Alt du trenger å vite om timeregistrering

Lurer du på på hva timeregistrering er? Eller kanskje du må registrere timer for jobben du gjør? Vi går gjennom alt du trenger å vite om timeregistrering og hvordan du skal gjøre det. 

Timeregistrering blir brukt i mange ulike yrker for å registrere arbeidstid og overtid eller som grunnlag for fakturering. Eksempler på yrker som registrerer timer er håndverkere, advokater, vaskepersonell, grafiske designere eller konsulenter. 

I Conta sitt regnskapsprogram er det superenkelt å føre timer, sende fakturaer og følge med på lønnsomheten i selskapets prosjekter.

Prøv Conta gratis

Hvilke timer må jeg loggføre? 

For yrker som fører timer er det viktig å registrere hva tiden blir brukt på, slik at de kan skille ut hva som er interne timer og hva som er fakturerbare timer. De registrerte timene er dokumentasjon på hvor mye du har jobbet og viser hva bedriften din skal ta betalt for.

Noen bedrifter bruker også timeregistrering for å se tidsbruk på ulike prosjekter og arbeidsoppgaver innad i bedriften. Dette er for å kunne analysere om tidsbruken er prioritert riktig, og er spesielt vanlig å bruke i blant annet IT-bransjen.

Timeregistrering omfatter derfor registrering, godkjenning, oppfølging, fakturering og analyse av tidsbruk. For mange legger timeregistrering også grunnlaget for lønn. 

Jobbes det overtid i bedriften er det også nyttig å ha dokumentasjon på hvorfor det er jobbet overtid, og hvor mye overtid de ansatte har jobbet.

Timeregistrering i skyen

Det har blitt mer og mer vanlig å ha timeregistreringen i et program som er nettbasert. Noen fører fremdeles timer manuelt på ark, mens andre har et system lastet ned på PCen der de loggfører timer. Når du ikke har timeregistreringen i et nettbasert program kan det kreve mer tid fra deg som fører timer. 

Har du timeregistreringen i skyen er det enklere for både arbeidsgiver og arbeidstaker å registrere timer hvor enn de er. Med timeregistrering i skyen kan du registrere timer fra app, på PC eller nettbrett.

Det vil si at du kan kan registrere timer når du er ute på oppdrag, eller når du har kommet hjem på kveldstid, hvis du vil det. Du kan også raskt registrere timer på kontoret i løpet av arbeidsdagen.

Timeregistrering app: Registrer timer direkte fra mobilen

Skybasert timeregistrering gir deg mer fleksibilitet og frihet, tilpasset din arbeidshverdag. Med timeføring i Conta sitt timeføringsverktøy Timerabbit, blir det enda bedre! Her kan du føre timer direkte fra mobilen.

I Timerabbit sin app for timeregistrering kan du:

• Registrere timer på kunder og prosjekter.
• Lage fakturaer.
• Hente ut timelister.

Slik kommer du i gang med appen:

1. Logg inn i Conta eller prøv gratis i 30 dager.
2. Gå til INNSTILLINGER ➝ PRØV TIMERABBIT.
3. Fyll ut registreringsskjemaet og start synkronisering.
4. Last ned appen fra App Store eller Google Play
5. Voila! Du kan både fører timer i app og på nett.

Prøv Conta gratis i 30 dager

Er det krav om å ha timelister og personallister? 

I mange andre land i Europa og andre steder i verden er det vanlig å registrere timer og personallister på papir. Har du listene lagret i et nettbasert program er de lettere tilgjengelig og du vil ikke miste dem.

Krav om dokumentasjon ved fakturering av timer

Forskrift om bokføring § 5-14 stiller krav til at alle timer du fakturerer for skal kunne dokumenteres. Et timeregistreringsprogram er både et nyttig verktøy og en gyldig og troverdig dokumentasjon. 

Du trenger ikke legge ved dokumentasjonen på timebruken ved fakturaen, men firmaet må beholde den og vise til den ved forespørsel. På fakturaen du sender til kunden legger du inn tjeneste solgt, avtalt timepris og antall timer du har brukt. 

Et timeregistreringsprogram brukes som regel av alle ansatte, og hver enkelt fører sitt eget tidsbruk og arbeidsoppgaver. 

