Har du ansatte i firmaet ditt? Dette trenger du vite om hvilke forpliktelser du har som arbeidsgiver i enkeltpersonforetak og aksjeselskap.
Ønsker du å ansette noen til å jobbe i bedriften din? Eller kanskje du allerede har ansatte og lurer på hva dine plikter er? Som arbeidsgiver har du noen plikter som du må vite om I denne artikkelen vil du få et bedre overblikk på hva du trenger å vite om å ha ansatte.
Både ENK og AS kan ha ansatte i bedriften sin. I et enkeltpersonforetak er det ikke mulig å ansette seg selv. Dette er fordi du regnes som innehaver av bedriften og juridisk sett er du og firma en og samme enhet. Ektefellen din faller også under samme definisjon og kan derfor ikke bli ansatt, men du har lov å ansette andre. Når det er snakk om ansettelsesforhold betegner vi ofte sjefen som arbeidsgiver og den ansatte som arbeidstaker.
Planlegger du å starte en bedrift med ansatte, vil det lønne seg å starte et aksjeselskap. Har du ansatte er du forpliktet til å betale ut blant annet lønn og arbeidsgiveravgift. Et aksjeselskap skiller deg som privatperson og bedrift, og er en tryggere selskapsform når du har slike forpliktelser.
I et aksjeselskap kan du også ansette deg selv, og få samme rettigheter på lønn, feriedager, sykepenger og dagpenger som en vanlig ansatt ville fått.
Så, hva trenger du egentlig vite når du skal ansette noen? La oss gå gjennom hva du bør tenke på når du skal ha ansatte i bedriften din.
Arbeidskontrakt: En arbeidsavtale melllom ansatt og bedrift
Først og fremst, skal alle ansatte ha en arbeidskontrakt. Arbeidskontrakten skal blant annet inneholde navn på bedriften, navn og kontaktinformasjon til den ansatte, avtalt lønn, arbeidstid og stillingsprosent, oppsigelsestid og signatur fra arbeidsgiver og arbeidstaker.
Du kan lage din egen arbeidskontrakt, men det finnes også mange maler på nettet som inneholder det du trenger. Det kan derfor være lurt å velge en mal.
Se arbeidstilsynet sine maler for arbeidskontrakt.
Trenger du å signere kontrakt? Med Signident kan du og andre parter signere digitalt, like juridisk bindende som en skriftlig signatur. Få de tre første signaturene gratis!
Lønn: Lønnsslipp og lønnsutbetaling
Lønn er ganske enkelt en ytelse du mottar for arbeidsinnsatsen din. De fleste mottar lønn en gang i måneden, og for noen yrker er det også vanlig å motta hver andre uke. Mange mottar samme sum hver måned, men for de som jobber deltid eller turnus kan lønnen variere alt etter hvor mange timer de jobber og hva de får i tillegg.
Er du ansatt i aksjeselskapet ditt, mottar du lønn på samme måte som en vanlig ansatt.
Innehavere av ENK kan ikke motta lønn, siden et enkeltpersonforetak ikke skiller på bedriften og privatpersonen.
LES OGSÅ:
Hver gang du utbetaler lønn skal arbeidstaker motta en lønnsslipp som viser inntjeningen fra den måneden og hva som har blitt trukket i skatt. Har den ansatte fastlønn hver måned vil de fleste månedene se like ut, men ansatte har rett på at det beregnes halv skatt på siste lønning før jul.
Arbeidstakere med timelønn, bonus og helgetillegg skal kunne se utregningen av inntekten på lønnsslippen sin. I noen yrker har den ansatte grunnlønn, som vil si at de har en slags fastlønn som de uansett mottar for sin arbeidsinnsats i tillegg til at de mottar lønnstillegg i form av overtid, helgejobbing og kveldsjobbing.
Slik kan en lønnsslipp se ut:
Lønn deles ofte inn i brutto og netto. Bruttolønn er det en arbeidstaker har tjent opp av lønn før skattetrekk og eventuelle andre trekk. Nettolønn er den lønnen arbeidstaker faktisk får utbetalt på kontoen sin etter skatt og andre trekk. Utregningen blir vist på lønnsslippen
Du kan utbetale lønn uten et lønnsprogram hvis du ønsker å gjøre det på egenhånd, men husk at du er pliktig til å lage en lønnsslipp med all den nødvendige informasjonen til alle ansatte uansett hvordan du løser det. Bruker du et lønnsprogram blir prosessen betraktelig enklere. Lønnsslippen lages raskt etter informasjonen du har lagt inn i programmet, og legger grunnlaget for a-meldingen som du kan sende direkte fra systemet.
