Dokumentasjon i regnskapsbetydning betyr opplysninger som kan bekrefte at det som er ført i regnskapet, faktisk er reelt.

Typisk dokumentasjon er kvitteringer, fakturaer og andre dokumenter som beviser at det er snakk om ekte transaksjoner og beløp.

Hva er kravene til dokumentasjon i regnskapet?

Det stilles en rekke krav til dokumentasjon i Bokføringsloven. For det første må bilagene være knyttet til en spesifikk transaksjon i regnskapet, og i tillegg gjelder følgende krav til innhold:

• Navn, adresse og organisasjonsnummeret på den som har kjøpt noe.
• Navn og organisasjonsnummer til den som har solgt noe.
• Det må stå «Foretaksregisteret» etter organisasjonsnummeret ditt hvis du driver et AS, ASA eller NUF som er registrert i Foretaksregisteret.
• Etterfulgt av «MVA» hvis bedriften din er registrert i Merverdiavgiftsregisteret.
• Fakturanummer.
• Datoen fakturaen ble utstedt.
• Hvilke varer eller tjenester det er snakk om, og hvor mange.
• Hvor mye varene eller tjenestene koster.
• Hvor og når varen eller tjenesten ble levert.
• MVA-sats og beløp hvis selger er MVA-registrert.
• Forfallsdato.

Denne typen dokumentasjon er såkalt primærdokumentasjon knyttet til spesifikke transaksjoner i regnskapet. I tillegg finnes også sekundær dokumentasjon som kontrakter med leverandører eller kunder, selskapsdokumenter og lignende.

Faktura i fakturaprogram er gyldig

Når du lager en faktura i et fakturaprogram, er du sikker på at du får gyldig dokumentasjon. Du får automatisk en nummerrekke, og all informasjon om bedriften din blir inkludert.

Systemer med et integrert regnskapsprogram, slik som Conta, vil fakturaene også bokføres automatisk i regnskapet.