Alt du trenger å vite om lønn

Hvordan betaler du ut lønn? Trenger du et eget lønnssystem? Og hvordan lager du egentlig en lønnsslipp? I denne artikkelen går vi gjennom alt du trenger å vite om lønn. 

Har du ansatte i bedriften din? Eller kanskje du har ansatt deg selv i aksjeselskapet ditt? Da skal du kjøre lønn. 

Alle ansatte i en bedrift skal motta lønn som en godtgjørelse for arbeidsinnsatsen sin. Denne lønnen kan enten betales ut som forskudd eller på etterskudd. De aller fleste ansatte får utbetalt lønn en gang i måneden, men noen bransjer opererer med utbetaling hver 14. dag. 

Når du har ansatte skal du også betale en arbeidsgiveravgift, sende a-melding, betale yrkesskadeforsikring, trekke forskuddstrekk, overføre forskuddstrekk til egen skattetrekkskonto og beregne og sette av feriepenger. Bruker du et lønnsprogram vil det meste av dette gå av seg selv. 

Hvordan utbetale lønn? 

Du kan beregne og rapportere lønn manuelt eller så kan du bruke et lønnssystem. Det aller lureste er å bruke et lønnsprogram, fordi der vil alle kostnader som arbeidsgiveravgift, feriepenger og skatt bli regnet ut. Det sparer deg rett og slett for veldig mye arbeid, og sikrer deg et riktig resultat. 

Slik kjører du lønn med Conta:

Husk at lønn skal bli utbetalt til datoen som er oppgitt i arbeidskontrakten til de ansatte. Skal utbetalingen være den 15. hver måned, må lønnen være på konto den 15. Hvis den 15. havner på en helligdag eller helg, må du utbetale lønnen siste arbeidsdag i forkant.

For å utbetale lønn i trykker LØNNSKJØRING i menyen til venstre, og deretter trykker du OPPRETT NY under LØNNSUTBETALINGER.

Lønnskjøringen deles i seks steg:

1. Legg til en arbeidsplass

I første steg velger du hvilken arbeidsplass du skal utbetale lønn for. En arbeidsplass er det fysiske stedet hvor bedriften hører til. For mange vil det bare stå én arbeidsplass. Har du avdelingen i for eksempel Oslo og Bergen, oppretter du en lønnskjøring for en av gangen.

2. Legg til dato

Velg hvilken dato lønnen skal betales ut, når opptjeningsperioden startet og hvor lang den er. Det vanligste er å betale ut lønn for en måned av gangen.

3. Legg til pensjon

Når du legger til pensjonspremie, legger du til beløpet som er betalt til pensjonstilbyderen til bedriften den gjeldende måneden. Normalt er det 2 prosent av lønningen.

4. Velg lønnsmottakere

Velg alle som skal få lønn for perioden. Lønnsutbetalingen blir basert på det som ligger inne i stillingsbeskrivelsen til den enkelte. Feriepenger og arbeidsgiveravgift blir beregnet automatisk.

Du kan også legge til flere lønnslinjer, med for eksempel overtid, helgetillegg, bonus eller naturalytelser.

Slik legger du til flere ansatte i lønnsprogrammet.

5. Send a-melding

Det neste du gjør er å sende inn a-melding. Den sendes samtidig som du gjør lønnskjøringen. For å sende a-melding, må du koble kontoen til Altinn.

6. Sammendrag

Til slutt kommer du til sammendraget for lønnsutbetalingen.

Under «Lønnsslipper» kan du sende lønnsslippene direkte til de ansatte på e-post eller laste dem ned. Du kan også huke av for om oppgaven er gjort, slik at du husker det til senere.

Konteringssammendraget gir deg alle regnskapskontoer med beløper for rask og enkel bokføring. Hvis du har integrert lønnssystemet med regnskapsprogrammet til Conta, kan du klikke på «Bokfør med Conta» for å bokføre automatisk.

Utbetalingslisten inneholder detaljer om lønnskjøringen, og under «Skatt og avgift» kan du se mer informasjon om skatter og avgifter for utbetalingen.

Prøv gratis i 30 dager

Hvem skal motta lønn? 

Alle ansatte skal motta lønn. Det gjelder også deg selv hvis du har ansatt deg selv i aksjeselskapet ditt. 

Innehavere av enkeltpersonforetak og eiere i aksjeselskap som ikke er ansatte skal derimot ikke motta lønn. 

I et enkeltpersonforetak så har bedriften og du som privatperson samme økonomi. Det er derfor ikke mulighet til å ta ut lønn. Du må fremdeles føre regnskap hvis du tjener over 50 000 kroner årlig og følge andre frister og innbetalinger som gjelder for bedrifter. 

Eiere i aksjeselskap kan ta ut utbytte, men ikke lønn med mindre de ansetter seg selv i firmaet. Du kan også kjøre lønn til ansatte som ikke er fast ansatt. 

Brutto og netto lønn

Vi snakker ofte om lønn i brutto og netto. Si du har en årslønn på 500 000 norske kroner. Denne årslønnen er i brutto. Det vil si at det er lønnen din før du har skattet. Netto er lønnen du faktisk får utbetalt.