Trenger du et lønnsprogram? Med Conta sitt lønnsprogram kan du kjøre lønn til alle ansatte og sende inn a-melding rett fra lønnsprogrammet. Integrasjonen med resten av Conta gjør at lønnskjøringene bokføres med få klikk. Prøv gratis.
Se hvor enkelt det er:
Skattetrekk og skattetrekkskonto
De aller fleste ansatte betaler skatt av lønnen sin. Unntaket er ansatte som tjener under frikortgrensen 60 000 kroner. Det er arbeidsgiver som er ansvarlig for å trekke skatten av bruttoinntekten til den ansatte, og betale dette inn til Staten. Skattetrekket til den ansatte vil variere ut fra variabler som inntekt og om det er tabell eller prosenttrekk.
De aller fleste med en faststilling og stillingprosent har tabelltrekk. Jo høyere inntekt du har, jo større er skattetrekket ditt.
Les mer om tabelltrekk og prosenttrekk.
Når du som arbeidsgiver skal betale skattetrekk skal disse pengene inn på en skattetrekkskonto. Det er en spesiell type bankkonto som bedrifter kan opprette i banken, og som kun skal brukes til skattetrekk. Kontoen er sperret for betaling til andre enn de en betaler skattetrekk til og hver gang en beregner og betaler ut lønn, skal det overføres skattetrekk til denne kontoen. Når skattetrekket skal betales hver andre måned til Staten trekkes det fra denne kontoen.
Har du ansatte og skal kjøre ut lønn må du huske å opprette en slik konto. Det er faktisk ulovlig å kjøre ut lønn uten en egne skattetrekkskonto og overføre penger til. Grunnen til at du er pliktig til å ha en slik konto er at det er arbeidstaker sine skattepenger og de skal ikke brukes til noe annet.
Sende a-melding
A-melding er dokumentasjon du som arbeidsgiver sender inn til myndighetene med opplysninger om arbeidsforhold, lønn, pensjon, forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift. A-melding skal leveres inn av alle bedrifter med ansatte, selv om de ikke mottar lønn eller om du selv er eneste ansatte i bedriften. Denne skal sendes inn den 5. hver måned, og inneholder da opplysninger fra forrige måned.
Har du et lønnsprogram har du som regel muligheten til å sende inn a-meldingen direkte fra lønnsprogrammet. Det er fort gjort, og tar utgangspunkt i lønnsslippen til den ansatte fra måneden før.
Les mer om a-melding i regnskapsordboken.
Betale arbeidsgiveravgift
Som arbeidsgiver skal du betale en arbeidsgiveravgift som en del av folketrygden. Folketrygden finansierer utgifter til for eksempel sykepenger, pensjon, arbeidsledighetstrygd og lignende. Arbeidsgiveravgiften betales til kemneren den 15. hver andre måned for de to forrige månedene. Beløpet for januar og februar betales derfor innen 15. mars.
Avgiften tar utgangspunkt i lønn, pensjon og annen godtgjørelse som er utbetalt til den ansatte. Det finnes ulike satser etter hvilken kommune og bransje du opererer i, men den vanligste satsen er på 14,1 prosent av brutto lønn. Se listen over hvilke soner de ulike kommunene er i her.
Les mer om arbeidsgiveravgift i regnskapsordboken.
Overtid og merarbeid
Overtid er arbeid ut over arbeidsmiljølovens grenser over hva som regnes som alminnelig arbeidstid. Arbeidstid er tiden arbeidstaker står til disposisjon for arbeidsgiveren sin. Jobbes det utover avtalt arbeidstid, men innenfor lovens grenser for det som kalles alminnelig arbeidstid, kaller vi det merarbeid.
9 timer per døgn eller 40 timer per arbeidsuke regnes som alminnelig arbeidstid. Hvis den ansatte ikke har betalt lunsjpause er alminnelig arbeidstid i løpet av en uke 37,5 timer. Tid utover dette er overtid.
Jobber den ansatte overtid skal de ha en kompensasjon for dette. Det skal enten være avspasering eller overtidsbetalt. Ulike bedrifter har ulik praksis her. Mange bedrifter opererer med avspasering. Det er også en del som enten har overtidsbetalt eller lar den ansatte velge selv om de vil ha ekstra betalt eller avspasere. Du som bedriftseier velger selv hva som passer best for din bedrift.
Bruker du et timeregistreringsprogram kan alle ansatte registrere timene sine, og du som arbeidsgiver for en oversikt over overtid og mertid. Prøv Timerabbit gratis!
LES OGSÅ: Hvordan føre timer.
Feriedager og feriepenger
Alle ansatte har rett på feriedager. Det er arbeidsgiver som har styringsrett over ferien, men den ansatte har krav på å vite dette i god tid. For noen er det for eksempel et ønske om å ta ut noen spesifikke uker i løpet av sommeren. Ansatte kan søke om når de selv ønsker ferie, men det er opp til arbeidsgiver å innvilge den eller ikke.
Feriepenger derimot er noe du må ha opparbeidet deg. Feriepenger utbetales i stedet for lønn når de ansatte tar ferie. Feriepengene samles opp i året før, dette kalles opptjeningsåret. Det er du som bedriftseier eller daglig leder som skal sette av feriepenger for dine ansatte. Er du ansatt i ditt eget AS vil du som bedriftseier også motta feriepenger.
I følge ferieloven har alle ansatte krav på 25 virkedagers ferie basert på seks dager i uken, det vil si 4 uker av seks dager + 1. For en med hundre prosent stilling kan du ta ut 25 dager med ferie, hvis du regner med lørdagen.
Det er derimot ganske vanlig praksis i Norge at du har 30-dagers ferie, som tilsvarer 5 ferieuker av seks dager. For å forenkle det for ansatte har du da 25 dagers ferie hvor du regner mandag-fredag, og ikke helg og helligdager. Ansatte over 60 år skal ha en ekstra uke ferie enn hva de andre ansatte har krav på.
En med 50 prosent stilling vil ikke kunne ta ut 25 individuelle feriedager. Du har likevel rett på tre ukers sammenhengende ferie uansett stillingsprosent. Jobber du 50 prosent og har tre uker ferie, så har du brukt 15 feriedager selv om du har kun vært borte i 7,5 arbeidsdager.
Ansatte med 25 dagers ferie skal ha en feriepengesats på 10,2 prosent av lønnen fra forrige år, de over 60 år skal ha 12,5 prosent. Har du en avtale som forlenger ferien til 30 dager, skal du ha 12 prosent av lønnen i feriepenger, er du i tillegg over 60 år skal du få 14,3 prosent.
Sykepenger og dagpenger
Som ansatt har du rett på sykepenger og dagpenger ved sykefravær eller permittering fra første dag. Dette har du ikke hvis du er innehaver av ENK, da vil du få utbetalt fra dag 17. Er du eier av et aksjeselskap derimot, kan du ansette deg selv, og få samme velferdsgoder som gjelder for alle ansatte.
LES OGSÅ: Sykepenger for enkeltpersonforetak
Sykepenger er penger som du mottar når du er sykemeldt. Arbeidsgiver er ansvarlig for å dekke arbeidstaker sine sykepenger de første 16 dagene. Dette er kalt arbeidsgiverperioden. Varer sykemeldingen lenger, er det NAV som dekker. Bedrifter kan dekke sykepenger over 16 dager, og kreve refusjon fra NAV. Men de fleste bedrifter gjør det slik at den ansatte krevet dette direkte fra NAV fordi det krever mindre administrasjon. Som innehaver av ENK har du ikke rett på sykepenger før den 17. fraværsdagen. Du har rett på sykepenger i 49 uker og 5 dager.
Dagpenger er en ytelse fra folketrygden som delvis dekker bortfall av inntekt ved arbeidsløshet. Blir du permittert vil du motta dagpenger. Dette er en støtte til livsoppholdet, og er en ytelse som betales hvis du oppfyller vilkårene som støtter den. Som mottaker av dagpenger, skal du blant annet aktivt være på leting etter jobb. Er du delvis permittert, vil du få dagpenger for de dagene du ikke får jobbe grunnet permittering.
Er du arbeidsledig vil du også motta dagpenger fra NAV. Dette gjelder de som er reelt arbeidssøkende, og ikke de som står utenfor arbeidslivet på grunn av sykdom.
Forsikring og pensjon
Som arbeidsgiver har du ansvaret for at de ansatte er forsikret. Skjer det et uhell i arbeidstiden er du ansvarlig, selv om det ikke er stor helserisiko.
Yrkesskadeforsikring er en forsikring du som arbeidsgiver er lovpålagt til å ha. Dette gjelder alle fra håndverkere til butikkansatte til kontoransatte. En yrkesskadeforsikring dekker skader skjedd i arbeidstiden eller belastningsskader som følge av arbeidet.
I tillegg er alle arbeidsgivere pålagt og ha en tjenestepensjonsordning (obligatorisk fra 2022). Obligatorisk tjenestepensjon (OTP) inneholder alderspensjon og innskudds-/premiefritak ved uførhet. I tillegg kan en bedrift inkludere andre ytelser i pensjonssparingen som uførepensjon og etterlattepensjon. Alle ansatte over 13 år som får utbetalt mer enn grensen for rapporteringspliktig lønn i a-meldingen, skal være med i bedriften sin pensjonsordning. Det skal rapporteres i a-meldingen hvor mye pensjon som er betalt og det skal betales arbeidsgiveravgift av det.
LES OGSÅ:
Pensjon i enkeltpersonforetak.
HMS-plan for bedriften og de ansatte
Har du ansatte, om så bare en så skal bedriften din ha opparbeidet en HMS-plan. Planen skal inneholde hvilken plan bedriften din har for å sikre helse, miljø og sikkerhet. En bedrift med kun kontorplasser, vil måtte ta hensyn til helt andre faktorer enn for håndverkerfirma. HMS handler om å sikre arbeidsplassen for de ansatte.
Les mer om hva du bør ha med i en HMS-plan for mindre bedrifter her.
Personalhåndbok
Bedrifter har ofte en personalhåndbok hvor de presiserer bedriftens regler og normer. Det kan for eksempel være praksis ved overtid, støtte av databriller eller mobilregning, feriedager, fødselspermisjon og lignende. En personalhåndbok skal gi svar til den ansatte om hvilke rettigheter og goder de har.
Det finnes egne systemer hvor du kan ha personalhåndbok sammen med annen HR-relatert informasjon. Det er også mulig å lage en personalhåndbok selv.
Hva koster det å ha en ansatt?
Skal du ha ansatte bør du regne på hva det koster deg i måneden. Det er nemlig ikke bare lønnen som koster deg per måned. Du skal blant annet betale sykepenger, feriepenger, pensjon, arbeidsgiveravgift og forsikring for ansatte. I tillegg må du ta hensyn til kostnader som kontorplass, datamaskin med programvare, mobilutgifter, firmabil (ved behov), kurs og videreutdanning og sosiale sammenkomster som for eksempel julebord.
Denne tabellen tar utgangspunkt i de mest vanlige utgiftene:
Regn ut hva en ansatt koster.
Du kan også leie inn arbeidskraft i form av konsulent eller frilanser. En konsulent eller frilanser kan ofte ha høyere timespris, men færre andre utgifter å hensyn til. Derfor må du selv ta en vurdering hva som er lønnsomt for din bedrift.
Leie inn arbeidskraft
Hvis du ønsker mer arbeidskraft, men er usikker på om du vil ansette noen fast kan bedriften din vurdere bruke konsulenter eller frilansere som tar betalt etter antall timer jobbet. For noen kan dette alternativet være rimeligere.
Fordelen med en konsulent er at du ikke står ansvarlig for å betale sykepenger, dagpenger, pensjon og lignende. Konsulenten har et eget selskap, og har sin inntekt ved å fakturere bedriften de jobber hos. Timeprisen for en konsulent kan riktignok være litt høyere enn hva du regner som en vanlig ansatt.
Å ha innleid arbeidskraft kan gjøre deg mer fleksibel hvis du kun ønsker litt hjelp nå og da, enn å ansette noen fast.