Hvordan fakturerer jeg for timene jeg har registrert? 

Når du fakturerer timene dine setter du opp timeprisen du har avtalt med kunden din og antall timer du har brukt i fakturaen. Du må bruke et fakturaprogram når du fakturerer. 

Du kan enkelt koble timeregistreringsprogrammet til Timerabbit sammen med fakturaprogrammet til Conta. På den måten blir det opprettet et fakturakladd i Conta når du fører timer i Timerabbit. Slik fungerer det:

Jobber du jevnlig med et prosjekt er det vanlig å fakturere månedlig for tiden du har brukt så langt. Jobber du på et mindre prosjekt, eller er innleid for en jobb, fakturerer du innen rimelig tid etter at jobben er ferdig. Skatteetaten ser ofte på rimelig tid som en måned. Hvis du vil fakturere oftere eller sjeldnere, kan du avtale det med kunden din. 

Legg inn antall timer i fakturaen med beskrivelse av hva det gjelder, samt pris per time. Den totale summen kunden skal betale legger seg nederst i fakturaen. 

Du trenger ikke legge ved noe dokumentasjon for timene du har brukt når du sender fakturaen. Det er derimot et krav at du har den liggende hvis du blir spurt om å vise den fram. Det kan være kunden vil ha dokumentasjon for timene eller at bedriften din blir kontrollert av Skatteetaten. 

Fakturaer som er laget blir i de aller fleste systemer bokført i regnskapet automatisk med sum av inntekt og MVA.  Les mer om hvordan du lager en faktura. 

Hvilken pris skal jeg sette for arbeidet mitt? 

Når du sette pris for arbeidet du har gjort er det viktig at du først og fremst setter en pris som gjør at du sitter igjen med ønsket fortjeneste.

Samtidig er det lurt å undersøke hva tilsvarende tjenester i ditt område koster. Setter du timeprisen din mye høyere enn konkurrentene sine, kan det tenkes at potensielle kunder velger noen andre enn deg. 

Husk at prisen du tar for timene dine skal dekke alt av kostnader. Krever tjenestene dine høye kostnader på utstyr, som for eksempel verktøy du bruker i arbeidet ditt eller en PC, må inntekten din dekke dette i tillegg. Planlegg utgifter og inntekter godt, så sørger du for at bedriften din har god likviditet. 

Regn ut timesprisen din på timespriskalkulatoren.no.

Kjøper du inn materiale til tjenesten du selger, velger mange å fakturere for dette i tillegg til timene de har jobbet. Et godt eksempel er en snekker som skal bygge en garasje. Da kan snekkeren fakturere for timene brukt på å bygge garasjen, og i tillegg fakturere for kostnadene på materialene han har brukt.  

Se eksempel på hvordan en faktura kan se ut når du fakturerer for timer og materialer:

Les mer om hva slags pris du bør sette på arbeidet ditt. 

Hvor mange timer er vanlig å fakturere for per uke?

Hvor mye du fakturerer for i uken vil naturligvis avhenge av hvor mye du jobber, hva slags yrke du har og om du fakturerer for jobb du har på siden av ditt faste arbeid. 

I Norge er en vanlig arbeidsuke på 37,5 timer hvis du jobber fulltid. Visste du at i mange andre land er en arbeidsuke betraktelig lengre? I Japan kan den være så lang som fra 60 til 90 timer. Så mye slipper du heldigvis å jobbe her til lands! Men det kan være lurt å ha en plan for hvor mange timer du bør fakturere for i måneden for å tjene inn nok penger til bedriften din. 

For deg som har enkeltpersonforetak ved siden av fulltidsjobb og fakturerer for småoppdrag må du huske å føre på inntekten din i skattemeldingen under «andre inntekter». Når du driver enkeltpersonforetak er skattemeldingen den samme for deg og firmaet ditt.

Husk å føre underskudd i skattemeldingen også, hvis du har det. Hvis du driver enkeltpersonforetak skal du normalt levere næringsspesifikasjon. Når du fyller ut temaet for personinntekt i næringsspesifikasjonen, vil det havne på riktig plass i din private skattemelding. Unntaket er hvis du driver hobbyvirksomhet og har omsetning under 50 000 kroner, da kan du velge å fylle inn manuelt i skattemeldingen i stedet for å bruke næringsspesifikasjon.

Les mer om å drive enkeltpersonforetak ved siden av fast jobb. 

Timebank – din oversikt over ansattes timebruk

I de fleste timeføringsverktøy på nett, er det en timebank.

I timebanken kan du se hvor mye tid de ansatte har registrert i forhold til arbeidsplanen.

Timessaldoen er positiv når antallet registrerte timer oversstiger avtalt arbeidstid og negativ om det er registrert færre timer enn i arbeidsplanen.

Fordelen med en timebank er at arbeidsiver får en enkel oversikt over hvor mye tid som er brukt. Samtidig får arbeidstaker oversikt over hvor mye den har jobbet utover arbeidsplanen, som den kan avspassere ved en senere anledning.

I Conta sitt timeføringsverktøy Timerabbit, kan de ansatte søke om avspassering og utbetaling direkte fra timebanken.

Bli kjent med Conta sitt økonomisystem

Jeg er innleid konsulent, hva skjer med måneder med helligdager?

En arbeidstaker som har fast månedslønn, vil motta samme sum hver måned. Summen vil være uavhengig av hvor mange helligdager og fridager det er i løpet av måneden. Får du utbetalt lønn etter antall timer du jobber, mister du dermed lønnen din hvis du har fri på helligdager. 

Er du selvstendig næringsdrivende må du huske på at hvis du tar deg fri på helligdager og fridager vil du tjene mindre.  

Driver du eget enkeltpersonforetak (ENK) velger du selv hvor mye du vil jobbe. Men er du i eget ENK og er utleid konsulent 100 prosent i en bedrift, skal du i utgangspunktet jobbe 37,5 time per uke. Velger du å ta deg fri på en helligdag så blir det mindre å fakturere den måneden, med mindre du har annet avtalt med oppdragsgiver. 

Timeregistrering for tidsbruk i bedriften

Timeregistrering trenger ikke nødvendigvis kun å gjelde for de som fakturerer for timer de har arbeidet. Mange bedrifter ønsker en bedre oversikt over tidsbruken til ansatte og hvor mye tid som blir brukt på ulike prosjekt. 

Timeregistrering kan brukes til å analysere om timene i bedriften blir brukt på de riktige prosjektene som gir bedriften profitt. Det kan også brukes for å se om tidsbruken bør endres for mer effektivitet. 

Arbeidsgiver og arbeidstaker kan selv velge hvor detaljert innholdet i timeregistrering skal være. Det er også fullt mulig å bruke timeregistreringssystem til å registrere lenge på arbeidsdag, fravær og ferie. Det må ikke nødvendigvis være slik at du registrerer alle arbeidsoppgaver i løpet av en dag. 

Må jeg føre personallister?

Personalliste er et krav for noen bedrifter etter bokføringsloven §3a. Driver du for eksempel et serveringssted, catering, frisør, skjønnhetssalong, bilverksted eller bilpleie er du nødt til å ha personallister. 

Personalliste er en oversikt over alle ansatte. Den gjelder også konsulenter og ulønnet personale som for eksempel ungdom med arbeidsuke i bedriften din. Listen skal vise når de ansatte starter og avslutter arbeidsdagen. Denne listen skal fylles ut på arbeidsplassen og skal kunne vises frem ved kontroll fra skatteetaten enten ved å skrives ut eller sendes elektronisk. 

I en slik kontroll sjekkes det blant annet at bedriften ikke driver med svart arbeid og unngår skatt. Da er personallister og timelister noe av dokumentasjonen Skatteetaten samler inn. 

Timelister og personallister kan høres ganske like ut, men det er noen forskjeller. Timelister en personlig oversikt over hva du har arbeidet, mens personallister er bedriften sin overordnede liste over hvem som er ansatt, hvem som er på tilstede på jobb på den aktuelle dagen med tidspunkt for startet arbeidsdag og avsluttet arbeidsdag.

LES MER: Slik fører du personallister med Timerabbit

Prøv timeregistrering gratis