Ferieavvikling kan være en litt utfordrende oppgave for arbeidsgivere når det finnes så mange regler. I denne artikkelen guider vi deg gjennom hvordan du kan sikre en smidig ferieperiode for både ansatte og bedriften din.
Fra planlegging av ferier til håndtering av lønnsutbetalinger, i denne artikkelen får du viktige tips som hjelper deg med å balansere drift og fri. Her oppsummerer vi det viktigste du trenger å vite som arbeidsgiver.
Ferieaavikling: Hvor mange feriedager må tas ut?
Antall feriedager reguleres i ferieloven § 5. Alle ansatte under 60 år har krav på fire uker og én dag ferie, mens de over 60 år har fem uker og én dag. Med en fem-dagers arbeidsuke tilsvarer dette 21 feriedager for de under 60 og 26 feriedager for de over 60. Ferieloven sier at all ferie skal tas ut i løpet av året.
Hvis det er inngått avtaler om ekstra feriedager, bestemmer disse avtalene om de ekstra dagene må tas ut i løpet av året. I Norge er det vanlig med avtaler som gir fire ekstra feriedager. Dette betyr fem uker ferie (25 feriedager) for de under 60 år, og seks uker (30 feriedager) for de som er 60 år eller eldre.
Kjør lønn i Conta
Med Conta kan du enkelt håndtere lønnsutbetalingene til bedriften din. Systemet er brukervennlig, sparer tid og sørger for korrekt beregning av lønn, skatter og feriepenger. Perfekt for små og mellomstore bedrifter som ønsker en effektiv og problemfri lønnskjøring!
Prøv gratis
Hvem har ansvar for at en ansatt tar ferie?
Arbeidsgivere må sørge for at alle ansatte tar ut ferie i tråd med ferieloven. Dette betyr at arbeidsgivere må aktivt tilrettelegge for og sørge for at ferie tas ut, samtidig som de sikrer nok bemanning og trygge arbeidsforhold. En ansatt kan ikke nekte å ta ferie, og det er plikten deres å avvikle den årlig.
Feriereglene gjelder også for de som er i permisjon eller er permittert, men det finnes unntak. Hvis en ansatt har tjent opp lite feriepenger, er helt arbeidsufør på grunn av sykdom, eller er i foreldrepermisjon, kan de i noen tilfeller unngå å ta ut full ferie.
Les også: Skatter man av feriepenger?
Kan arbeidsgiver bestemme fritt ferieavvikling?
Arbeidsgiver kan ikke bestemme helt fritt når ferien skal tas ut. De må diskutere ferien med de ansatte før den bestemmes. Her er tre viktige ting arbeidsgivere må huske:
- Ferie må tas ut i løpet av året. Du kan ikke skyve ferien til neste år eller kreve at ansatte tar ut ferie på forhånd.
- Ansatte har rett til tre sammenhengende ferieuker mellom 1. juni og 30. september. Resten av ferien må tas ut i løpet av året.
- Ansatte kan også kreve at den resterende ferien tas sammenhengende. Dette er seks feriedager, som er de 21 totale dagene minus de 15 dagene i hovedferien.
Ved å følge disse reglene, får arbeidsgiver en viss fleksibilitet til å tilpasse ferieavviklingen til bedriftens behov.
Ferieavvikling: Når bedriften holder stengt
Noen bedrifter velger å holde stengt i perioder av året. En ansatt har normalt sett rett på å jobbe det antallet timer per dag og uke som står i arbeidsavtalen. Arbeidsgiver må derfor sørge for at den ansatte får nok vakter. Hvis arbeidsgiveren ikke kan eller vil gi nok vakter, har den ansatte som regel fortsatt rett til lønn.
En arbeidsgiver kan pålegge ansatte å avvikle ferie dersom bedriften stanser helt eller delvis i forbindelse med ferieavvikling, som for eksempel i fellesferien. Dette gjelder også selv om den ansatte eventuelt ikke skulle ha opptjent nok feriepenger året før til å dekke denne ferien. Dette er regulert i ferieloven § 5 (5).
En ansatt har også rett på å vite når de skal ta ferie tidligst mulig og minst to måneder før. En arbeidsgiver må da kunne varsle om ferie minst to måneder før. Dette er regulert i ferieloven § 6 (2).
Det er også viktig å huske på at en ansatt har rett til tre sammenhengende uker med ferie mellom 1. juni og 30. september. Det er opp til du som arbeidsgiver å bestemme når i denne perioden de tar ut ferien. Dette må også tas i betraktning i dette regnestykket.
Les også: 1. og 17. mai: Viktige lønnsregler for arbeidsgivere
Nyansatte og ferie: Hvilke regler gjelder?
Feriepenger kan være begrenset for nyansatte som begynte i fjor, de som nylig er ferdig med utdanning eller begynte i ferieåret. Her kan ansatte velge å ikke ta ut ferie for de dagene de mangler dekning av feriepenger.
