Det er ikke nødvendig å stikke innom nettbanken hele tiden for å sjekke om kunden har betalt. Oppfølging av fakturaer blir mye lettere når innbetalingene registreres automatisk.
Mange brukere av Conta spør oss hva som er hensikten med KID, og om det ikke bare er til bry for kunden å måtte taste inn disse tallrekkene. De fleste av oss har jo et forhold til KID-nummer fra når vi selv skal betale regninger. Hvorfor er de der, egentlig?
KID gjør at betalinger registreres automatisk
Noe som kan oppta betydelig med tid og ressurser for folk som driver firma er å følge opp at kundene faktisk betaler.
Man må logge seg inn i banken, se på kontoutskriften for å se om betalingen har kommet inn, og så gå tilbake i fakturaprogrammet og/eller regnskapet for å registrere og bokføre betalingen. KID løser dette.
Forkortelsen står for «kundeidentifikasjon», som kan virke litt misvisende da det identifiserer ikke bare kunden, men også fakturaen. Nummeret på fakturaen gjør at når innbetalingen kommer inn, sendes det informasjon til Conta via en liten datafil kalt en «OCR-fil».
Banken sender filen via betalingssentralen Nets til Conta, som så krysser av betalingen mot kunden helt uten menneskelig innblanding.
Praktisk, ikke sant?
Slik får du KID på fakturaene
For å kunne ha KID-nummer på fakturaene dine slik at innbetalinger blir automatisk registrert i Conta må du først og fremst abonnere på den største pakken i Conta, Smart.
Du må også ha en avtale med banken din. For å sette i gang registreringen fyller du ut opplysningene som kreves inne i Conta, som så blir sendt til banken av Conta.
Banken sender opplysningene om KID-kontoen din videre til Nets, som sender melding til både banken og Conta når avtalen er ferdig registrert. Vanligvis tar dette opptil 14 dager.
Deretter registrerer Conta avtalen i systemet, og sender melding til deg om at KID nå er aktivert. Når dette er gjennomført, vil alle fremtidige fakturaer du sender fra Conta ha et KID-nummer som kunden fyller ut når de betaler.
Det er som regel et lite kronebeløp forbundet med hver faktura med KID, pluss en liten månedspris for avtalen med banken. Det vil for veldig mange være småbiter sammenlignet med å manuelt følge opp hver enkelt faktura. Tid er også penger!
Mye mindre oppfølging
Med KID trenger du ikke stresse med å manuelt sjekke om kunder har betalt. Dessuten følger Conta opp med forfallsdatoer slik at du får melding i tjenesten om noen skulle la være å betale.
Av og til kan det likevel bli nødvendig å følge opp enkelte fakturaer. Dette skyldes som oftest menneskelig feil ved at feil beløp er tastet inn ved betaling, eller andre skrivefeil. Heldigvis er det enkelt å følge opp eventuelle avvikende betalinger i Contaetter hvert som de måtte dukke opp.
TIPS: Send eFaktura til privatkunder og EHF til bedriftskunder. Da mottar de fakturaen rett inn i nettbanken eller i regnskapsprogrammet.
Du lager fakturaen akkurat slik som du vanligvis gjør og velger eFaktura eller EHF som sendemåte. KID-nummeret og annen betalingsinformasjon er ferdig utfylt for kunden.
Lykke til med faktureringen!
