Når du ansetter noen i et selskap, følger det med noen plikter. Du skal blant annet kjøre lønn, betale arbeidsgiveravgift og spare til pensjon. Vi går gjennom alt du trenger å vite som arbeidsgiver.
Enkeltpersonforetak, aksjeselskap, frivillige organisasjoner og en rekke andre selskapstyper kan ha ansatte. De aller fleste arbeidstakere i Norge, er ansatt i aksjeselskap.
Som arbeidsgiver er det en rekke plikter du må være klar over. Det gjelder utgifter som kommer i tillegg til lønn, innrapporteringer til staten og alt den ansatte har krav på.
La oss ta en nærmere titt på hva du som arbeidsgiver må gjøre. Vi starter med det som kommer aller først, nemlig en arbeidsavtale.
Gyldig arbeidsavtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker
Det er lovpålagt at alle ansatte skal ha en arbeidskontrakt. Denne skal signeres av både arbeidsgiver og arbeidstaker før første arbeidsdag. Dette gjelder også mellom selskap og eiere som har ansatt seg selv.
Bedriften og den ansatte skal ha hver sin kopi av kontrakten, som bekrefter arbeidsforholdet og inneholder all nødvendig informasjon.
Les også: Alt du må vite om å ha ansatte.
Utbetale lønn og sende lønnsslipp
Ansatte har rett på lønn for arbeidet de gjør. Hva de skal få og når de skal få utbetalt lønnen, skal være spesifisert i arbeidsavtalen.
Du som arbeidsgiver er pliktig å sørge for at arbeidstaker får lønnen på konto innen avtalt dato. Faller datoen på en helg eller helligdag, skal den utbetales på siste hverdag før dato for lønnsutbetaling.
Den ansatte skal også få en lønnsslipp for hver lønnsutbetaling. Lønnsslippen er dokumentasjon på grunnlaget for utbetalt lønn i brutto og netto. For ansatte med fulltid og fastlønn vil lønnsslippen ofte se lik ut hver måned. Ansatte med timebetalt, tillegg og overtidsbetalt vil ha varierende lønnsslipp etter hva de har jobbet den aktuelle måneden.
Bruk et lønnsprogram for å kjøre lønn. I Conta an du kjøre lønn, hente ut lønnsslipper og sende a-melding rett fra systemet. Vær smart og spar tid, prøv gratis.
A-melding og arbeidsgiveravgift
Bedrifter har flere innbetalinger og rapporteringer de må sørge for å gjennomføre innen fristen. Har du ansatte må du levere a-melding, betale arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk. La oss ta en nærmere titt på hva det betyr.
A-melding
Alle bedrifter og organisasjoner med ansatte skal sende inn a-melding. Denne skal sendes inn innen den 5. hver måned. A-meldingen rapporterer informasjon om de ansatte som inntekt, arbeidsforhold, forskuddstrekk, lønnstrekk og arbeidsgiveravgift. Opplysningene går til NAV, Skatteetaten og Statistisk sentralbyrå.
Arbeidsgiveravgift
Alle bedrifter med ansatte skal betale arbeidsgiveravgift. Avgiften er en del av finansieringen av folketrygden. Det er ulike satser innen forskjellige næringer i tillegg til at avgiften er regionalt differensiert. Noen få næringer har null sats, og betaler ingenting.
Beløpet skal bokføres og settes av ved hver lønnskjøring, og betales i den 15. måneden etter termin til kemner. Det vil si at avgift for januar og februar skal betales 15. mars. Se alle frister.
Forskuddstrekk
Alle bedrifter med ansatte skal betale forskuddsskatt. Dette er skatten som trekkes fra de ansattes lønn. Den skal betales inn sammen med arbeidsgiveravgiften. Hvor mye som skal skattes finner du i arbeidstaker sitt skattekort.
Spare til pensjon
Så og si alle bedrifter med ansatte skal spare til pensjon. Har du et enkeltpersonforetak eller er eier og eneste ansatte i aksjeselskapet så er du ikke pliktig til å spare til pensjon, men det er likevel veldig lurt.
De fleste bedrifter med ansatte er pliktig til å spare pensjon til de ansatte.
Det gjelder bedrifter med:
- to arbeidstakere i minst 75% stilling, eller
- minst én arbeidstaker som ikke er eier i foretaket, og som har minst 75% stilling, eller
- ansatte som utgjør minst to årsverk, og hvor hver ansatt har minst 20% stilling
Bedriften må opprette en obligatorisk pensjonstjeneste (OPT) hvor de skal sette av en sum pensjon i året til den ansatte. Det skal være minst 2 prosent av lønnen til den ansatte.
Alle ansatte over 13 år som arbeider mer enn 20 prosent i løpet av året, må være dekket av ordningen.
Bruker du lønnssystemet til Conta til å kjøre lønn vil systemet automatisk beregne hva du skal betale i arbeidsgiveravgift
Sykepenger og dagpenger
Ansatte har rett på sykepenger og dagpenger fra første fraværsdag. Er du innehaver av ENK, vil du ikke få utbetalt penger før dag 17. Eiere av aksjeselskap bør ansette seg selv for å motta samme velferdsgoder som ansatte.
Les også: Hvordan regne ut sykepenger for enkeltpersonforetak.
Ved sykemelding er arbeidsgiver ansvarlig for å dekke sykepenger for arbeidsdagene innenfor de første 16. kalenderdagene. Dette blir kalt arbeidsgiverperioden. Varer sykemeldingen lenger enn det, er det NAV som dekker sykepengene. Ansatte har rett på sykepenger i 49 uker og 5 dager.
Må du permittere ansatte, er du som arbeidsgiver også pliktig til å dekke de første 15. arbeidsdagene fra permitteringen starter. Også denne perioden kalles for arbeidsgiverperioden.
Husk forsikring
Som arbeidsgiver er du ansvarlig for at de ansatte er forsikret. Skjer det en ulykke eller et uhell i arbeidstiden, er det du som arbeidsgiver som er ansvarlig. Yrkesskadeforsikring er en forsikring alle arbeidsgivere er pålagt å ha. Dette gjelder alle yrker. Fra håndverkere til kontoransatte. En slik forsikring dekker skader skjedd i arbeidstiden eller belastningsskader som følge av arbeidet.