Se også: Deltidsansatt? Så mye ferie har du rett på i sommer
Andre som kan velge bort ferie er ansatte som i opptjeningsåret
- var langtidssykemeldt
- var permittert
- hadde ulønnet permisjon
- hadde foreldrepermisjon
En ansatt som har skiftet jobb i løpet av opptjeningsåret og fått lønn hele året, må ta full ferie med den nye arbeidsgiveren sin. Dette gjelder selv om de har fått utbetalt alle feriepengene fra den forrige jobben.
Planlegging og varsling av ferieavvikling
Arbeidsgiver bør tidlig diskutere ferieplanlegging med ansatte eller tillitsvalgte og sette opp ferielister i god tid. Hvis man ikke blir enige, avgjør arbeidsgiver ferieperioden innenfor ferielovens rammer, som for eksempel retten til tre sammenhengende uker om sommeren.
Ansatte skal informeres om ferien minst to måneder før den starter, så det er viktig å tenke på dette ved planleggingen. Arbeidsgiver bør ha full oversikt over gjenværende feriedager når sommerferien er over, for å sikre at all ferien blir tatt ut innen året er slutt. Hvis det er feriedager igjen ved årsskiftet, kan opptil ti dager (to uker) overføres til neste år. Avtalefestede feriedager, vanligvis fire, kan også overføres i tillegg til de to ukene som loven tillater.
Ferieavvikling og sykdom
Hvis en ansatt blir syk før eller under ferien, kan du de om å flytte feriedagene.
- Før ferien: Hvis en ansatt er 100 prosent sykmeldt, kan de søke om å utsette ferien til senere i året. De trenger en legeerklæring og må gi beskjed til arbeidsgiver senest siste arbeidsdag før ferien.
- Under ferien: Hvis de blir 100 prosent sykmeldt i løpet av ferien, kan de kreve nye feriedager senere. De må varsle om dette så snart de er tilbake på jobb. Også her trenger de en gyldig legeerklæring.
Feriedager til gode: Hva skjer da?
Ferieloven krever at ansatte tar ut all ferie. Likevel kan det skje situasjoner der dette ikke skjer, for eksempel ved sykdom, permisjon eller annet.
Overføring av feriepenger til annet år
En ansatt kan overføre opptil ti feriedager til neste år med en skriftlig avtale, ifølge ferieloven. Arbeidstaker og arbeidsgiver skal være enige for at overføringen skal være gyldig.
Sykdom eller foreldrepermisjon: Feriedager til gode
En arbeidstaker kan velge å ikke ta ut ferie dersom de er helt arbeidsuføre på grunn av sykdom eller er i foreldrepermisjon. Feriedager som er igjen ved årets slutt blir automatisk overført til neste år. Disse dagene kan ikke fjernes fra saldoen eller betales ut som feriepenger eller lønn, uansett hva. Å overføre disse dagene bryter ikke med ferieloven.
Se også: Alt du må vite om feriepenger
Overføring av feriepenger uten avtale
Hvis en arbeidsgiver ikke avtaler overføring av feriedager med en ansatt, og det står igjen feriedager 31. desember, bryter de ferieloven. Feriedager som ikke er avklart for overføring må overføres, inkludert de som skyldes sykdom eller foreldrepermisjon. Hvis arbeidsgiver hindrer ferieavvikling, har ansatte rett til erstatning i tillegg til å få de ubrukte feriedagene overført.
Feriedager kan ikke slettes, og de kan heller ikke gjøres opp med lønn eller feriepenger, ifølge ferieloven.
Avtalefestet tilleggsferie
Avtalefestet tilleggsferie er ekstra feriedager som gis utover de lovpålagte feriedagene.
Dette gjelder arbeidsgivere som tilbyr utvidet ferie, altså fem uker for ansatte under 60 år og seks uker for de som er over 60. De avtalefestede feriedagene omfattes ikke av ferieloven, så reglene gjelder kun de lovfestede dagene.
Avtalefestede feriedager kan overføres til neste år eller avtales å bli utbetalt ved årets slutt og deretter slettet fra feriesaldoen. Vær oppmerksom på at virksomheter med tariffavtaler kan ha egne regler som begrenser denne muligheten.
Feriepenger og overføring: Håndtering
Når feriedager overføres, bør også feriepengene flyttes til neste år og utbetales når ferien tas. Hvis feriepengene allerede er utbetalt sammen med ferietrekket, får ansatte lønn for det trekket når de tar ut de overførte dagene.
For timelønnede bør feriepenger utbetales når ferien faktisk tas, siden de ikke får lønn mens de har ferie. Dette forhindrer at de mister inntekt når de tar ut ferie etter at alle feriepengene er betalt ut, noe som er viktig for å følge ferieloven.