Brutto vil si en verdi før noe er trukket i fra. En bruttolønn er derfor lønnen du har før du har skattetrekk og eventuelle andre trekk. Årslønn og timelønn som står oppgitt i arbeidskontrakten, er oppgitt i brutto. 

Netto er derfor verdien etter noe er trukket fra. Nettolønnen er den arbeidstaker får utbetalt på kontoen sin, etter at arbeidsgiver har trukket fra skatt og eventuelle andre trekk. Andre trekk kan for eksempel være lunsjordning eller fagforeningskontigent på jobben.

Skattetrekkskonto og betale forskuddstrekk

Ansatte skal skatte av bruttolønnen sin. Det er det arbeidsgiver som står ansvarlig for. For å beregne skatt, må du hente ut frikort eller skattekort for den ansatte. Her vil du se hvor mye som skal trekkes av lønnen til den ansatte. 

Som arbeidsgiver må du opprette en skattetrekkskonto før du betaler ut lønn for første gang. For hver lønning må skattetrekket overføres dit, og betales derfra annen hver måned når skattetrekk skal betales inn til kemneren. Dette skal også stå oppført på den ansatte sin lønnsslipp.  

Se alle datoene for betaling av skattetrekk. 

Hva skal en lønnsslipp inneholde? 

En lønnsslipp er dokumentasjon på arbeidstaker sin lønn, både i brutto og netto. Det vil si at lønnsslippen viser hva som har blitt tjent inn, hvor mye som er trukket i skatt, hva som er spart inn av feriepenger og andre eventuelle trekk eller tillegg. Ansatte skal motta en lønnsslipp for hver lønnsutbetaling. 

For ansatte med fastlønn vil de aller fleste lønnsslippene se like ut. Den ansatte har riktignok rett på at det skal beregnes halv skatt på siste lønning før jul. Denne lønnsslippen vil derfor ha en annen utregning. 

Ansatte som jobber deltid, har timelønn, jobber turnusarbeid, har bonus og helgetillegg vil ha en ulik beregning hver måned. Da viser hver lønnsslipp hva du har jobbet forrige måned og en utregning av total lønn og tillegg. 

Du som arbeidsgiver kan selv bestemme om du vil betale lønn forskuddsvis eller etterskuddsvis. De aller fleste arbeidsgivere betaler ut lønn måneden etter inntjeningen. 

Hvordan bokføre lønn

Når du har kjørt lønn så må du bokføre både lønn, arbeidsgiveravgift, skatt, pensjon og feriepenger. Dette er for å vise i regnskapet til hvilke kontoer pengene har gått ut fra og inn på. Som bedriftseier er du ansvarlig for å sette av feriepenger til den ansatte, dette skal stå på en egen konto i regnskapet. Det vil si at du skal sette av penger til feriepenger når du bokfører. Det er ikke krav til å ha en egen bankkonto til feriepenger.  

Husk at lønn kun skal utbetales til ansatte. Er du ikke ansatt i eget AS eller driver ditt eget ENK, skal du ikke kjøre lønn. Driver du ditt eget ENK kan du derfor ikke kjøre ut lønn til deg selv. Du kan ta ut lønn i AS, selv om du ikke er ansatt. Det finnes en egen kode for å rapportere at en person skal motta lønn eller pensjon, uten å være ansatt. Personen må likevel inn i lønnssystemet. Det er anbefalt at alle som mottar lønn er ansatt, med tanke på trygderettigheter og lignende. 

Lurer du på hvordan du bokfører lønn i Conta? I denne artikkelen viser vi hvordan du bokfører lønn og andre lønnskostnader i Conta. 

Hvordan sende inn a-melding

Samtidig som du kjører lønn og sender ut lønnsslipp skal du også sende inn a-melding til Altinn. I A-meldingen sender du inn informasjon om de ansatte og  lønnen deres, arbeidsforhold, forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift til myndighetene. Permitteringer og permisjon skal også rapporteres i a-meldingen.

Når du bruker et lønnsprogram vil informasjonen fylles ut automatisk, og du kan levere a-meldingen rett fra lønnsprogrammet. Det vil si at du ikke trenger å bruke mye tid på selve a-meldingen.

Opplysningene du sender til Altinn går videre til NAV, Statistisk sentralbyrå og Skatteetaten. Har du et lønnssystem kan du sende inn a-meldingen derfra. Har du ikke et lønnsprogram kan du fylle ut et skjema på Altinn sine hjemmesider.

Frist for innsendelse av a-melding er den 5. hver måned, men informasjonen om forrige måned. Se alle regnskapsfrister. 

Hente ut skattekort

For å kunne kjøre ut lønn må du hente ut skattekortet til den ansatte. Skattekortet er et elektronisk dokument som viser blant annet hvor mye vedkommende skal trekkes i forskuddstrekk. Hvor mye de faktisk skal skatte blir først avgjort i skatteoppgjøret året etter.

