Balanse er kontoene som begynner på 1 og 2 i regnskapet viser hva selskapet ditt eier og hva det skylder på et gitt tidspunkt.
Summene skal være like, altså gå i balanse når et år er avsluttet. Du kan også si at balansen viser oversikten over hva selskapet eier, og hvordan det er finansiert.
Hva brukes balanse til?
Balanse brukes til å sjekke statusen til bedriften din på et gitt tidspunkt. Ved å gå til balanserapporten i Conta under «Rapporter»-fanen får du en oversikt over kontoene 1000 til 2999, og kan se hva bedriften din eier og hva den skylder.
Eiendeler føres som positive verdier og egenkapital/gjeld med negative verdier. Når du sender inn årsregnskapet skal disse to kontoklassene oppveie hverandre slik at balansen din er null.
Slik finner du riktig konto og kontoklasse i Conta.
Bruk balansen til å sjekke regnskapet
Balansen kan fortelle deg om du har gjort feil i regnskapet ditt. Hvis den ikke går i null når du avslutter regnskapsåret, kan det være at du har glemt å bokføre en faktura eller innbetaling til bedriften.
I dette gratis webinaret kan du se flere måter du kan sjekke regnskapet ditt:
Eiendeler i balansen
Hver gang bedriften din får en eiendel, enten det er eiendom, transportmidler, aksjer, varelager eller penger skal det føres på en konto som begynner på 1. Disse kontoene gir deg oversikt over hva bedriften din eier og hvor mye eiendelene er verdt.
I regnskapsprogrammet til Conta kan du se summen av det som er bokført på kontoklasse 1 ved å gå til menyfanen RAPPORTER og SALDOBALANSE, og deretter velge fra den laveste til den høyeste 1xxx kontoen i regnskapet ditt.
Summen for kontoklassen står øverst, men du kan også bla deg nedover siden for å se summen per kontogruppe.
Langvarige eiendeler, kalt anleggsmidler, skal du føre på lave kontonummer, slik som 1000. Eiendeler med kortere levetid (omløpsmidler) føres på høye kontonummer, for eksempel vil du føre bankinnskudd på 1920 eller en annen bankkonto.
Derfor er egenkapital gjeld i balansen
En ting som kan være litt forvirrende med balanse er at egenkapitalen til bedriften regnes som gjeld. Dette er fordi det i praksis er nettopp det – det er gjeld som firmaet til syvende og sist skylder aksjonærene i bedriften (i et AS).
For enkeltpersonforetak består egenkapitalen av overskuddet, eller underskudd minus det som innehaveren tar ut på privat konto.
Langsiktig gjeld føres på lave kontonummer; aksjekapital henger sammen med selskapet levetid og føres på konto 20xx. 29xx er for kortsiktig gjeld som skal betales tilbake innen ett år.
Føringer mellom kontoklasse 1 og 2
La oss si at du lånt 100 000 fra banken, og skal nedbetale det med 1 000 kroner. Da fører du:
+ 1 000 på konto 2200 Gjeld til kredittinstitusjoner
– 1 000 på 1920 bankkontoen din
Det er fordi du mister en del av eiendelene dine, mens gjelden din, som er en minusverdi, kommer nærmere null.
Et annet eksempel på føringer i balansen er om du skal ta opp lån for å kjøpe en firmabil. Det skal føres som:
+ 100 000 på 12xx Transportmidler, inventar, maskiner o.l. (fordi du får en eiendel)
– 100 000 på 2220 Gjeld til kredittinstitusjoner (fordi gjelden øker).
Balanse versus resultat
Når du skal levere årsregnskapet må summen av eiendeler og gjeld/egenkapital være null. Men gjennom året vil ikke de to kontoklassene være balansert.
Det skyldes at inntekter og utgifter, kontoklasse tre til åtte, ikke overføres til balanseregnskapet før ved slutten av året.
La oss si at du har solgt noe til Ola Nordmann ASA. Først har du ført salget som:
+ 5000 på eiendelskonto 1500 Ola Nordmann ASA (reskontroen til den kunden)
– 5000 på 3000 Salgsinntekter*
*FORKLARING: Det er ikke alltid logisk å tenke pluss og minus i forhold til regnskapet. Inntekt føres i minus på inntektskontoene dine, mens kostnader føres i pluss på kostnadskontoene.
Inntekt og utgifter stilles da opp mot hverandre. Dette kalles resultatregnskap.
Det kan være lettere å tenke på det som en høyre og venstreside i regnskapet som skal veies opp mot hverandre.
På slutten av regnskapsåret er inntekt med på å styrke egenkapitalen, som er en minusverdi i regnskapet, mens utgifter er med på å svekke egenkapitalen.
Når du får betalt fører du det som:
+ 5000 på 1920 Bankkonto
– 5000 på 1500 Ola Nordmann ASA (slik at reskontroen ender opp i null)
Så langt har salget kun rørt eiendelssiden av balansen din, og nå står konto 1920 med 5000 i pluss som ikke reflekteres i gjeld eller egenkapital. Det skaper ubalanse mellom konto 1 og 2.
Det løses ved slutten av regnskapsåret når inntekter og utgifter sammenlignes. Da vil du ha -5000 overskudd som overføres til kontoklasse 2, og styrker egenkapitalen for bedriften (som har minusverdi).
Da er det samme beløpet i pluss på eiendelskontoen og i minus på gjeld/egenkapital, slik at balansen går i null.
Du beholder balanseregnskapet i neste regnskapsår, men starter alltid et nytt resultatregnskap.
I Conta finner du balanserapporten og resultatrapporten under menyfanen RAPPORTER. For å unngå forvirring vises alle verdier som positive, men programmet regner ut summen av balanse og resultat, slik at du enkelt kan se hvor mye du eier og hvor mye du skylder, og om du går med underskudd eller overskudd.