Det er lovpålagt å ha en arbeidskontrakt for alle ansatte i en bedrift. En standard arbeidsavtale er en god mal for en ansettelseskontrakt.
Hvis et firma skal ansette noen, må de lage en skriftlig arbeidskontrakt. Det er lovpålagt å ha en arbeidskontrakt for alle ansatte, også hvis du er ansatt i ditt eget aksjeselskap.
Hvis du driver enkeltpersonforetak, regnes du ikke som ansatt og trenger heller ikke en ansettelseskontrakt for deg selv eller ektefellen din. Du må derimot ha det hvis du skal ansette noen andre i enkeltpersonforetaket ditt.
Hva er en arbeidskontrakt?
En arbeidskontrakt er en skriftlig avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Begrepene arbeidskontrakt, arbeidsavtale og ansettelseskontrakt brukes om hverandre, og betyr det samme.
Bedriften og den ansatte skal ha hver sin kopi som bekrefter arbeidsforholdet og inneholder alle nødvendige detaljer.
Arbeidsavtalen er en sikkerhet for både arbeidstaker og arbeidsgiver hvis det skulle oppstå uenigheter. I den finner du avtalen som er inngått svart på hvitt, og den viser at begge parter har vært enige om avtalen når de har signert.
Det er vanlig at en arbeidstaker kan ha egne ønsker eller vilkår forhandlet inn i avtalen ved ansettelse. Det kan for eksempel være på lønn, permisjonsutbetaling, muligheten for hjemmekontor og lignende.
En muntlig arbeidsavtale er ikke gyldig.
Hva må en arbeidsavtale inneholde?
Det er ingen krav om å bruke en fast arbeidskontrakt mal. Som arbeidsgiver kan du skrive kontrakten selv, men arbeidsmiljøloven har noen minimumskrav til hva den skal inneholde.
En arbeidskontrakt må inneholde
- Informasjon om bedriften og den ansatte
- Arbeidsplass
- Stillingstittel og arbeidsbeskrivelse
- Tariffavtale
- Varighet på arbeidsforholdet
- Arbeidstid
- Eventuell prøvetid
- Lønn
- Underskrifter fra begge parter
La oss se nærmere på de forskjellige delene av en arbeidskontrakt:
1. Informasjon om bedriften og den ansatte
Arbeidskontrakten skal identifisere begge partene som har inngått avtalen. Fra arbeidsgiver trenger du navn på virksomheten, organisasjonsnummer og adressen til virksomheten.
Kontrakten må selvsagt også vise hvem arbeidstakeren, altså den ansatte, er. Fullt navn, fødselsdato og adresse må stå i avtalen.
2. Arbeidsplass
En standard arbeidsavtale må også vise hvor den ansatte skal jobbe. For mange bedrifter vil adressen være den samme som i informasjonen om virksomheten, fordi de kun har ett arbeidssted.
Hvis bedriften har flere lokasjoner, må du her spesifisere hvilken lokasjon den ansatte tilhører.
Når du kjører lønn med et lønnssystem, kjører du gjerne lønn for én arbeidsplass av gangen. Derfor er det viktig at kontrakten sier hvor den ansatte faktisk jobber, slik at lønningen blir riktig.
Conta sitt lønnsprogram henter automatisk arbeidsplassene fra Brønnøysundregistrene for å gjøre det så enkelt som mulig for deg som arbeidsgiver. Prøv lønnsprogrammet gratis i 30 dager.
3. Stillingstittel og arbeidsbeskrivelse
Det neste som må stå i kontrakten er hva personen er ansatt som og hvilke arbeidsoppgaver den skal ha. Stillingstittelen kan for eksempel være daglig leder, tømrer, regnskapsfører eller grafisk designer.
Det må også stå en beskrivelse av hvilke arbeidsoppgaver den ansatte skal ha. For en regnskapsfører som blir ansatt i et renholdsfirma, kan det for eksempel være å fakturere, føre regnskap for bedriften og kjøre lønn til de ansatte.
4. Tariffavtale
Hvis firmaet omfattes av en tariffavtale, skal den stå i arbeidsavtalen. Det skal også være nevnt hvem som er tariffpartene, hvis det er aktuelt.
Når bedriften har tariffavtale, skal resten av kontrakten baseres på den. Det gjelder blant annet lønn.
5. Varighet på arbeidsforholdet
Varighet på arbeidsforholdet betyr at du må ha med datoen når personen starter i jobben, stillingsprosent (100 % er fulltid) og om personen er fast eller midlertidig ansatt.
Hvis personen er midlertidig ansatt, skal det også stå datoen arbeidsforholdet slutter. Det kan for eksempel være aktuelt hvis du ansetter noen i et vikariat eller som ekstrahjelp.
Merk at det er strenge regler for når du kan ansette noen på en midlertidig kontrakt. Hovedregelen i Norge er at arbeidstakere skal ansettes i fast stilling, og ikke på såkalte nulltimerskontrakter.
Arbeidstilsynet har en oversikt over når du kan ansette noen midlertidig. Det er påbudt med en skriftlig arbeidskontrakt for både faste og midlertidige ansettelser.
Oppsigelsestid skal også komme fram i en skriftlig arbeidskontrakt. Hvis ikke noe annet er spesifisert i kontrakten (eller tariffavtalen), er det arbeidsmiljøloven sine regler for oppsigelse som gjelder.