Alle som jobber i Norge skal ha et skattekort. Tjener du under frikortgrensen så skal du ha et frikort. Frikortgrensen i 2021 er på 60 000 kroner. For utenlandske arbeidstakere som har opphold i Norge i under et halvt år, finnes det et skattekort som heter Kildeskatt. 

Det er mulig å betale ut lønn uten skattekort, men det lønner seg ikke. Da blir den ansatte trukket 50 prosent i skatt. 

Et skattekort kan enten inneholde et prosenttrekk eller et tabelltrekk. Prosenttrekk betyr at den ansatte skal bli trukket en prosentandel av lønnen i skatt. Tabelltrekk viser hvor mye du skal skatte etter hvor stor inntekt du har. Øker lønnen din, flyttes du på tabellen. Hvis du har flere jobber, kan du kun hovedarbeidsgiveren din bruke tabelltrekk. 

Bruker du et lønnsprogram må du hente ut skattekortet via programmet for å kunne kjøre ut lønn. Skattekortet hentes ut fra Altinn. Hvis du ikke bruker lønnsprogram må du hente ut skattekortet fra Altinn manuelt. Henter du ut skattekort på egenhånd finner du informasjon på Altinn her. 

Feriepenger 

Feriepenger skal utbetales i stedet for lønn når de ansatte har ferie. Det finnes litt ulik praksis på hvordan og når det blir utbetalt, men det aller vanligste er å utbetale feriepenger i juni. Det er arbeidsgiver som har ansvaret for å sette av feriepenger i året før ferien tas ut. Hvor mye som skal settes av kommer an på bruttolønn. 

I følge ferieloven har ansatte krav på 25 virkedagers ferie. Mandag til lørdag regnes som virkedager, uavhengig hvor stor stillingsprosent den ansatte har. Jobber du fulltid og har tre ukers ferie, har du da brukt opp 18 feriedager. Jobber du 50 prosent og har tre uker ferie, har du også brukt opp 18 feriedager, selv om du kun har vært borte 7,5 arbeidsdag.

SE OGSÅ: Skatter man av feriepenger?

I Norge har de aller fleste mer ferie enn ferieloven krever. Det vanligste er å ha 5 uker a 5 dager. Det vil si 25 dager. Dette avklares i arbeidskontrakten.

Antall ferieuker som er avtalt i arbeidsavtalen bestemmer hvor stor prosent av årsinntekten den ansatte får i feriepenger. Fire uker gir 10,2 prosent feriepenger, mens fem uker gir 12 prosent feriepenger. Ansatte over 60 år har rett på en uke ekstra ferie, og 2,3 prosent mer feriepenger.

Året før ferien kalles opptjeningsåret. Er du nyansatt i en bedrift, har du dermed ikke opparbeidet deg feriepenger. 

Arbeidsgiveravgift

Alle bedrifter med ansatte, skal betale arbeidsgiveravgift for de ansatte. Det er en del av finansieringen av folketrygden. Avgiften betales av lønn, feriepenger og annen avgiftspliktig godtgjørelse for arbeid. Dette gjelder også ting den ansatte mottar som ikke er penger, og skal rapporteres gjennom lønn. 

Hvor mye som skal betales i arbeidsgiveravgift, avhenger av hvilken næring du driver i.  Avgiften vil også variere etter ulike soner, geografiske områder og kommuner. Se listen over hvilke soner de ulike kommunene er i her. 

Arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk skal betales annenhver måned for de to forrige månedene. Det vil si at arbeidsgiveravgiften for januar og februar, betales i mars. Arbeidsgiveravgift betales fra vanlig bedriftskonto, mens forskuddstrekk skal betales fra skattetrekkskonto. 

Sparing til pensjon 

Bedrifter som har minst en ansatt uten eierinteresser og som jobber 75 prosent eller mer, er pålagt å spare pensjon for den ansatte. Det skal spares minst 2 prosent og maks 7 prosent av lønn mellom 1-12 G til obligatorisk tjenestepensjon. 

Har du et aksjeselskap uten ansatte eller hvor du som eier er eneste ansatt, er det ingen krav til å spare pensjon. Det er riktig nok lurt å sette av penger til pensjon, uansett om du velger å gjøre dette privat eller gjennom aksjeselskapet. 

Er du innehaver av et enkeltpersonforetak må du huske å sette av penger til pensjon på egenhånd. Les mer om pensjon i enkeltpersonforetak her. 

Prøv lønnsprogrammet gratis

Frister for arbeidstakere

Det er en del å forholde seg til når det kommer til lønn og ansatte. Det er for eksempel flere frister for arbeidsgivere enn for bedrifter uten ansatte. 

Arbeidstakere må levere a-melding den femte hver måned og betale arbeidsgiveravgift og skattetrekk til myndighetene annenhver måned. 

Frister for arbeidsgiveravgift og skattetrekk:

• 15. januar
• 15. mars
• 15. mai
• 15. juli
• 15. september
• 15. november

I tillegg er det krav om at arbeidsgiver sender et årlig sammendrag til ansatte som inneholder opptjent lønn og feriepengegrunnlag innen 1. februar hvert år. 

Se alle frister for bedrifter: