel med en gang hvis de ikke får betalt.
Du trenger ikke være redd for å ødelegge kundeforhold ved å sende en faktura til inkasso. Kunden har kjøpt en vare eller tjeneste, og avtalen er da at de skal betale for seg. Kunden har derfor ikke fulgt opp sin del av handelen før de har betalt for seg.
Purring tekst
Hvis du velger å sende kunden en purring før inkassovarsel, kan du sende purring per SMS eller epost. Her er forslag til en tekst du kan bruke om du skal sende en purring:
«Hei. Vi kan ikke se å ha mottatt betaling for faktura av dato X med forfall Y. Vedlagt følger en kopi av fakturaen. Med vennlig hilsen DITT SELSKAPSNAVN.»
I Conta sender du purring ved å finne fakturaen det gjelder i fakturaoversikten, deretter DETALJER → SEND PURRING.
Inkassoselskaper: Slik hjelper de deg
Inkassoselskaper er gode til å drive inn penger og tar seg av hele prosessen for deg.
Inkassoselskapet Kravia, som vi bruker i økonomisystemet Conta, løser 85 prosent av sakene som kundene sender til dem. Når Kravia får en sak, vil de umiddelbart sette i gang den utenrettslige inkassofasen.
Tjenesten er helt gratis for bedriften som ikke har fått betalt. Den eneste betalingen inkassobyrået får er inntekter fra eventuelle renter og gebyrer. En annen fordel med inkasso hos Kravia og Conta er at du når som helst stoppe prosessen på saker du har sendt til inkasso.
Kom i gang med inkasso i Conta
Sende faktura til inkasso i Conta
For å sende faktura til inkasso i Conta, gjør du følgende:
- Logg inn i Conta
- Trykk på FAKTURAER i menyen
- Gå til DETALJER på fakturaen det gjelder
- Trykk på SEND TIL INKASSO
Hvorfor bruke inkasso?
Det er viktig å få inn betaling på fakturaene du sender ut slik at du har penger til å dekke regningene til bedriften din, og sitter igjen med fortjeneste for arbeidet du gjør.
Tall fra Intrum viser at ubetalte fakturaer er et voksende problem. Det blir stadig flere inkassosaker mot privatpersoner: I første kvartal av 2019 var det 15 prosent flere saker enn i 2018.
Mange kvier seg gjerne for å purre på kunden og ta saken videre via et inkassobyrå, men det er helt vanlig å gå til inkasso når kunden din har latt være å betale.
Spar tid ved å sette bort inkassoen
Noen bedrifter velger å ta seg av inkassoen selv, men det kan bli en tidkrevende prosess, spesielt hvis du ikke har erfaring med inkasso.
Ved å bruke et inkassobyrå kan du:
- frigjøre tid som du kan bruke på å drive bedriften din
- få inn penger raskere fra kunder som ikke betaler
- være sikker på at lovverket følges og at pengene kreves inn i tråd med god inkassoskikk
Se også 8 tips til å få raskere betalt, 6 og ½ tips til god likviditet eller færre faktura til inkasso med eFaktura.