Arbeidsmiljøloven har en gjensidig oppsigelsesfrist på én måned som standard, og lenger etter hvor lenge personen har vært ansatt. Du kan sette din egen oppsigelsesfrist på lenger enn en måned, mange bedrifter opererer for eksempel med tre. Det er også vanlig å variere oppsigelsestiden etter hva slags stilling den ansatte har. Lederstillinger kan for eksempel ha lenger oppsigelsestid.
Det er noen formelle krav til en oppsigelse, for eksempel at den skal være skriftlig.
6. Arbeidstid
Arbeidstiden skal si mer om når og hvor mye den ansatte skal jobbe. Det er vanlig å ha med hvor mange arbeidstimer den ansatte skal ha totalt på en uke og totalt per dag. Hvis arbeidet skal utføres i et spesielt tidsrom, skal dette også spesifiseres. I tillegg må det stå hva den ansatte har krav på av pauser, og hvor lenge de varer.
I en fulltidsstilling kan det normalt stå at den ansatte skal jobbe 37,5 timer i uka, som inkluderer 7,5 timer hver dag. 30 minutter lunsjpause kommer i tillegg. Arbeidstiden skal være mandag til fredag mellom kl. 8 og 16.
I tillegg til selve arbeidstiden, skal det stå spesifisert hvor mye ferie den ansatte har rett på. Ferieloven slår fast at arbeidstakere får minimum 25 virkedager ferie hvert år. Det tilsvarer fire uker på seks arbeidsdager, pluss en dag. Dette gjelder uansett stillingsprosent, altså også for deltidsansatte. Personer over 60 år har rett på en ekstra ferieuke.
Mange bedrifter gir de ansatte fem uker ferie. Det er en uke mer enn loven krever. Les mer om ferie og feriepenger.
Arbeidstiden skal også spesifisere om arbeidstakeren har rett på overtid og mertid etter arbeidsmiljøloven.
7. Eventuell prøvetid
Hvis den som har blitt ansatt i bedriften skal ha prøvetid, skal dette også stå i arbeidskontrakten. Du må ha med hvor lang prøvetiden er, hva som er oppsigelsesfrist og oppsigelsestid i prøvetiden og eventuelt om det går an å få forlengelse av prøvetiden. Maksimal prøvetid er seks måneder og det er vanlig med to ukers oppsigelsesfrist i prøvetiden.
8. Lønn
Lønn må selvsagt også stå i kontrakten. Det du må huske på er
- lønn per time eller måned (timelønn eller fastlønn)
- utbetalingsmåte og kontonummer
- tidspunkt for utbetaling
- feriepenger
Hvis den ansatte har rett på tillegg, skal dette også stå i arbeidskontrakten. Det kan for eksempel være
- overtidstillegg
- helge- eller nattillegg
- godtgjørelse eller diett
- eventuelle andre tillegg
9. Underskrift fra begge parter
Til slutt må både arbeidsgiver og arbeidstaker skrive under på arbeidskontrakten. Det er først etter signering at dokumentet er gyldig.
Les også: Alt du må vite om å ha ansatte.
Med signeringstjenesten Signident kan du signere dokumenter trygt og enkelt med BankID. Alt foregår digitalt, og er både sikkert og juridisk bindende. Få de tre første signeringene helt gratis.
Andre tillegg
Dette er oppskriften på en standard arbeidsavtale som du kan bruke når du skal ansette noen i bedriften.
Hvis det er andre opplysninger som er vesentlig for arbeidsforholdet, skal det legges til i tillegg til punktene som er nevnt i denne artikkelen. Det er viktig at alt som har betydning for arbeidsforholdet står svart på hvitt, slik at dere slipper misforståelser, forvirringer eller i verste fall konflikter i ettertid.
Du kan bruke denne guiden til å lage din egen arbeidskontrakt, eller så kan du laste ned en mal på standard arbeidsavtale på nettsiden til Arbeidstilsynet.
Registrer den ansatte gjennom a-meldingen
Når du har ansatt noen i bedriften din, må de registreres som ansatt i Aa-registeret. Det gjør du ved å sende inn a-melding fra et lønnssystem.
A-meldingen skal sendes på oppstartsdato eller samme uken som den ansatte starter i jobben. Ansettelsesforholdet som blir rapportert i a-meldingen skal baseres på arbeidskontrakten.
Slik legger du til ansatte i lønnssystemet til Conta.
Bruk et lønnsprogram når du har ansatte
Enten du er eneste ansatt i egen bedrift eller har ansatte som jobber for deg, er det lurt å ha et lønnsprogram. Et system for lønnskjøring fikser det meste for deg, og gjør deg sikrere på at alt blir riktig.
Med Conta sitt lønnssystem kan du kjøre lønn selv eller få en regnskapsfører til å hjelpe deg. Det er enkelt å sette opp en lønnskjøring, og de automatiske prosessene gjør det mye morsommere!
Du henter for eksempel ut skattekortet til de ansatte fra Altinn med noen få klikk, noe som gjør at skatten beregnes automatisk i systemet. Det samme gjelder feriepengene, som beregnes basert på hva de ansatte får i lønn hver måned.
A-meldingen leveres også direkte fra systemet mens du kjører lønn, slik at du slipper å bekymre deg for å rekke innleveringsfristen.
Arbeidstakere plikter å sende ut lønnsslipper til ansatte. Dette gjøres enkelt fra lønnssystemet. Du velger om du vil sende lønnsslipp til én eller alle du kjørte lønn for, så sender systemet en kryptert lønnsslipp på e-post til de ansatte du har valgt.
Når lønnskjøringen er ferdig, kan du klikke på en knapp for å bokføre den automatisk i regnskapsprogrammet til Conta. Det hele er gjort på noen få minutter!
