Tilbuds- og ordresystem: Slik sender du profesjonelle tilbud til kundene dine

Når du driver bedrift vil du ofte måtte sende pristilbud og lage ordre til kundene dine. Et digitalt ordresystem er en ryddig og profesjonell måte å gjøre det på. 

Hvis du selger varer eller tjenester, må du nok sende tilbud og ordre til kunder støtt og stadig. Det finnes mange måter å sende et tilbud eller en ordre på, men hvis det er noe du gjør ofte, kan det lønne seg å bruke et tilbuds- og ordresystem til jobben. 

Hva er et tilbuds- og ordresystem?

Et tilbuds- og ordresystem er en tjeneste som hjelper deg med å sette opp og sende tilbud og ordre til kundene dine. Systemene bruker som regel en tilbudsmal eller ordremal, der du bare fyller ut detaljer som varebeskrivelse og pris. 

Det er også vanlig at kunden kan godta tilbudet direkte, og at det da automatisk blir sendt en ordre til dem. Dette kan du gjøre i Conta sitt nettbaserte tilbuds- og ordresystem. 

Hva er fordelen med et tilbuds- og ordresystem?

Det finnes ikke noen regler mot å finne en tilbudsmal på nettet eller sette opp en selv i Word, men det det kan føre til noen problemer for deg i ettertid. For eksempel hvis du skal finne tilbake til et gammelt tilbud i e-postsystemet ditt. 

En av fordelene med å bruke et dedikert tilbuds- og ordresystem er nemlig at du har alle tilbud og ordre du har sendt samlet på ett og samme sted. Du slipper å huske om du har sendt det på e-post eller tekstmelding, for du får en oversiktlig liste som inneholder dato tilbudet ble sendt, navn på kunden, beløp og om tilbudet er godkjent eller ikke. 

En annen grunn til at du bør velge et dedikert tilbuds- og ordresystem er at du har tydelig dokumentasjon hvis det skulle bli diskusjon om noe. Det er vanskelig å bevise noe hvis du og kunden din kun har kommunisert muntlig. 

Ikke minst; bruker du et tilbudsprogram som er knyttet til et fakturaprogram, er det superenkelt å gjøre om ordren til en faktura når kunden har godkjent tilbudet. 

Les mer om forskjellen mellom en tilbudsmal og et dedikert tilbuds- og ordresystem. 

Slik fungerer tilbuds- og ordresystemet i Conta

I Conta kan du legge til tilleggstjenesten Salg, som er et innebygget tilbudsprogram og ordreprogram. Du aktiverer det i abonnementsinnstillingene dine.

Når du lager et tilbud i Conta, skriver du rett inn i en ferdig tilbudsmal. Tilbudet kunden mottar blir akkurat som du ser det på skjermen og gir det et ryddig oppsett på pristilbudet. 

Du velger selv om du vil sende tilbudet direkte fra systemet eller om du vil laste ned vedlegget og sende det selv – uansett hva du velger vil det ligge i listen over sendte tilbud. 

Når du sender tilbudet rett fra systemet, vil kunden motta tilbudet på e-post og kan klikke videre på en knapp i e-posten for å se detaljene i nettleseren. Tilbudet blir vist som en PDF. På denne siden kan kunden både godta eller avvise tilbudet direkte, uten å måtte svare på e-posten. 

Merk at om du velger å laste ned tilbudet som PDF og sende det selv, vil ikke kunden kunne godta direkte. Du må også opprette en ordre manuelt i etterkant. 

Hvis kunden godkjenner, opprettes det automatisk en ordre i Conta og du får beskjed på e-post. Du får også beskjed hvis kunden avslår tilbudet, slik at du kan gjøre eventuelle endringer før du sender det på nytt.  

Når tilbudet er gjort om til en ordre, kan du velge «Send til faktura» for å opprette en faktura for ordren. Når fakturaen er laget og sendt, bokføres den automatisk i regnskapsprogrammet. Enkelt, ikke sant?

Inne i Salg finner du alltid oversikt over alle tilbud og ordre du har sendt og statusen på dem. Det er enkelt å merke dem som godkjent og se hvilke du må følge opp. Du kan følge opp ordren med bare noen få klikk inne i Conta. 

Prøv ordresystemet i Conta gratis i 30 dager og oppdag hvor enkelt det er å holde orden på salgsprosessen. 

Lær deg god salgsteknikk

Å bli en god selger handler ikke kun om tilby en bra pris til kundene. Du må også få fram hvilken verdi produktet ditt har, og ikke minst finne kundene som faktisk har bruk for det. 

Har du lest våre 8 tips til bedre salgsteknikk? Et av tipsene er å passe på at du markedsfører mot de riktige kundene. Det er både kjedelig og unødvendig å bruke mye tid og penger på å prøve å selge til kunder som ikke er interessert. Da risikerer du å bruke mye tid på en kunde som ikke kjøper, eller ender opp med en misfornøyd kunde som ikke har behov for eller er interessert i varen eller tjenesten din.

Du bør kjenne produktet du selger og være forberedt på spørsmål om både produktet og bedriften, hvilke tilbud du kan gi og hva neste steg i salgsprosessen er. Samtidig er det lurt å vite litt om den potensielle kunden slik at du kan sette ord på hva de kan få ut av varen eller tjenesten din. 

God salgsteknikk handler enkelt og greit om å vite hva kunden vil ha og tilby dem nettopp det. Gjør det enkelt og kort, slik at du ikke sløser din egen eller kundens tid. 

Ikke minst må du holde det du lover når du sender tilbudet. Da er sjansen mye større for at de handler hos deg igjen. Få flere tips til bedre salgsteknikk. 

Slik lager du et tilbud: Hva er et tilbud?

Et tilbud er et forslag du sender til en eller flere kunder når du vil selge dem en vare eller tjeneste. Det kan for eksempel være et produksjonsfirma som sender et tilbud på en reklamefilm til en kunde eller et byggfirma som sender pristilbud på et kontorbygg som skal bygges.

Et tilbud kan ha en rabatt, men det er ikke alltid tilfellet. Noen velger å gi rabatt første gang de sender et tilbud til en ny kunde, for eksempel hvis konkurransen er tøff eller de vil gjøre et godt inntrykk. Å gi rabatt til faste, gode kunder kan også innimellom lønne seg for å opprettholde det gode kundeforholdet. 

Visste du at du kan sette opp en fast rabatt til kundene dine i Conta? Se hvordan. 

Hvordan skrive tilbud

Når du skal lage et godt tilbud, bør du ta kontakt med kunden på forhånd, både muntlig og skriftlig, for å etablere en god tone og finne ut hva kunden egentlig ønsker. Det er viktig at du skjønner hva kunden spør etter, slik at dere er enige om forventningene til for eksempel leveringstid og kvantitet. Du kan gjerne strekke deg langt, men sørg for å være realistisk og at du kan levere det du lover. 

Du bør også sjekke ut hva konkurrentene dine tilbyr av lignende produkter og hvilken pris de tar. Ta hensyn til det generelle prisnivået og få frem styrken til det du kan tilby kontra konkurrentene dine. Er du helt fersk i markedet, kan det kanskje være lurt å sette et litt lavere prisnivå enn lignende leverandører eller gi en rabatt for å bli med i konkurransen om kundene. Slik setter du pris på arbeidet ditt. 

Rettskrivingen bør også være på plass før du trykker «Send» på tilbudet ditt. Trykkfeil og dårlig grammatikk gjør et dårlig inntrykk, så gjør det til rutine å lese korrektur. Når du bruker en tilbudsmal som den i ordresystemet til Conta minsker du sjansen for små skriveleifer, men det er likevel viktig at du sjekker over informasjonen du har skrevet inn selv slik at kunden ikke er i tvil om detaljene. 

Les også:

• Slik lager du et godt tilbud
• Unngå disse vanlige feilene når du lager et tilbud

Hvordan følge opp et tilbud?

Du har laget et elegant pristilbud og sendt til kunden din. Hva nå? Har du gode rutiner for oppfølgingen av tilbudene, kan det føre til enda flere salg. 

Lag en sjekkliste for deg selv og følg opp kunden for hvert tilbud du sender. Eksempler på god oppfølging er:

• Å sjekke at tilbudet er som forventet. 
• Å finne ut om kunden trenger mer informasjon.
• Å sjekke at tilbudet fortsatt er relevant hvis du ikke får svar. 

I ordresystemet Salg i Conta, kan du du inkludere informasjon om tilbudet i et eget meldingsfelt. Der kan du gi kontaktinformasjon som kunden kan nå deg på, og spesifisere hva du og kunden ble enige om. Slik blir det også enklere for kunden å ta kontakt med deg dersom de skulle ha spørsmål. 

Noen ting du kan minne om i oppfølgingen av et tilbud er for eksempel bestillingsfrister og leveringstid hvis varen eller tjenesten er sesongbasert eller til en spesiell anledning.

Du kan bruke gjøremålsfunksjonen i Conta til å minne deg på å følge opp tilbudet. Der kan du tilpasse gjøremålet etter hver kunde og sette opp en plan for oppfølging. Du kan velge å sette opp varsling på e-post inne i Conta. 

Husk at de du sender et tilbud til kan ha mye å gjøre og derfor ikke tid til å svare på tilbudet med en gang. Respekter derfor kundens tid ved å være presis, konkret og kortfattet i kommunikasjonen. 

Når du ikke hører fra kunden

Hvis du har fulgt opp kunden så godt du kan, men fortsatt ikke har hørt noe fra dem, kan det være verdt å se over tilbudet du har sendt. Er det enkelt å forstå? Har du tatt med all nødvendig informasjon? 

Du kan enkelt endre og forbedre tilbudet og sende det på nytt til kunden. Legg gjerne ved et lite notat om hvorfor du valgte å gjøre endringer og beklag deg hvis noe var feil.

For å endre tilbudet trykker du på SALG i menyfanen, deretter «Detaljer» til høyre for det aktuelle tilbudet og så «Rediger tilbud».

Hvis du ikke hører noe fra kunden, kan det også være verdt å tilby raskere levering, en ekstra tjeneste de har bruk for, en spesialleveranse eller til nøds en rabattert pris. Før du setter ned prisen bør du vurdere hvor mye kunden er verdt for deg og om de kommer til å bli en fast kunde. Slik kan du også bestemme hvor mye rabatt du skal tilby, eller om du kan tilby noe annet i stedet. 

Ikke glem at du også skal tjene penger på salget etter at produksjonskostnader og driftskostnader er trukket fra. Du kan regne deg fram til en pris ved å bruke en priskalkyle. 

Tar du timepris for arbeidet ditt? Bruk timepriskalkulatoren for å finne riktig timepris. 

Slik lager du en ordre: Hva er en ordre?

Når kunden har godtatt tilbudet ditt, skal du sende dem en ordre. En ordre er en bekreftelse på det kunden har bestilt, og kalles gjerne en ordrebekreftelse. Ordren bekrefter hva som er bestilt, pris, antall, hvem som er selger og kjøper, leveringsmetoder og annen relevant informasjon som dere har avtalt på forhånd. 

I ordreprogrammet til Conta opprettes automatisk en ordre når kunden godtar tilbudet via lenken fra Conta, og ordrebekreftelsen sendes til samme e-post som du sendte tilbudet til. Da slipper du å bruke tid på å sette opp en ny ordrebekreftelse. I tillegg får du med all informasjonen som stod i tilbudet automatisk. Dette sparer deg mye tid og arbeid hvis du har mange kunder og forskjellige tilbud. 

Hvis kunden derimot svarer via en annen e-post eller godtar tilbudet ved å ringe deg, må du gjøre om tilbudet til en ordre i Conta selv. Det gjør du ved klikke på «Detaljer» til høyre for det aktuelle tilbudet og så «Lag ordre».

Hva gjør du når tilbudet er godkjent?

Så snart tilbudet er godkjent og ordrebekreftelsen er sendt, er neste steg å levere varen eller utføre tjenesten som avtalt med kunden. I de fleste tilfeller kan du ikke forhåndsfakturere, så for å opprettholde likviditeten til bedriften er det viktig at du sender varen eller utfører tjenesten innen rimelig tid. 

Med det samme varen eller tjenesten er levert, bør du sende en faktura. Jo raskere du får penger på konto, jo raskere kan du betale utgiftene til firmaet ditt eller investere i nye varer eller materialer. 

Når du har sendt tilbudet med Conta kan du gjøre om ordren til faktura direkte i Salg ved å trykke «Send til Faktura». 

Da blir ordren automatisk markert som fullført i ordresystemet, og du blir tatt med videre til fakturaprogrammet der du oppretter og sender en faktura til kunden din. All data fra ordren er forhåndsutfylt, men du kan redigere detaljer hvis du vil det. 

Deretter er det bare å sende fakturaen av gårde!

Ordresystem, fakturaprogram og regnskapsprogram henger sammen

Når du bruker et digitalt ordresystem får ofte også mulighet til å sende faktura og føre regnskap i samme system. I Conta fungerer det slik:

1. Du lager et tilbud som du sender til kunden. 
2. Når kunden godkjenner tilbudet, blir det automatisk omgjort til en ordre og en ordrebekreftelse blir sendt ut. 
3. Du lager en faktura med kun et par klikk. 
4. Fakturaen blir automatisk bokført mot riktig inntektskonto i regnskapet etter du har sendt den til kunden. 

Det er altså fakturaen for salget som skal bokføres i regnskapet ditt, ikke tilbudet eller ordren. Tilbudet eller ordren lager en avtale med kunden, mens fakturaen viser inntekten du faktisk får av salget. 

Prøv regnskapsprogrammet til Conta gratis i 30 dager. 

Å følge opp kunden er god kundeservice!

I likhet med at det er smart å følge opp tilbudet du har sendt, er det også lurt å følge opp kunden etter at salget er gjennomført. Det viser at du er opptatt av deres opplevelse av salget, og er med på å styrke kundeforholdet deres. 

Du kan for eksempel ettersende dokumentasjon, følge opp og forsikre deg om at de forventet eller sjekke om de har en tilbakemelding. Alt dette er med på å gjøre kundeopplevelsen enda bedre, og sannsynligheten for at de handler av deg igjen øker. 

Når du har en god tone med kunden er det også enklere å gjøre mersalg. Kanskje har du noe annet å tilby kunden som du tror de kan dra nytte av? Hvis du gjør det riktig, kan mersalg både øke omsetningen og gjøre kundene enda mer fornøyde. 

Les mer om oppfølging av kunden og mersalg. 

Bruk tilbudet om igjen og spar tid

I et tilbuds- og ordresystem har du fordelen at du kan kopiere tilbud og ordre og sende dem til andre kunder. I Conta kan du klikke «Kopier dette tilbudet» eller «Kopier denne ordren» for å duplisere den. Da kan du enkelt redigere detaljene og sende tilbudet til en annen kunde. 

Når du kopierer et tilbud eller en ordre, blir ikke tilbudsdato, leveringsdato og gyldig-til-dato kopiert, men oppdateres automatisk for å passe til dagens dato. 

Å kunne bruke tilbud om igjen, kan spare deg for mye tid. Du slipper å skrive et fullstendig tilbud hver gang – noe som er spesielt nyttig hvis du sender mange lignende tilbud. Det går selvsagt også an å kopiere tilbud og bruke dem om igjen hvis du bruker din egen tilbudsmal i word, men med et dedikert ordresystem slipper du å opprette et nytt dokument for hver gang. Du får i tillegg alle tilbud og statusen på dem i en liste, i stedet for i dokumentmappen på pcen din. 

Følg med på salgsrapportene dine

Enda en fordel med å bruke et ordresystem er at du får full oversikt med salgsrapporter. Inne i Conta sin salgsmodul kan du se en fullstendig oversikt over antall salg og hvor mange kroner du har solgt for. Du kan selv velge hvilken periode du vil se data fra. 

Du kan også følge med på hvilke tilbud som ble godkjent og gjort om til ordre og hvilke som ble avvist. Det gjør det enkelt å se hvilke tilbud som trenger oppfølging og hvilke ordre du kan prosessere. 

Rapportene viser også hvilke kunder som kjøper mest og legger igjen mest penger i bedriften din, hvilke varer som selger best og snittpris per vare. Dette hjelper deg både å se hvilke kunder du burde prioritere og hva slags varer du bør satse på. Du kan også se hvilke varer som ikke selger så bra, og dermed vurdere om du skal ha et tilbud for å selge unna. 

I tillegg kan du se hvilke e-poster som har blitt sendt fra systemet og om de har blitt levert eller ikke. 

Les også: Disse rapportene finner du i Conta

Få bedre oversikt med prosjekt og avdelinger

Driver bedriften din med mange forskjellige typer arbeid, selger forskjellige varer eller tjenester eller jobber med større prosjekter over lengre tid? Da kan det være en god idé å dele tilbudene og ordrene dine opp i prosjekt eller avdelinger. 

Noen bransjer, for eksempel de som driver innen bygg og anlegg og leverer større prosjekter, må også ha eget prosjektregnskap.

Funksjonen «prosjekt og avdeling» i Conta passer supert sammen med ordresystemet Salg fordi det lar deg laste opp og lagre ubegrenset med filer til hvert prosjekt. På den måten får du samlet eventuelle kontrakter, tegninger, bilder, timelister, tilbud og ordre på ett og samme sted. De blir trygt lagret og lett tilgjengelig for deg og andre i firmaet. 

Les også: 4 gode grunner til å bruke prosjekt og avdeling i Conta

Du får også bedre rapporter, og kan dele opp statistikken din etter prosjekter eller typer vare eller tjeneste. Her kan du blant annet se hvor mye du har tjent på et prosjekt eller hvor mye MVA du har krevd inn for en vare. 

Prosjekter og avdelinger gjør det også enklere for deg når du skal føre regnskap. Fakturaer fra ordre i Salg som er knyttet til et prosjekt eller en avdeling, blir automatisk bokført på samme prosjekt eller avdeling i regnskapet ditt. 

Slik setter du opp en avdeling eller et prosjekt i Conta.

Er du klar til å starte å sende tilbud og ordre fra et digitalt ordresystem?